Sollte Ihnen eine solche Adresszeile in Ihrer E-Mail Korrespondenz bekannt vorkommen, wird es höchste Zeit, die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung auszunutzen und sich an Applikationen zu bedienen, die eine solche umständliche und zeitintensive Kommunikation drastisch vereinfachen.
Wussten Sie, dass ein Büromitarbeiter im Schnitt täglich 81 Emails zugestellt bekommt und für eine simple Verabredung zum Mittagessen rund 12 Emails ausgetauscht werden? Dieser unnötige Traffic senkt durch die ständige Ablenkung nicht nur die Produktivität ihrer Mitarbeiter, es gehen auch wichtige Mitteilungen vergessen, was schwerwiegende Folgen mit sich bringen kann.
Gibt es dazu Alternativen? Auf jeden Fall!
Skype for Business
Beginnen wir mit der effektivsten Methode, der Email Flut ein Ende zu setzten, und zwar mit Skype for Business.
Chats, Besprechungen und Bildschirmübertragungen - all in one in einer App, die mit Office ganz einfach funktioniert. Mit Skype for Business wird die Kommunikation innerhalb und ausserhalb der Organisation vereinfacht, da dabei eine Chatfunktion möglich ist (für 2 oder mehr Teilnehmer) um einen bestimmten Sachverhalt per Textnachricht zu besprechen. Dabei werden keine Emails versendet, der gesamte Verlauf befindet sich in nur einem Chatfenster. Nach erfolgreicher Kommunikation wird der Chatverlauf im Outlook abgespeichert, falls man doch noch etwas nachlesen will. Für Online Besprechungen (Telefonie und Video-Telefonie) können Sie sich mit bis zu 250 Personen - darunter auch solche, die Skype for Business nicht im Einsatz haben - treffen. Die anderen Teilnehmer benötigen dafür lediglich ein Telefon oder Computer mit Internetverbindung. Sollten Sie den Teilnehmern Ihrer Besprechung etwas Bestimmtes zeigen wollen, können Sie ganz einfach Ihren Desktopscreen via Skype for Business im Konversationsfenster teilen und bei Bedarf sogar die Kontrolle an jemand übergeben (sei dies für ein internes Problem, wo Sie gerne die Hilfe eines Kollegen hätten, oder auch extern, z.B. mit einem Spezialisten). Stellen Sie sich die Umstände vor, wenn Sie Ihr Problem via Printscreen einem Arbeitskollegen per Email zusenden, dieser nicht weiss, wie das Problem zu beheben ist, und schlussendlich via "weiterleiten" noch ein weiterer Kollege mit Emails belästigt wird - da tönt die Möglichkeit von Skype for Business doch schon fast utopisch gut.
Microsoft Teams
Eine weitere Option die Kommunikation zu vereinfachen ist Microsoft Teams.
Bei Microsoft Teams steht nicht mehr die bilaterale Kommunikation im Zentrum, sondern vielmehr der moderne Chat für Gruppen oder, wie es der Name bereits verrät, Teams. Vielleicht sagt Ihnen das Produkt "Slack" etwas. Teams ist grundsätzlich nach dem gleichen Muster aufgebaut. Hier ein paar Facts:
- Inhalte und Chatverläufe aus Teamchats oder privaten Chats sind stets verfügbar
- Möglichkeit zur Besprechungsplanung im Team
- Teams ist ein zentraler Ort für die Teamarbeit (Chatfunktion, Notizfunktion, Bearbeitungsfunktion von Dokumenten, direkte Skype Anbindung usw.)
- An Teams sind diverse Funktionen direkt angebunden, sei dies OneNote, SharePoint, Planner, Power BI oder auch weitere Microsoft fremde Produkte wie Mailchimp
- Dokumente lassen sich direkt innerhalb der Teams Anwendung bearbeiten
Ein weiterer Punkt was Microsoft Teams sehr attraktiv macht ist, dass der Arbeitsbereich individuell für das Team angepasst werden kann. Beispielsweise kann man je nach Arbeitsinhalt unterschiedliche Chat-Kanäle einrichten, oder die Benachrichtigungen anpassen, um die Informationsflut einzugrenzen.
Wie Sie sehen existieren nur schon dank diesen beiden Tools angenehme Alternativen um die tägliche Email-Schlacht zu umgehen.
Schauen Sie sich zu diesem Thema unser Webinar: Office 365 - Teams an.
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