Führungskräfte – welche Rolle spielen sie bei der Einführung von Microsoft 365?

Die Integration von neuen digitalen Lösungen in Unternehmen ist immer mit einer Kombination aus Vorfreude und Bedenken bei den Mitarbeitenden verbunden. Wahrscheinlich kennen Sie dies aus vorangegangenen Projekten der Digitalisierung. Für die erfolgreiche Digitalisierung spielen die Führungskräfte eine wichtige Rolle. Warum das so ist und wie Sie mit den richtigen Massnahmen die Einführung von Microsoft 365 zum Erfolg führen, thematisiert dieser Beitrag.

Dass die künstliche Intelligenz für Microsoft aktuell eine zentrale Rolle spielt, ist inzwischen deutlich sichtbar. Mit dem Microsoft 365 Copilot bietet der Softwareriese aus Redmond bereits eine Anwendung an, die KI-Funktionen in Ihren Alltag bringt. Jetzt baut Microsoft den Funktionsumfang weiter aus und erweitert die Plattform um spannende Eigenschaften. Ein Blick auf den neuen und verbesserten Microsoft 365 Copilot.

Planen Sie, in Ihrem Unternehmen ein neues Software-Tool einzuführen, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten? Sie kennen die Vor- und Nachteile der Software? Dann müssen Sie nur noch Ihren Mitarbeitenden von der Neuerung berichten. Doch was, wenn die künftigen User bei der Einführung des neuen Tools nicht mitmachen wollen oder sich gar dagegen auflehnen?

Wir haben fünf Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, die Einführungsphase im konstruktiven Dialog mit allen Beteiligten erfolgreich zu meistern. Denn nur wenn Sie Ihre Mitarbeitenden dazu bringen können, Ihren Enthusiasmus zu teilen und engagiert an der Einführung mitzuwirken, kann das Potenzial des neuen Tools voll ausgeschöpft werden.

Microsoft ist dafür bekannt, neuartige Plattformen oder Services auf den Markt zu bringen und so neue Bereiche zu erschliessen und mit innovativen Lösungen zu besetzen. SharePoint Embedded zählt ebenfalls zu diesen Neuentwicklungen. Dieses System ermöglicht eine ganz neue Herangehensweise bei der Datei- und Dokumentverwaltung für Anwendungsentwickler.

Es begann mit einem Selfie und der Neugier, die Grenzen der Technologie auszuloten. Mit Seeing AI, der wegweisenden App von Microsoft für Menschen mit Sehbeeinträchtigungen, führten wir einen Selbsttest durch, der uns verblüffte. Ein einfaches Foto von mir und Sekunden später eine erstaunlich präzise Altersschätzung: "58-jähriger Mann mit grauen Haaren, der glücklich zu sein scheint." Dieser Selbsttest offenbarte nicht nur die Genauigkeit von Seeing AI, sondern auch die faszinierende Leistungsfähigkeit hinter dieser revolutionären Anwendung. Und dies ist kein Aprilscherz!

Seit Beginn des Jahres 2024 hat eine grössere Anzahl von Nutzern Zugriff auf Microsoft Copilot. Der US-Softwarekonzern aus Redmond hat nach einer Testphase im Jahr 2023, während der nur eine kleine Gruppe von Unternehmen auf die Funktionen zugreifen konnte, nun den Nutzerkreis erweitert. Wie Sie von Microsoft Copilot profitieren können und was diese Anwendung mit künstlicher Intelligenz für Sie tun kann - und was noch nicht - beleuchtet der folgende Beitrag.

Die ersten Berührungen mit ChatGPT Ende 2022 liessen die Anwendenden über die neuen Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz staunen. Haben Suchmaschinen zu Anfang die Recherche in Bibliotheken und Nachschlagewerken ergänzt, heben nun Sprachmodelle wie ChatGPT den Wissenserwerb in der digitalen Welt auf ein lange nicht für möglich gehaltenes Niveau. Was den Einsatz von Suchmaschinen erschwert, ist der Aufwand bei der Suche nach der passenden Antwort auf die gestellte Frage. Inmitten unzähliger Quellen und Suchergebnisse kann sich der Fragende schnell verlieren. Eine präzise Antwort zu einem konkreten Thema können aktuelle KI-Sprachmodelle liefern. Selbst mitdenken und kritisch hinterfragen muss der Anwender jedoch nach wie vor. Die neue Generation von Chatbots macht es möglich, auf natürlich formulierte Fragen Antworten wie in einem Gespräch auf Augenhöhe zu erhalten. Mit ChatGPT lässt sich also tatsächlich fachsimpeln und Spass dabei haben. Solche Gespräche in angenehmer Atmosphäre haben jedoch auch für Unternehmen einen hohen Wert.

Jedes Digitalisierungsprojekt wie die Einführung von Microsoft 365 startet mit hohen Erwartungen und daran geknüpften Zielen. Nicht immer gelingt es, diese umzusetzen. In vielen Fällen ist nicht die digitale Lösung schuld am Scheitern, stattdessen sind die Probleme auf organisatorische Fehler zurückzuführen. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit den häufigsten Herausforderungen und Fehlern an denen Digitalisierungsprojekte wie Microsoft 365 scheitern.

Die künstliche Intelligenz hält aktuell überall Einzug. Auch bei Microsoft und so integriert das Softwareunternehmen aus Redmond die KI in seine Cloud-Computing-Plattform Azure. Mit Microsoft Fabric steht Ihnen jetzt eine leistungsfähige Plattform zur Verfügung, mit der Sie individuelle Anwendungen für Azure entwickeln.

