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UPGREAT Blog

Gestern, heute, morgen – der richtige Zeitpunkt für IT-Outsourcing?

Outsourcing galt für einige Fachleute lang als der „Königsweg“ in der IT – niedrigere Kosten, flexible Verfügbarkeit und individuell abgestimmte Lösungen. Diese Schlagworte, sollten Unternehmen dazu bewegen, Aufgaben und Bereiche der IT auszulagern. Inzwischen haben auch die Experten erkannt, dass Outsourcing kein Allheilmittel ist, sondern eines von vielen möglichen Werkzeugen, das gezielt und vor allem zum richtigen Zeitpunkt eingesetzt werden muss. Aber wann ist der richtige Zeitpunkt? Und wie finden Sie heraus, welche IT-Bereiche in Ihrem Unternehmen tatsächlich ausgelagert werden können und welche weiterhin intern besetzt werden sollten? Gerne zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag auf, wie Sie Antworten auf diese Fragen finden und Ihre Firma so fit für die Zukunft machen können. 

Outsourcing oder nicht – keine einmalige Entscheidung

Bevor es aber um den passenden Zeitpunkt geht, zunächst etwas Grundsätzliches zum Outsourcing: Es handelt sich dabei nicht um eine einmalige und unumkehrbare Entscheidung. Vielmehr sollten Sie regelmässig prüfen, ob bestimmte Aufgaben ausgelagert werden können, beziehungsweise ob sich das Outsourcing in einem bestimmten Bereich noch lohnt. Bei grösseren Veränderungen im Unternehmen ist es ebenfalls sinnvoll, die einmal getroffene Make-or-Buy-Entscheidung erneut zu betrachten.

Management ist im Boot

Selbstverständlich entscheidet das Management über die Form der Auslagerung der Informatik. Die Geschäftsleitung trägt die Verantwortung über alle Geschäfte und somit auch die Risiken die eine Verlagerung von IT-Ressourcen mit sich bringen. Sie müssen die richtigen Fragen stellen und überlegen, ob die Denk- und Handlungsweisen des Providers zur eigenen Firmenkultur passen. Eine rasche Kosten­optimierung zu erreichen kann nicht die alleinige Zielsetzung sein. Längerfristig wird vom Outsourcing-Partner nicht nur Effizienz erwünscht, sondern, dass er innovative Ansätze mitgestaltet. Es folgen also neue Anforderungen, die zu Beginn kein Thema waren. Der Outsourcer hatte anfangs den Auftrag, Prozesse einzuhalten oder Kosten zu optimieren, nicht aber die Innovation zu verbessern.

Vor dem Outsourcing zwingend erforderlich: eine Bedarfsanalyse

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Entscheidung für oder gegen Outsourcing ist die strategische Ausrichtung der IT. Sie müssen wissen, welche Aufgaben die IT erfüllen und welche Leistungen sie erbringen muss, bevor Sie darüber nachdenken können, Bereiche auszulagern. Zudem muss geklärt werden, wie gut die IT die jeweiligen Aufgaben erfüllt und wo es möglicherweise Defizite gibt. Es ist daher sinnvoll, die anderen Abteilungen des Unternehmens einzubinden, idealerweise in Form einer kleinen Befragung. So können die anderen Mitarbeitenden ohne grossen Aufwand mögliche Probleme aufzeigen, die sonst vielleicht übersehen werden.

Dass solche „kleinen“ Probleme unter Umständen eine beträchtliche Wirkung auf die Produktivität oder das allgemeine Tagesgeschäft haben können, lässt sich leicht an einem Beispiel verdeutlichen. Können zum Beispiel Vertriebsmitarbeitende – intern oder extern – nicht auf das Firmennetzwerk zugreifen, lassen sich keine Angebote erstellen oder Kundendaten in das CRM-System einpflegen. Oft bleiben technische Probleme auch unbearbeitet, weil die IT-Abteilung überlastet ist oder weil Aufgaben nicht richtig zugewiesen werden. Das sollte ebenfalls in die Bewertung der IT einfliessen.

IT Governance: Wer hat das Sagen?

Selbstverständlich sollte neben den anderen Abteilungen auch die IT selbst betrachtet werden. Dabei geht es vor allem darum, wie die Informatik-Abteilung organisiert ist. Wer trifft – innerhalb und ausserhalb der Abteilung – die Entscheidungen, wie wird die IT finanziert, wo liegen mögliche Risiken? Ist ein vollständiges IT Service Management im Einsatz? Zudem ist interessant, wie die Qualität und die Effizienz der Arbeit in der IT-Abteilung überwacht und bewertet wird.

So lässt sich ein recht exaktes Bild vom aktuellen Zustand zeichnen – und nur auf Basis dessen kann man bewusst entscheiden, ob und in welchen Bereichen ein Outsourcing der IT sinnvoll ist.

Outsourcing nach Fahrplan – nächster Halt: Umstellung

Wurde in Folge der Bedarfsanalyse die Entscheidung für ein – teilweises oder vollständiges – Outsourcing getroffen, muss im Anschluss der richtige Partner gefunden werden. Welche Dienstleister hier passend sind, lässt sich nicht allgemein sagen, denn es spielen viele Faktoren eine Rolle. Etwa der ausgelagerte Bereich, die Ausrichtung des Unternehmens und die genauen Ziele des Outsourcings.

Sie sollten allerdings unbedingt darauf achten, dass Ihr Outsourcing-Partner einen detaillierten „Fahrplan“ für die Umstellung mit Ihnen ausarbeitet. Dabei sollten alle Akteure, also beispielsweise auch bisherige Dienstleister und Provider, eingebunden sein. Denn nur so lassen sich mögliche Probleme in allen Bereichen im Vorfeld ermitteln und es können gegebenenfalls entsprechende Massnahmen getroffen werden.

Allgemein sollten Sie mehrere Monate für das Outsourcing einplanen, je nach Umfang kann die Umstellung aber durchaus auch ein Jahr in Anspruch nehmen. Das mag im ersten Moment als eine recht grosse Zeitspanne erscheinen, aber die Erfahrung hat gezeigt, dass strukturelle Umstellungen in Unternehmen einfach eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen – und auch nehmen müssen, denn nur so lässt sich ein sauberer und nahtloser Übergang erreichen.

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UPGREAT: Ihr Partner für Outsourcing-Lösungen

Wenn in Ihrem Unternehmen die Auslagerung bestimmter Bereiche der IT ansteht – oder auch nur eine neutrale Bedarfsanalyse durchgeführt werden soll – dann haben Sie mit UPGREAT den perfekten Partner gefunden. Als IT-Dienstleister beraten wir unsere Kunden zu allen Themen rund um Informationstechnologien und helfen ihnen, passende und individuell abgestimmte Lösungen zu finden. Dabei dürfen Sie als unser Kunde auf fachliche Kompetenz und sehr viel Erfahrung vertrauen. Im Bereich Outsourcing entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen innovative und ideal abgestimmte Ansätze, die wir im Anschluss zu einem durchdachten Konzept erweitern. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und profitieren dennoch von einer Individuallösung. Lassen auch Sie sich von unserem umfassenden Service überzeugen!

Topics: Data Center, Outsourcing, IT Services