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IT-Outsourcing – wie macht man es richtig?

Outsourcing in der IT, das ist gerade „in“ – denn immer mehr Firmen scheuen die hohen Investitions- und Unterhaltskosten, die die IT mit sich bringt. Da die IT in vielen Unternehmen einen immer grösseren Stellenwert einnimmt und sich häufig von einem rein unterstützenden zu einem produktiven Faktor gewandelt hat, steigen diese Kosten stetig weiter, sodass auch der Anreiz zum Auslagern der IT weiterwächst. Hinzu kommen die Aus- und Fortbildungskosten für die Mitarbeitenden, die durch die fortwährende Weiterentwicklung der IT durchaus beträchtlich zu Buche schlagen können.

Kurzum, die Kostenvorteile machen das IT-Outsourcing für praktisch alle Unternehmen interessant. Das Problem ist nur: Gute Absichten allein reichen hier nicht aus und selbst umfassendes Fachwissen hilft nur bedingt weiter. Denn Outsourcing bedeutet immer auch, eine Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen einzugehen – und die muss für beide Seiten klar geregelt sein, wenn sie ein Erfolg werden soll. Was also gilt es in vertraglicher Hinsicht beim IT-Outsourcing zu beachten? Dies möchte ich im folgenden Artikel genauer erläutern.

Die Grundlagen

Wenn es um die Auslagerung von IT-Services geht, haben die meisten Auftraggeber oft nur eine grobe Vorstellung von dem, was der Outsourcing-Partner übernehmen soll. Dann heisst es zum Beispiel „Wir müssen unsere Kunden-Datenbank auslagern“ – dabei tut sich bereits hier eine Vielzahl von Fragen auf. Wie können die bestehenden Kundendaten übernommen werden? Soll der Service-Partner auch die Hardware übernehmen? Wie soll die neue Datenbank an das bestehende System angebunden werden? Wer kümmert sich um diese Anbindung?

Noch komplizierter wird es, wenn Daten oder Services aus der Cloud übernommen werden sollen, denn in der Regel betreibt der Auftraggeber die Cloud nicht selbst. Die mit dem Cloud-Betreiber geschlossenen Service-Verträge lassen sich aber nicht ohne Weiteres auf den Outsourcing-Partner übertragen.

Daher ist es absolut entscheidend, im Vorfeld die wichtigsten Eckdaten zu klären, bevor überhaupt über vertragliche Details gesprochen wird. Soll zum Beispiel die bestehende IT-Infrastruktur übernommen oder ein ganz neues System aufgebaut werden? Auf welchen Zeitraum ist der Vertrag ausgelegt? Zudem sollten Sie darauf achten, den „allgemeinen“ Outsourcing-Vertrag möglichst flexibel zu gestalten, um bei einer langfristigen Partnerschaft auf Veränderungen reagieren zu können. Details lassen sich dann in Unterverträgen mit kürzeren Laufzeiten regeln.

Was gehört in einen Outsourcing-Vertrag?

Diese Frage lässt sich nicht allgemeingültig für jeden Vertrag beantworten, es gibt aber doch verschiedene Elemente, die Teil eines jeden Vertrags sein sollten. Ganz entscheidend sind die vertraglich vereinbarten Leistungen, die gerade bei einem Full-Outsourcing der IT sehr umfangreich sein können. So gehören beispielsweise bei einer kompletten Auslagerung der IT neben Basis-Applikations-Services ebenso Sicherheits-, Netzwerk- und Management-Services zu den Leistungen. Zudem ist es sinnvoll, die angestrebte Lösung beziehungsweise das Ziel und den Ablauf des Projekts näher zu definieren.

Zusätzlich sollte der Vertrag die Kosten eindeutig regeln und auch aufschlüsseln. So können neben Betriebskosten etwa auch Beratungs- und Migrationskosten entstehen, die einem Vertragspartner zugewiesen werden müssen. Darüber hinaus sollten eine anteilsmässige Aufschlüsselung der Leistungen, besondere Konditionen, das Service Level Agreement und die AGB zum Vertrag gehören. Ausserdem ist es empfehlenswert, die Kontaktdaten der Verantwortlichen sowie ein Glossar mit wichtigen Begriffen in den Vertrag aufzunehmen.

Vertragsframework UPGREATBild: Eine Visualisierung hilft die Komplexität der Struktur zu verstehen

Auf diese Weise sind der Vertragsgegenstand und die Leistungen für beide Vertragspartner nachvollziehbar festgehalten. Ferner sollten bei Bedarf folgende Punkte vertraglich festgeschrieben werden:

  • Mitwirkungspflichten und Entschädigungen
  • Gewährleistung und Haftung
  • Datenschutz und Datensicherheit
  • Geheimhaltung
  • Inkrafttreten und Vertragsdauer
  • Kündigung und Folgen der Beendigung

Falls Ihnen angesichts dieser Liste Zweifel an der Sinnhaftigkeit von Outsourcing gekommen sind – keine Sorge, denn die Ausgestaltung des Vertrags ist nicht bloss ein bürokratischer Akt. Sehen Sie die Vertragsverhandlungen eher als eine Art ausgedehntes „Kennenlernen“. Sie klopfen gemeinsam mit Ihrem zukünftigen Geschäftspartner die Bedingungen ab, planen Massnahmen und halten Ziele fest. Das hilft, gegenseitig Vertrauen aufzubauen – und Vertrauen ist bei einem langfristig ausgelegten Vertrag absolut unerlässlich. Überstürzen Sie beim Outsourcing also nichts – mit etwas Geduld finden Sie nicht nur leichter einen passenden Geschäftspartner, sie können so auch sichergehen, dass der Vertrag Ihren Ansprüchen genügt.

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Topics: Cloud, Outsourcing