Die Inspire gehört mittlerweile schon zu den Traditionsveranstaltungen von Microsoft. Der Softwareriese aus Redmond präsentiert hier Neuerungen sowie eine Vorschau auf das kommende Jahr. Die Inspire richtet sich in erster Linie an Partner des Unternehmens und Entwickler. Wie auf vielen anderen Veranstaltungen in der jüngeren Vergangenheit war die künstliche Intelligenz auch auf der Microsoft Inspire 2023 das dominierende Thema.

«Übersetze bitte diesen Text…» oder «Erstelle ein Brainstorming zum Thema …» sind in dieser oder ähnlicher Form beliebte Anweisungen, die die durchschnittlichen Anwender an ChatGPT übermitteln. Damit lassen sich fremdsprachige Amazon-Rezensionen übersetzen, Inspiration für Aufsätze einholen oder die Inhalte zu einem Marketingkonzept definieren. Dass die künstliche Intelligenz hinter ChatGPT ein hoch entwickeltes Sprachmodell darstellt und auf einer Datenbasis trainiert wurde, die quasi das Wissen der Menschheit bis zum Jahr 2021 enthält, ist vielen interessierten Nutzern bekannt. Aber wie funktioniert die Technik dahinter? Welche Wege mussten die Entwickler gehen, um die Fähigkeiten der KI so zu entwickeln? Machen wir einen Versuch, dies einfach und für Menschen verständlich zu erklären.

Fast schon traditionell findet die Entwicklerkonferenz Microsoft Build jedes Jahr im Mai statt. Auch im Jahr 2023 war es wieder so weit und der Softwareriese aus Redmond lud vom 23. bis zum 25. Mai in das Seattle Convention Center ein. Die Konferenz richtet sich in erster Linie an Entwickler und Softwareingenieure, die mit Plattformen von Microsoft arbeiten. Dementsprechend sind viele der Präsentationen für normale Anwender weniger interessant. Dennoch gibt die Konferenz einen Einblick in die kommenden Veränderungen, die sich bei Softwareprodukten ankündigen und die im Geschäftsalltag wichtig sind.

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, aus einer Vielzahl an Dokumenten von unterschiedlichen Quellen relevante Informationen für die Geschäftstätigkeit zu ermitteln. Hier wichtige Fakten langwierig nachzuschlagen oder dies aus Bequemlichkeit zu verzögern, kann Folgen für den Betrieb haben. Ganz zu schweigen von Fehlern, die sich beim manuellen Einpflegen leicht einschleichen und ihrerseits unangenehme Nachwirkungen haben können.

Im November 2022 übergab der US-amerikanische Softwareentwickler OpenAI seinen Chatbot ChatGPT auf der Basis von künstlicher Intelligenz der Öffentlichkeit. Unzählige Medien berichten seitdem einerseits über die Technologie als solche und deren Funktionsweise sowie andererseits von den Möglichkeiten und Gefahren derartiger Sprachgeneratoren für die Menschheit.

So waren auch die Einschränkungen des damaligen KI-Modells GPT-3 das Thema vieler Publikationen. Dem Versuchsstadium entsprechend, in welchem ChatGPT angekündigt und veröffentlicht wurde, erlebten die Nutzer mehr oder weniger schwerwiegende Ungenauigkeiten in Formulierung, Grammatik oder Wahrheitsgehalt der generierten Antworten. Zudem wurde der Chatbot auf einer Datenbasis trainiert, die lediglich bis zum September 2021 reichte. Eine Anbindung an aktuelle Informationen aus dem Internet fehlte hier zunächst.

Seit ChatGPT im November 2022 veröffentlicht wurde, erhält ein breites Publikum Einblick in die aktuellen Fähigkeiten der künstlichen Intelligenz (KI). Über eine einfache Webseite können sich interessierte Nutzer mit dem von der US-amerikanischen Softwarefirma OpenAI entwickelten Chatbot unterhalten. Auf Fragen in natürlicher Sprache gibt ChatGPT ebenso natürliche Antworten mit erstaunlichem Wissen zurück. Diese Konversationen sind nur schwer von denen mit einem menschlichen Chatpartner zu unterscheiden, auch wenn sich des öfteren Fehler in Formulierungen oder Grammatik zeigen und auch die hervorgebrachten Fakten nicht grundlegend für bare Münze zu nehmen sind. Die künstliche Intelligenz befindet sich noch im Entwicklungsstadium. Sie verfügt zudem nur über eine Datenbasis, die einen Wissensstand vom September 2021 repräsentiert und keinen Zugang zu Informationen aus dem Internet hat.

Microsoft Teams ist eine weitverbreitete Kommunikations- und Kollaborationsplattform, deren Nutzung seit der Pandemie noch einmal erheblich zugenommen hat. Da sie von Microsoft stetig weiterentwickelt wird, kommen immer wieder neue Funktionen hinzu, um die Anwendung noch bequemer und effektiver zu machen. Zurzeit gibt es drei lange erwartete Neuerungen in der Software, die für 2023 in der Roadmap angekündigt wurden und im Januar ausgeliefert werden sollen oder bereits ausgeliefert wurden: die Möglichkeit, einzelne Chats zu löschen, alle Teilnehmer durch eine einzige Funktion zu adressieren und einen neuen Dateimanager für eine zentrale Übersicht.