UPGREAT Blog

IT-Systeme sind in den meisten Unternehmen heutzutage unverzichtbar für den Geschäftsbetrieb. Ob Angebotserstellung, Terminabsprachen, Kundenservice oder Bestellungen bei Lieferanten – ohne Zugriff auf das Firmennetz und die zugehörigen Anwendungen geht inzwischen nichts mehr. Kein Wunder also, dass viele Firmen versuchen, einen Ausfall des IT-Systems durch technische Massnahmen zu verhindern. Ein Schlagwort, was in diesem Zusammenhang immer wieder fällt, ist „Hochverfügbarkeit“. Aber was ist das eigentlich und ab wann gilt ein System als hochverfügbar? Brauchen Sie für Ihre IT ein hochverfügbares System? Und ist so etwas nicht sehr teuer? Auf diese und viele weitere Fragen zum Thema finden Sie im folgenden Blog-Artikel die Antworten.

Die IT hat nicht nur aus technischer, sondern auch aus unternehmerischer Sicht in den letzten Jahren und Jahrzehnten eine erstaunliche Wandlung durchgemacht. Von einem rein unterstützenden Unternehmensbereich hat sie sich zu einem Faktor entwickelt, der entscheidend zur Wertschöpfung beiträgt. Das hat unter anderem zu steigenden Anforderungen an die IT geführt, zu denen etwa Sicherheit, Compliance, Agilität und vieles mehr gehören. Um diesen Anforderungen gerecht werden zu können, setzen vor allem grosse Unternehmen auf eine umfassende IT-Strategie. Aber wie sieht es bei KMU aus? Können sie sich finanziell eine IT-Strategie leisten, oder umgekehrt, können sie sich es leisten, keine zu haben? Und welche Faktoren spielen für diese Firmen eine Rolle?

Outsourcing ist in der IT seit Jahren weitverbreitet. Gerade für kleine und mittelgrosse Unternehmen wird die Auslagerung der IT als der „Königsweg“ propagiert, da diese Firmen häufig nicht in der Lage sind, die technischen Herausforderungen einer modernen IT-Landschaft zu bewältigen. Der wichtigste Grund für das Outsourcing der IT sind und bleiben jedoch weiterhin die Kosten.

Anstatt Hardware anzuschaffen und aufwändig Mitarbeitende zu schulen oder neu einzustellen, wird dieser gesamte Aufwand an einen IT-Anbieter ausgelagert. Das entlastet die interne IT-Abteilung und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich um andere, wichtigere Aufgaben zu kümmern. Die Frage ist allerdings: Lohnt sich das Ganze auch finanziell? Dieser Frage gehe ich im folgenden Artikel auf den Grund.

Auf der jährlich stattfindenden IT-Konferenz Ignite informiert das US-Softwareunternehmen Microsoft über aktuelle Entwicklungen, berichtet über Tendenzen und präsentiert neue Programme. Es scheint zwar bereits eine halbe IT-Ewigkeit her, da war es Ende September 2018 wieder soweit – in Orlando, Florida lud Microsoft zu einem der wichtigen Treffen der IT-Branche ein. Wir blicken mit zeitlichem Abstand zurück und schauen, ob damalige Ankündigungen und Erkenntnisse heute noch Gültigkeit haben.

Office ist seit geraumer Zeit die umfangreiche Bürosoftware aus dem Hause Microsoft. In regelmässigen Abständen bringt das Unternehmen aus Redmond eine neue Version auf den Markt, meist nur noch in der Cloud sprich im Office 365. Im Herbst 2018 war es wieder soweit – Microsoft veröffentlichte Office 2019 welche für lokale IT-Umgebungen gedacht ist. Microsoft ist sich bewusst, dass einige Kunden in naher Zukunft nicht in die Cloud wechseln können. Im Vorfeld haben wir darüber berichtet. Wie seine Vorgängerversion ist Office 2019 eine Sammlung von Programmen, darunter Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Es ist also für zahlreiche Aufgaben im Büroalltag konzipiert, vom Schreiben von einfachen Briefen bis hin zur Erstellung von Präsentationen. Dadurch profitieren On-Premise  IT-Umgebungen von den Neuerungen. Worauf kann sich der Anwender freuen?

