Die Digitalisierung hat zahlreiche neue Kommunikationswege eröffnet und die Übermittlung von Nachrichten auf der ganzen Welt sehr vereinfacht und beschleunigt. Da liegt die Vermutung nahe, dass Unternehmen inzwischen voll und ganz auf digitale Kanäle setzen und weniger Probleme mehr mit der internen und externen Kommunikation haben. Die Realität sieht jedoch anders aus: Insbesondere im Marketing sind gedruckte Werbemittel und Werbung mit grossem Streuverlust noch immer Gang und Gäbe und die Digitalisierung hat keineswegs alle Schwierigkeiten in der Unternehmenskommunikation beseitigt. Was können Sie also tun, um die Unternehmenskommunikation in Ihrem Unternehmen effektiver zu machen? Erfahren Sie mehr dazu in diesem Beitrag.

Die Digitalisierung hat sowohl die Gesellschaft als auch die Wirtschaft grundlegend verändert. Cloud-Services, digitale Dokumentenverwaltung, Vertrieb, Angebotserstellung und Auftragsvergabe über das Internet – all das war vor 10 Jahren noch Zukunftsmusik oder steckte technologisch bestenfalls noch in den Kinderschuhen. Die wachsende Verbreitung und Nutzung der IT hat allerdings auch seine Schattenseiten. Denn die Chancen, die sich mit der IT ergeben, haben auch Kriminelle auf den Plan gerufen, die mit immer gewiefteren und professionelleren Methoden arbeiten. Da ist es nur verständlich, dass viele Unternehmen Cyber-Angriffe zu den grössten Bedrohungen für ihren wirtschaftlichen Erfolg sehen. Aber ist diese Angst auch gerechtfertigt? Und was können Unternehmen tun, um sich vor Angriffen zu schützen? Lesen Sie jetzt hier mehr dazu. 

Mit Office 365 hat Microsoft einen neuen Weg eingeschlagen – cloudbasierte Speicherung der Daten, Software-as-a-Service (SaaS), Arbeiten unabhängig von Gerät und Arbeitsplatz. All das eröffnet Unternehmen und ihren Mitarbeitenden zahlreiche neue Möglichkeiten. Allerdings werden diese viel zu oft nicht oder nicht richtig genutzt. Die Gründe dafür sind sehr unterschiedlich, haben in der Regel aber nichts mit dem Produkt an sich zu tun, sondern vielmehr mit einer fehlenden oder unpassenden Strategie für die Einführung von Office 365. Erfahren Sie jetzt welche Probleme auftreten und wie diese gelöst werden können. 

Die Auswertung von Daten wird für Firmen immer wichtiger, ganz gleich, ob es sich um ein KMU handelt oder aber um einen weltweit agierenden Konzern. Doch mit vielen Auswertungs- und Reporting-Werkzeugen fühlen wir uns, wie wenn wir durch ein Schlüsselloch gucken und darum nicht alle notwendigen Informationen erforschen können. Doch nur, wenn wir alle Daten einsehen und erkennen, wieso bestimmte Entwicklungen am Markt oder im Unternehmen stattfinden, können wir frühzeitig darauf reagieren. Die Bedeutung von Daten und deren Auswertung haben Firmen inzwischen erkannt, allerdings können sie diese Erkenntnis nicht immer sinnvoll umsetzen – weil sie auf das falsche Werkzeug setzen. Dies haben auch wir erfahren, bis wir im ERP-Reporting (Abacus) auf Microsoft Power Business Intelligence (BI) setzten und heute praktisch in Echtzeit die Ergebnisse überwachen und dank aktuellen Informationen, Entscheidungen in kurzer Zeit treffen können. Hier unsere Analyse und Selbsterfahrung in einem.

Mit den fortschrittlichen Technologien eröffnen sich Chancen für mögliche Cyberangriffe. Die Benutzung von Cloud-Diensten und die Möglichkeit der Bring-Your-Own-Device-Kultur erleichtert tagtäglich unsere Arbeit – und doch kann es schnell passieren, dass einem ein Fehler unterläuft und man firmeninterne Daten preisgibt, die dann von Dritten missbraucht werden. Dies kann beispielsweise schon durch den E-Mail Versand an einen falschen Empfänger oder beim Öffnen der Nachricht eines unbekannten Absenders sein. Man muss sich daran gewöhnen bzw. man sollte lernen, wie man mit sensiblen Daten umgehen muss, um solche Situationen zu vermeiden. Mit der XMV-Methode ("Xunde" Menschenverstand) kann man einem Übeltäter das Spiel vermiesen. Die meisten XMV-Tricks kennen wir. Oder doch nicht? Nun gut, wir schreiben wieder mal darüber.

