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Übersichtlicher, einfacher, effizienter - vieles macht das neue OneDrive intelligenter

Mit Office 365 verfolgt Microsoft das Ziel, ein Produkt auf den Markt zu bringen, das im gewerblichen Umfeld für sämtliche Aufgaben geeignet ist. Um dieses Ziel zu erreichen, ist eine fortlaufende Entwicklung notwendig, und so haben die Redmonder auf der SharePoint Conference 2019 wieder einige bedeutende Neuerungen angekündigt. Beim File-Dienst OneDrive aus der Cloud wird es 2019 zwar grösstenteils nur Detailverbesserungen geben, die allerdings dazu beitragen, die Arbeit effizienter und einfacher zu machen. Was sich bei OneDrive genau tun wird, erfahren Sie im folgenden Artikel.Das Wichtigste in Kürze

Bevor ich näher auf die Änderungen im Einzelnen eingehe, hier zunächst ein Überblick über die Neuerungen:

  • Intelligente Vorschau
  • Metadaten-Verwaltung
  • Datei-Anforderung
  • File-Sharing im Chat
  • Verbesserte Sync-Client
  • Vermeidung von Datenduplikaten auf (zukünftigem) Windows Virtual Desktop

Neben den neuen „empfohlenen Dateien“, die automatisch nach oben sortiert werden, sorgen auch die erweiterten Datei-Informationen und die „Für später speichern“-Funktion für deutlich mehr Übersicht. Dank des „Next Generation Sync Client“ haben Sie nun auch über die OneDrive-Benutzeroberfläche vollständigen Zugriff auf die für Sie freigegebenen SharePoint-Bibliotheken, sodass Sie standortunabhängig arbeiten können. Zusätzlich wird es nun möglich sein, in Teams OneDrive-Links zum Teilen von Dateien zu verschicken.

Ausserdem werden beim Synchronisieren des OneDrive-Clients nur noch die Neuerungen innerhalb der Dateien übertragen, was den Vorgang beschleunigt und die Netzwerklast reduziert. Darüber hinaus lässt sich die Synchronisierung anhalten und die für den Client verfügbare Bandbreite bestimmen.

Die empfohlenen Dateien

Wird für die Arbeit eine Vielzahl von Dateien benötigt, kann die Übersicht schnell verloren gehen. OneDrive kann zwar Ordnung in das Datei-Chaos bringen, aber wenn Projekte gemeinsam mit Kollegen bearbeitet werden, ist es trotz OneDrive nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. In Zukunft dürfte dies aber deutlich einfacher werden, denn dank KI-Unterstützung zeigt OneDrive anhand Ihrer bisherigen Arbeit und der Aktivitäten der Kollegen automatisch die Dateien ganz oben an, die Sie vermutlich benötigen. Das spart bei einem einzelnen Arbeitsgang zwar nur ein paar Sekunden, in der Summe beschleunigt es die Arbeit aber spürbar.

Die erweiterten Datei-Informationen

Die Meta-Daten der Dateien wurden erweitert und enthalten nun auch Informationen wie die ungefähre Lesezeit, ausserdem ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte der Datei zu sehen. Das hilft bei der Suche nach einer bestimmten Datei, da Sie auf einen Blick erkennen können, ob es im der entsprechenden Datei um das gesuchte Thema geht. Die geschätzte Lesezeit vereinfacht die Planung, da Sie nun recht genau wissen, wie lange Sie mit einem Satz von Dokumenten beschäftigt sein werden. Und mit der „Für später speichern“-Funktion können Sie sich eine Datei für die spätere Bearbeitung zurechtlegen, die Sie im später auch direkt wiederfinden.

OneDrive - Für später Speichern-FunktionBild: Saved for later-Ordner (Quelle: Microsoft)

Voller Zugriff auf SharePoint-Bibliotheken

Mit den Neuerungen in OneDrive haben Sie nun über die OneDrive-Benutzeroberfläche vollständigen Zugriff auf die für Sie freigegebenen SharePoint-Bibliotheken. Das bedeutet, Sie können neue Dokumente erstellen und sie als wichtig markieren, Metadaten anpassen, Dateien teilen und vieles mehr – und das, ohne zur Benutzeroberfläche von SharePoint wechseln zu müssen.

Die Zeitersparnis ist auch hier nicht riesig, aber Routineaufgaben wie beispielsweise das Teilen eines Dokuments mit dem Team werden dadurch einfacher und bequemer.

Shared-libraries-in-OneDriveBild: Shared-Libraries in OneDrive (Quelle: Microsoft)

Teilen von Dateien in Teams

Teams ist das Kommunikations- und Kooperations-Tool in Office 365, das die Teamarbeit an Projekten erleichtern soll. Dementsprechend ist es sehr hilfreich, dass es nun auch möglich sein wird, Sharing-Links für OneDrive-Dateien in Teams zu konfigurieren und zu verschicken.

Standardmässig werden die Teilen-Optionen von OneDrive beziehungsweise der entsprechenden Bibliothek übernommen, aber es können auch andere Regeln festgelegt werden, um beispielsweise ein internes Dokument mit einem externen Berater zu teilen, ohne dabei die Sicherheit der Daten oder des Systems zu gefährden. Zudem wird es in Zukunft möglich sein, Dateien von anderen anzufordern.

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Verbesserte Synchronisierungs-Funktion

Das Synchronisieren von Dateien ist eine der wichtigsten Funktionen von OneDrive, denn nur so ist sichergestellt, dass alle, die Zugriff auf eine Datei haben, auch mit derselben Version der Datei arbeiten. Um diesen Prozess zu vereinfachen, hat Microsoft jetzt die sogenannte „differentielle Synchronisierung“ eingeführt, bei der bei grossen Dateien lediglich die Teile synchronisiert werden, die verändert wurden. Das spart Zeit und Bandbreite.

Zudem wird es möglich sein, die Synchronisierung anzuhalten und einem Client eine bestimmte Bandbreite zuzuweisen. Diese Funktionen sind nützlich, wenn etwa nur eine schlechte Internet-Anbindung zur Verfügung steht oder die Bandbreite im Unternehmen für andere Aufgaben benötigt wird.

Mit UPREAT zum neuen Workstyle

Die Neuerungen bei OneDrive sind zwar eher evolutionär denn revolutionär, sie helfen aber, die Arbeit effizienter und einfacher zu machen – und unterstreichen damit eine Entwicklung, die schon seit Längerem im Gang ist. Die technischen Möglichkeiten haben die Arbeit grundlegend verändert: Routineaufgaben werden immer mehr automatisiert, sodass sich die Mitarbeitenden auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. UPGREAT ist dieser Umstand bewusst, daher unterstützen wir unsere Kunden und deren Mitarbeitenden dabei, Technologien effektiv zu nutzen. Wir präsentieren ihnen nicht nur ausgereifte Lösungen, sondern helfen ihnen auch bei der Umstellung der Arbeitsabläufe und des "Workstyles". 

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Topics: SharePoint, Office 365, OneDrive