Die Grundvoraussetzung für erfolgreich umgesetzte Projekte ist die Planung. Die Frage bleibt: wie wird das Projektmanagement umgesetzt? Sind tatsächlich komplexe, eigenständige Lösungen wie Microsoft Project notwendig? Reicht eventuell Microsoft Teams aus oder kommt die Plattform beim Projektmanagement an seine Grenzen? Um diese Fragen geht es im folgenden Beitrag.
Projektmanagement mit Microsoft Project und Teams im Vergleich
Project ist offiziell Microsofts Lösung für das Steuern, Planen und Überwachen von Projekten. Die Software bringt dafür die geeigneten Funktionen mit. Dazu gehören ein Termin- und Ressourcenmanagement sowie Werkzeuge für die Projektüberwachung. Für jedes Projekt erstellen Sie einen eigenen Basisplan. Dieser Plan definiert einzelne Projektphasen und die notwendigen Aufgaben.
Im laufenden Projekt wird dann das Team zusammengestellt und ein Leiter ernannt. Dieser verwaltet das Projekt zentral und erhält über Project von den einzelnen Projektmitarbeitenden regelmässig Berichte über den Fortschritt. So lässt sich erkennen, ob die einzelnen Aufgaben und Projektphasen im Terminplan bleiben oder falls es zu Abweichungen kommt, wie gross diese sind. Auf diese Weise begleitet die Plattform ein Projekt und erlaubt recht präzise Korrekturen an der Vorhersage über die Fertigstellung oder Anpassungen bei der Ressourcenverteilung, wenn notwendig.
Die Übersicht über das Projekt mit seinen einzelnen Phasen wird über ein Gantt-Chart organisiert. Hier sind die einzelnen Phasen und Aufgaben auf einer Zeitleiste grafisch und somit leicht verständlich dargestellt. Über das Ressourcenmanagement erfolgt eine Berechnung der Projektkosten. Dies ist bei Project aufgeteilt in die drei Kategorien „Arbeit“, „Material“ und „Kosten“.
Microsoft Teams verfügt jedoch mit Planner über eine Anwendung, die ganz ähnliche Aufgaben übernimmt. Vor allem zeigt sich in der Praxis, dass Teams in seiner Gesamtheit die einzelnen Aufgabenbereiche und Funktionen von Microsoft Project gut abdeckt. So bringt Planner ebenfalls Funktionen für die Organisation von Projekten mit. Es lässt sich über Teams eine Gruppe erstellen und mit einem Plan in Project verknüpfen. Dieser Plan verteilt einzelne Aufgaben an Ihre Mitarbeitenden und teilt das Projekt in verschiedene Phasen auf.
Gleichzeitig bringt Teams bereits selbst alle Funktionen mit, die für die Organisation von Projekten benötigt werden. Dazu gehören vor allem die Möglichkeiten zur Kommunikation und zum Teilen von Dokumenten. In Teams stehen Chat und verschiedene Optionen für die Telekommunikation zur Verfügung. Diese sind gruppenintern organisiert, sodass Möglichkeiten für den Austausch innerhalb der Projektgruppe gewährleistet sind. Gleiches gilt für das Teilen von Dokumenten und Informationen. Dieses funktioniert mithilfe von SharePoint ebenfalls über Teams. In Office-Dokumenten ist ausserdem das simultane Arbeiten möglich. Da Planner nativ in Teams integriert ist, stehen alle diese Funktionen auch in der Projektumgebung zur Verfügung.
Was kann Project, was Teams und Planner nicht können?
Es gibt einige wenige Punkte, die Microsoft Teams und Planner tatsächlich nicht bieten oder nur in anderer Form umsetzen. Dazu gehört zunächst das Ressourcenmanagement. Microsoft Project führt automatisch Buch über die Kosten eines Projekts und aktualisiert diese Zahlen entsprechend dem vorhergesagten Zeitplan. Auch auf das Gantt-Diagramm müssen Sie in Microsoft Planner verzichten. Planner setzt den Terminplan im Kalender um, die einzelnen Phasen und Aufgaben eines Projekts lassen sich jedoch auch in tabellarischer Form betrachten.
Aber es gibt auch Dinge, die Teams besser macht als Project. Die Vorteile zeigen sich beispielsweise im Bereich der Collaboration. Teams ist für die Arbeit in der Cloud ausgelegt. Office 365 ist nativ integriert und liefert die entsprechenden Lösungen für die gleichzeitige Zusammenarbeit. Auch die direkte Integration der Kommunikationslösungen ist ein Plus für Teams. Bei Project hingegen fehlen solche Tools. Sie müssen diese Funktionen mit anderen Lösungen bereitstellen – beispielsweise mit Microsoft Teams.
Microsoft Teams – das Multitalent für die Organisation des Arbeitsalltags
An dem Vergleich zwischen Teams und der speziellen Lösung Project zeigt sich, dass Microsoft eine enorm multifunktionale und wandlungsfähige Plattform geschaffen hat. Teams organisiert viele Abläufe in Ihrem Arbeitsalltag, wenn Ihnen die Integration der Plattform gelingt. Die Vorteile einer richtigen Eingliederung zeigen sich auf ganz unterschiedliche Art und Weise. Zum einen ersparen Sie sich die Anschaffung von speziellen Softwarelösungen für bestimmte Aufgaben, wie in diesem Fall Project. Zum anderen hilft eine einzelne, zentrale Plattform auch bei der Vereinfachung Ihrer IT-Infrastruktur. Dies wiederum optimiert Ihre Arbeitsprozesse und die Effektivität Ihrer Mitarbeitenden.
Das Fazit ist, dass die Effektivität einer Softwarelösung mit der richtigen Integration sowie der vollen Ausnutzung der vorhandenen Möglichkeiten steht und fällt. Deshalb ist es hilfreich, bei der Umstellung auf eine Kollaborationslösung wie Microsoft Teams auf die kompetente Unterstützung eines IT-Dienstleisters zu setzen. Wir begleiten ein solches Projekt von der Planung über die Phase der Umstellung bis in den aktuellen Betrieb hinein. Haben Sie Interesse an Microsoft Teams als Collaborationslösung für Ihr Unternehmen? Nehmen Sie Kontakt auf und Sie erhalten eine umfassende Beratung zu den Möglichkeiten der Plattform.