Moderne Arbeitsplätze für Einzelne oder Teams, die den Ansprüchen rund um das konzentrierte Arbeiten gerecht werden, ein eigener Schreibtisch mit erstklassigem Bürostuhl, Anschluss an Strom und die Möglichkeit von WLAN – dies teils sogar kostenlos. Die Rede ist hier von Pop-Up Offices. Pop-Up Offices fördern das mobile Arbeiten, welches dank der Digitalisierung erst richtig möglich gemacht wurde.

Sollte Ihnen eine solche Adresszeile in Ihrer E-Mail Korrespondenz bekannt vorkommen, wird es höchste Zeit, die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung auszunutzen und sich an Applikationen zu bedienen, die eine solche umständliche und zeitintensive Kommunikation drastisch vereinfachen.

Die IT hat in den letzten Jahren und Jahrzehnten eine rasante Entwicklung durchgemacht – immer mehr Rechenleistung, immer schnellere Verarbeitung und Übertragung von Daten, immer aufwändigere Nutzer-Interfaces, und das Ganze auch noch in immer kompakteren Bauformen. Da könnte man schnell auf die Idee kommen, es handle sich um eine Entwicklung ohne jegliche Schattenseiten. Ganz so einfach ist es allerdings nicht, denn die schicke Grafik, die nützlichen Datenbanken und die vielen elektronischen Helfer im Büro und im Alltag haben eins gemein: Sie sorgen für riesige Datenmengen, die übertragen, verwaltet und gespeichert werden müssen.

Betrachtet man die Zunahme des weltweiten Datenvolumens, scheinen die Unternehmen vor einer wahren Herkulesaufgabe zu stehen, für die eine Lösung gefunden werden muss. Darauf möchten wir im folgenden Beitrag genauer eingehen. 

In der ganzen Microsoft Office Palette gibt es diese sehr nützlichen Funktionen, die leider nahezu niemand kennt, Ihnen aber die Arbeit drastisch erleichtern können. Im folgenden Blog Beitrag wollen wir uns einige dieser Features der Office365 Suite anschauen. 

Wir sind es uns gewohnt, dass unser Firmnename zu Verwechslungen führt. Oft wird UPGREAT als UPGRADE verstanden. Dies können wir z.B. aus der Google-Analyse herauslesen. Diese Verwechslung hat etwas Wahres, kreieren wir doch mit unseren Leistungen ein "Upgrade" für die jeweilige IT-Umgebung. 

Auch in der IT-Welt gibt es viele Begriffe die Verwirrung stiften oder für Unsicherheit sorgen können. So zum Beispiel auch „Update“ und „Upgrade“. Hier gibt es aber eine klare Definition, allerdings kennen nur die Wenigsten den Unterschied zwischen einem Update und einem Upgrade und häufig werden die Ausdrücke sogar synonym verwendet. Aber mit diesem Blogbeitrag ist Schluss mit der Verwirrung, denn er bringt Licht in den Update- und Upgrade-Dschungel.

Durch die sich immer weiter öffnenden internationalen Märkte bieten sich sowohl Grosskonzernen als auch kleinen und mittleren Unternehmen zahlreiche neue Chancen. Durch das wachsende Geschäftsumfeld haben die Firmen allerdings auch mit steigender Konkurrenz zu kämpfen. Um am Markt bestehen zu können, ist daher ein funktionierendes Echtzeit Berichtswesen nötig, denn nur so lässt sich das Unternehmen operativ und strategisch sinnvoll ausrichten.

Grosse Firmen haben damit in aller Regel kein Problem, denn sie haben die erforderlichen Ressourcen, um ein leistungsstarkes Reporting und in der Folge eine belastbare Business Intelligence (BI)-Lösung zu implementieren. Bei kleinen und mittleren Unternehmen sieht das oft anders aus, denn sie scheuen meist die hohen Kosten und setzen daher auf improvisierte Lösungen.

