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Die Digitalisierung hat unsere Art privat zu kommunizieren verändert. WhatsApp, Snapchat, Instagram & Co. ersetzten im privaten Umfeld innert Kürze Mail, SMS und Telefonie. Auch im Geschäftsbereich eröffnen digitale Kommunikationstools neue Möglichkeiten. Videokonferenzen am PC oder Smartphone oder Chat-Messenger gehören mittlerweile zum Arbeitsalltag. Microsoft hat kürzlich einen weiteren Vertreter der Kommunikationstools auf den Markt gebracht. Seit April 2019 ist Kaizala weltweit verfügbar. Microsoft beschreibt Kaizala als Instant Messenger speziell für Unternehmen. Jedoch gibt es bereits zahlreiche Messenger, die von Unternehmen genutzt werden. Könnten wir nicht schon ähnliche Funktionen mit Yammer oder Teams erledigen? Gibt es gute Gründe für einen Wechsel?

Hinter dem Begriff „Social Collaboration“ verbirgt sich im Prinzip die moderne Form des Teamworks. Der Fokus liegt hier nicht nur auf dem sozialen und kulturellen Miteinander, sondern auch auf der Vereinheitlichung von Kommunikationsmethoden. Das Ziel ist es, Projektteams zu effizienteren Arbeitsmethoden zu verhelfen. Durch ein harmonisches und geordnetes Miteinander in Verbindung mit dem Einsatz digitaler Hilfsmittel sollen die Arbeitsabläufe gestrafft werden. Hält Social Collaboration, was es verspricht, oder werden hier nur Anglizismen aufgebauscht?

Daten werden in Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen heutzutage in der Regel elektronisch gespeichert. Die Vorteile dafür liegen klar auf der Hand: Es gibt keine riesigen Papierberge mehr und die Daten sind jederzeit abrufbar, können problemlos angepasst werden und stehen allen Zuständigen zur Verfügung. Allerdings stellt sich – auch angesichts jährlich wachsender Datenmengen – die Frage, wie sich die Daten am effektivsten organisieren lassen.

Leider wurde dieses Thema lange Zeit viel zu wenig beachtet, sodass sich vielfach ein Datenberg bilden konnte, der die Vorteile der digitalen Dokumente weitgehend zunichtemacht. Ob auf dem Server oder in der Cloud, bei einer riesigen Sammlung von Ordnern und Dateien, die uneinheitlich benannt sind, geht die Übersicht verloren und die Mitarbeitenden verbringen viel zu viel Zeit damit, die gewünschten Daten zu suchen. Wie also lässt sich die Dateiablage besser organisieren? 

In diesem Jahr fand wieder die European SharePoint, Office 365 & Azure Conference statt, dieses Mal in Kopenhagen. Die auch als #ESPC18 bezeichnete Veranstaltung wird von Microsoft organisiert und soll unter anderem dazu dienen, Nutzer und Entwickler von SharePoint, Office 365 und Azure zusammenzubringen, damit sie sich über bisherige und zukünftige Entwicklungen austauschen können. Das ist aber bei Weitem nicht alles, denn Microsoft nutzt diese Chance auch, um die Neuerungen bei SharePoint, Office 365 und Azure vorzustellen.

Besonders hervorzuheben ist hier der Auftritt von Jeff Teper, dem Chef des Geschäftsbereichs Office 365 – der zugleich als Erfinder von SharePoint gilt. Teper äusserte sich unter anderem zu Microsofts Plänen, SharePoint, Office 365 und Azure immer weiter in die Cloud zu verlagern und zu den anstehenden Neuerungen bei SharePoint.

Auf der Suche nach einem hilfreichen Programm für die Organisation von Listen, Ablagestrukturen und Arbeitsabläufen? SharePoint von Microsoft setzt hier an. Besonders interessant ist es für Teams, Abteilungen oder einzelne Projekte. SharePoint fasst alle digitalen Daten zusammen und bietet eine gemeinsame Schnittstelle. So haben alle beteiligten Personen Zugriffe zu relevanten Daten.

In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass SharePoint auf Listen und Files ausgelegt ist. Dies begrenzt das Einsatzgebiet der Plattform. Hier setzt das Add-In namens „Dossiers“ von skybow an: Es baut auf SharePoint auf und erweitert es um wichtige Eigenschaften. Auf diese Weise wird SharePoint zu dem Multifunktionstool, das es eigentlich sein soll. So wird SharePoint zu einer vielseitigen Verwaltungssoftware.