Steht ein neues IT-Projekt an, kommen sehr schnell verschiedene Fragen auf: Welche Hardware soll angeschafft werden? Welche Anwendungen werden benötigt? Wie lässt sich das Projekt in die bestehende Infrastruktur integrieren? Wie müssen die Schulungen für die Mitarbeitenden aufgebaut sein? Das alles sind natürlich berechtigte Fragen, aber sie verdeutlichen vor allem eines: Bei den allermeisten IT-Projekten ist ein Projektleiter erforderlich, der für einen möglichst reibungslosen Ablauf sorgt und darauf achtet, dass die gesetzten Ziele erreicht werden.

Leider haben viele Unternehmen die Notwendigkeit eines Projektleiters noch nicht erkannt und legen die Verantwortung für IT-Projekte in mehrere Hände oder – schlimmer noch – bestimmen gar keinen Verantwortlichen. Das führt regelmässig zu Problemen. In diesem Artikel schreibe ich darüber, welche Aufgaben ein Projektleiter in der IT übernimmt und wie er zum Erfolg des Projekts beiträgt.

In Sachen Office setzt Microsoft schon seit einiger Zeit vor allem auf die Cloud-Variante Office 365 – laut Aussage der Redmonder sind diese Abonnement-Modelle geschäftlich deutlich interessanter für das Unternehmen und sollen daher weiter ausgebaut werden. Sowohl im privaten als auch im gewerblichen Bereich gibt es allerdings noch immer viele Nutzer, die nicht auf die Cloud setzen können oder wollen. Da Microsoft diese Kunden nicht verlieren möchte, wird es 2018 eine neue Standalone-Version von Office geben: Office 2019.

Für Nutzer, die derzeit noch auf Office 2016 setzen, wirft das natürlich eine Reihe von Fragen auf: Was wird das neue Office kosten und wann erscheint es? Welche Funktionen und Programme sind Teil des Pakets und wie lange wird es von Microsoft unterstützt? Welche Voraussetzungen wird es für Office 2019 geben und wird es auch für Office-365-Nutzer verfügbar sein? Hier finden Sie die Antworten!

Die Aufgaben ortsunabhängig erledigen und Daten von jedem Firmenstandort aus mit Mitarbeitenden oder Kunden teilen – das ist in vielen Unternehmen inzwischen ganz normal. Schliesslich lässt sich so die Zusammenarbeit sehr viel effizienter gestalten, ausserdem entfallen die oft hohen Investitionen für den Ausbau der IT-Infrastruktur.

Möglich wird das alles durch sogenannte „Enterprise File Sync & Share“-Systeme, kurz EFSS, die von verschiedenen grossen und kleinen Anbietern verfügbar sind. Für CIOs stellt sich also die Frage: Welches EFSS ist das passende?

Microsoft ist der Gigant unter den Geschäftssoftware- und Cloud-Anbietern, und das liegt zu einem Grossteil daran, dass die Produkte der Redmonder in Büros überall auf der Welt zum Standard zählen. Die Qualität der Produkte steht ausser Frage – bei der Namensgebung kann es allerdings schnell zu Verwirrung und Verwechslungen kommen. Office 365, Microsoft 365, Dynamics 365 – das klingt für jeden ausserhalb der IT-Abteilung erst einmal sehr ähnlich. Aber jetzt ist Schluss mit der Unsicherheit, denn im Folgenden erfahren Sie, wo die Unterschiede zwischen Office 365 und Microsoft 365 liegen – und in welchen Situationen welches Produkt passend ist.