Schauen wir uns also an, ob es für kleinere und mittlere Unternehmen eine bezahlbare und zugleich leistungsstarke Reporting- und BI-Lösung gibt.

Angesichts der Flut an E-Mails, die jeder Arbeitnehmer täglich erhält, ist eine einfache „Archivierung“ von E-Mail Nachrichten im jeweiligen Postfach des Mitarbeitenden oder auf dem Mailserver kaum praktikabel – und entspricht natürlich nicht den gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Dass Archivierung von E-Mails notwendig ist, darüber habe ich bereits in einem früheren Blog-Beitrag geschrieben. Es bleibt also die Frage, welche Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung Unternehmen tatsächlich haben und wie es darum steht, wenn der Mailing-Server wie bei Office 365 in der Cloud steht?

Ob Kleinbetrieb mit 20 Mitarbeitern oder Grosskonzern mit hunderten oder sogar tausenden Angestellten – die Verwaltung der Softwarelizenzen wird für die IT-Abteilungen eine immer grössere und komplexere Aufgabe. Das liegt zum einen an der Vielzahl der Anbieter, mit denen Lizenzverträge geschlossen werden müssen, zum anderen aber auch an der kaum vereinheitlichten Struktur dieser Verträge. Hinzu kommt, dass die Software-Anbieter immer häufiger Audits durchführen, um eine lizenzkonforme Nutzung durch die Vertragspartner sicherzustellen.

Diese Mischung aus wachsender Komplexität und stärkeren Kontrollen kann viele Unternehmen schnell überfordern – und im schlimmsten Fall durch Geldstrafen und Nachzahlungen sehr teuer werden. Es stellt sich also die Frage: Wie kann man sich vor diesen Folgen schützen?

Grössere Unternehmen müssen Geschäftsbücher führen, um ihre Tätigkeit belegen zu können, etwa den Steuerbehörden oder den Anteilseignern gegenüber. Die Geschäftsbücherverordnung schreibt unter anderem vor, dass betroffene Firmen Betriebsrechnungen, Bilanzen und Buchungsbelege für 10 Jahre aufbewahren müssen. Darüber hinaus muss die Geschäftskorrespondenz archiviert werden, also etwa auch E-Mails mit Angeboten und Rechnungen. Zwar hat der Gesetzgeber hier eine elektronische Archivierung für zulässig erklärt, allerdings stellt sich dabei die Frage: Wie ist eine E-Mail-Archivierung rechtlich einwandfrei umzusetzen?

Googelt (entschuldigung, ich meine «bingt») man nach Microsoft und Transparenz, so gelangt man in wenigen Klicks auf die Corporate Social Responsibility Site, welche eine Vielzahl an Dokumenten und Artikeln über Privatsphäre und Datasecurity beinhaltet. Darunter auch folgendes Zitat, mit welchem Microsoft verspricht, Privatsphäre zu respektieren, zu schützen und als fundamentales Menschenrecht zu betrachten.

“We recognize privacy as a fundamental human right. We support that right through our corporate operations and actions.”

Das Versprechen beruht auf sechs zentralen Pfeilern:

Die Digital- und IT-Technik hat im unternehmerischen Umfeld vieles verändert. Blitzschnelle Kommunikation, Videokonferenzen über Landesgrenzen und ganze Kontinente hinweg, vereinfachte Warenwirtschaft, präzise Auswertung von Kundendaten – das sind nur einige der vielen Möglichkeiten, die die technischen Neuerungen in den letzten Jahren und Jahrzehnten mit sich gebracht haben. Eine Sache wird dabei allerdings oft vernachlässigt: das papierlose Büro. Die Idee, Dokumente nur noch in elektronischer Form zu verwalten, ist vermutlich genauso alt wie die IT-Technik selbst – aber wie weit sind wir wirklich auf dem Weg zum papierlosen Büro? Wo setzen vor allem kleinere und mittlere Unternehmen noch auf Papier? Welche Gründe gibt es, Papier zu sparen? Und wo stösst die Verwendung von digitalen Dokumenten an ihre rechtlichen Grenzen?