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Collaboration not as easy

Wenn man sich heutzutage mit dem Thema der modernen digitalen Zusammenarbeit beschäftigt, kommt man früher oder später mit dem Microsoft Office 365 Stack in Berührung. Dahinter verbergen sich einige Applikationen, welche allesamt für die Nutzung in der Cloud optimiert wurden. Dass Microsoft grosse Anstrengungen unternimmt, um Kunden zur Nutzung von Cloud Services zu motivieren, ist längst kein Geheimnis mehr. Ganz offen proklamiert Microsoft die Vorteile dieser Cloud Services und macht deutlich, dass die Microsoft 365 Applikationen kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Funktionen ausgestattet werden, während dem den gekauften Produkten diese Leistungen vorenthalten bleiben. Kunden müssen sich also gut überlegen, ob sie über längere Zeit mit den aktuell enthaltenen Funktionen der einzelnen Applikationen zurecht kommen. Was braucht es alles um den erwünschten Nutzen und Arbeitserleichterung zu erzielen?

Software freezen war gestern

Da kaum jemand vorhersehen kann, welche Entwicklungen sich über die nächsten Jahre einstellen werden, wird ein solcher Entscheid zusehends schwieriger. Die rasanten Entwicklungen und Einflüsse, welche die fortschreitende Digitalisierung nehmen wird, sind kaum abzusehen. Die globale Vernetzung und Vermischung der Märkte tun ihr Übriges, womit eine Firma unter Umständen nicht mehr frei entscheiden kann, die genutzten Applikationen so quasi «einzufrieren» zu können.

Speziell wenn es um Collaboration geht und dabei wiederum die Kommunikation mit Partnern, Lieferanten und Kunden ein Thema ist, müssen sich Firmen sehr wohl überlegen, ob der Kauf und die Nutzung von Standard Produkten noch opportun ist. Wie wenn diese Situation nicht schon schwierig genug wäre, kommen aber noch weitere Herausforderungen dazu. Die modernen Microsoft Office 365 Applikationen und deren Funktionsweise verfolgen eine bestimmte Philosophie, wie Teams und Abteilungen in Zukunft zusammenarbeiten werden. Es mag sein, dass diese Vorstellungen für viele Firmen passen oder dass Firmen sich relativ einfach darauf einstellen können. Auf der anderen Seite gibt es sicherlich einige Unternehmungen, welche mit diesen Entwicklungen gewisse Probleme haben dürften. Dabei prallen Unternehmenskulturen wie aber auch Themen wie Kontrollverlust, Insellösungen, Prozessmanagement, Security und dergleichen mit der Do-it-yourself Philosophie von Microsoft Office 365 zusammen. Es liegt auf der Hand, dass die Bedeutung der sogenannt unstrukturierten Daten, welche mit den Office 365 Applikationen bearbeitet werden, sehr unterschiedlich ist. Firmen bei welchen die Kernprozesse keine grossen Abhängigkeiten zu unstrukturierten Daten aufweisen, dürften einen grösseren Spielraum haben und den Teams bei der Nutzung der Cloud Services mehr Freiraum lassen.

Totale Freiheit versus Besinnung aufs Wesentliche

Allgemein kann man sicherlich festhalten, dass Knowledge Worker und Firmen deren Businessmodell und Erfolg von der Kreativität der Mitarbeitenden abhängt, mit den Cloud Apps und der damit ermöglichten Selbstverwaltung sehr gut zurecht kommen.

Auch wenn es für den Benutzer sehr einfach ist ein Team mit Teams zu erstellen und hierbei neue Applikationen und Datenverzeichnisse in Umlauf zu bringen, sind diese Möglichkeiten nicht zwangsläufig von Erfolg gekrönt. Seit dem Einzug der Informatik, haben sich auf diese Weise einzelne Königreiche gebildet oder Wissensinseln sind entstanden. Oft hört man Klagen von Benutzern, dass ihnen der Kopf raucht und  sie mit den vielen Möglichkeiten und  Informationsquellen schlichtweg überfordert sind. Microsoft macht keinen Hehl daraus, dass es bei den Applikationen zahlreiche Funktionsüberschneidungen gibt. Sind die Applikationen erst einmal verbreitet, bleibt es somit oftmals dem Benutzer überlassen, wie er diese für sich nutzt. So verlockend und einfach es ist die  Anwendungen freizuschalten, ist vielleicht eine andere Herangehensweise doch erfolgsversprechender.Webinar zum Thema Office 365 - Teams entdecken

Hat man sich wie Eingangs thematisiert dafür entschieden die Vorteile der Cloud Services nutzen zu wollen, ist es ratsam die Einführung bedacht und so kontrolliert wie möglich anzugehen. Da die Applikationen und die damit zusammenhängenden Daten unter Umständen einen Bezug zu den Kernprozessen aufweisen, könnte auch ein Einfluss auf die Organisation die Folge sein. Im Vergleich zu klassischen und oftmals zentralisierten Applikationen (CRM, ERP oder BCP) gilt es somit die Einführung zu planen. Besteht die Absicht alle Vorteile der Cloud Services nutzen zu wollen, könnten somit auch Partner, Lieferanten und Kunden involviert sein. Umso wichtiger dürfte es sein, dass die Einführung besonnen und wohl überlegt vonstatten geht. Dies wird aber nur möglich sein, wenn die dazu nötigen Kenntnisse und Erfahrungen vorhanden sind.

UPGREAT: Ihr IT Partner mit den richtigen IT-Skills

Zweifelsfrei bieten die Microsoft Cloud Services viele Vorteile. Richtig genutzt und eingeführt ist es eine Freude damit zu arbeiten. Das Ziel muss aber sein, dass sich beim Anwender ein effektiver Nutzen und Arbeitserleichterung einstellt. Um dies erreichen zu können, muss die Einführung seriös geplant und durchgeführt werden. Ein solches Projekt verlangt spezielle Skills und Erfahrung, welche bei Kunden und IT Firmen nicht immer vorhanden sind. Im Vergleich zu unserer früheren Systemberatung bei IT Projekten, verfügen wir bei UPGREAT zusätzlich über Skills im Bereich der Organisations-, Applikations- und Businessprozess-Beratung. Lassen Sie sich von unseren Lösungen begeistern.

Topics: Office 365, Collaboration, Modern Workplace