Relevante Informationen am richtigen Ort zur richtigen Zeit auf dem richtigen Gerät zur Verfügung zu haben ist für Unternehmen heutzutage matchentscheidend. Die dazu notwendige IT-Infrastruktur transportiert Informationen sicher auf fixe und mobile Geräte. Deren Bedienung sollte einfach und zuverlässig sein. Anstatt die dazu notwendige Informatik-Infrastruktur selbst zu produzieren gibt es immer mehr IT-Anbieter wie die UPGREAT, die in einem ganzheitlichen Angebot die Informatik mitsamt Kundenservice, Applikationen und Geschäftsdaten auf den gewünschten Endgeräten zur Verfügung stellen. Als Service beziehen statt selbst zu kaufen ist die Devise. Eine solches IT as a Service-Angebot ist äusserst wirtschaftlich, denn der bisherige Aufwand für den Betrieb, die Technologie und das Hosting fallen weg. Doch welche Faktoren zählen bei der Wahl des Anbieters einer solchen «all-in-one» Lösung?

Outsourcing galt für einige Fachleute lang als der „Königsweg“ in der IT – niedrigere Kosten, flexible Verfügbarkeit und individuell abgestimmte Lösungen. Diese Schlagworte, sollten Unternehmen dazu bewegen, Aufgaben und Bereiche der IT auszulagern. Inzwischen haben auch die Experten erkannt, dass Outsourcing kein Allheilmittel ist, sondern eines von vielen möglichen Werkzeugen, das gezielt und vor allem zum richtigen Zeitpunkt eingesetzt werden muss. Aber wann ist der richtige Zeitpunkt? Und wie finden Sie heraus, welche IT-Bereiche in Ihrem Unternehmen tatsächlich ausgelagert werden können und welche weiterhin intern besetzt werden sollten? Gerne zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag auf, wie Sie Antworten auf diese Fragen finden und Ihre Firma so fit für die Zukunft machen können. 

Unabhängige Vermögensverwalter (UVV) sehen sich bereits seit einigen Jahren mit einer steigenden Regulierungsdichte konfrontiert. Zusätzlich zu den neuen Finanzdienstleistungs- und Finanzinstitutsgesetzen (FIDLEG und FINIG) tritt 2018 eine neue EU-Datenschutzverordnung in Kraft, die auch Schweizer Firmen und Organisationen betrifft. Erhöhte Anforderungen, vor allem im Bereich IT-Compliance, sind die Folge. Die Lösung heisst: Delegation von Aufgaben an externe Spezialisten - dies spart Zeit, Nerven und Personalkosten. Lesen Sie jetzt mehr dazu in diesem Blogbeitrag.

Angesichts der Flut an E-Mails, die jeder Arbeitnehmer täglich erhält, ist eine einfache „Archivierung“ von E-Mail Nachrichten im jeweiligen Postfach des Mitarbeitenden oder auf dem Mailserver kaum praktikabel – und entspricht natürlich nicht den gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Dass Archivierung von E-Mails notwendig ist, darüber habe ich bereits in einem früheren Blog-Beitrag geschrieben. Es bleibt also die Frage, welche Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung Unternehmen tatsächlich haben und wie es darum steht, wenn der Mailing-Server wie bei Office 365 in der Cloud steht?

Grössere Unternehmen müssen Geschäftsbücher führen, um ihre Tätigkeit belegen zu können, etwa den Steuerbehörden oder den Anteilseignern gegenüber. Die Geschäftsbücherverordnung schreibt unter anderem vor, dass betroffene Firmen Betriebsrechnungen, Bilanzen und Buchungsbelege für 10 Jahre aufbewahren müssen. Darüber hinaus muss die Geschäftskorrespondenz archiviert werden, also etwa auch E-Mails mit Angeboten und Rechnungen. Zwar hat der Gesetzgeber hier eine elektronische Archivierung für zulässig erklärt, allerdings stellt sich dabei die Frage: Wie ist eine E-Mail-Archivierung rechtlich einwandfrei umzusetzen?