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Datensicherung bei Office 365 – braucht man die überhaupt?

Daten – ob von Kunden, von Mitarbeitenden oder über geschäftliche Prozesse – sind in den meisten Unternehmen inzwischen ein unverzichtbarer Teil der täglichen Arbeit. Daher predigen IT-Experten auch schon seit Jahren, dass eine Sicherung dieser Daten für Unternehmen absolut unerlässlich ist. Bei On-Premises-Lösungen hat sich diese Sichtweise auch durchgesetzt, aber bei Cloud-Services scheinen die meisten Firmen keine echte Notwendigkeit für Daten-Backups zu sehen. Schliesslich garantieren die Cloud-Anbieter eine maximale Verfügbarkeit und sogar einen Wiederherstellungsservice bei Datenverlust … das ist doch völlig ausreichend, oder? Leider ist es nicht ganz so einfach, wie sich leicht am Beispiel von Microsofts Office 365 aufzeigen lässt.

Daten-Backup ja – aber nur für bestimmte Situationen

Wie eingangs angedeutet, bietet Microsoft für Office 365 zwar einen Backup-Service, aber der greift insgesamt leider zu kurz. Mit dieser Service-Politik übernehmen die Redmonder zwar einen Teil der Verantwortung für die Sicherheit Ihrer Daten, aber ein Teil der Verantwortung bleibt auch bei Ihnen.

Schaut man sich den Dienst genauer an, stellt man sehr schnell fest, dass es bei Office 365 in erster Linie um die Verfügbarkeit der Daten geht. Die redundante Datenhaltung dient vornehmlich der Ausfallsicherheit, zudem schützen die Papierkörbe in SharePoint und Exchange sowie die Versionierung der Daten vor einem versehentlichen Löschen oder Überschreiben der Daten. Im Notfall können zudem Daten oder sogar ganze Site Collections wiederhergestellt werden.

Als Sicherung Ihrer geschäftlichen Daten vor Verlust oder Zerstörung kann das aber keinesfalls ausreichend sein. Die Daten in den Papierkörben werden beispielsweise nur drei Monate vorgehalten, danach sind sie für immer verloren. Als Backup-Zeitraum sind drei Monate allerdings viel zu kurz. Und die Wiederherstellung von Daten kann mehrere Tage in Anspruch nehmen, zudem werden dabei die aktuellen Daten überschrieben, sodass neuere Entwicklungen verloren gehen. Ist Ihr Unternehmen – wie die meisten Firmen – auf die Daten angewiesen, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, können Sie es sich kaum leisten, mehrere Tage auf die Daten zu warten oder Daten durch die Wiederherstellung eines Backups zu verlieren.

Die Datensicherung von Office 365 bietet also nur beim versehentlichen Löschen einzelner Dateien und bei physischen Gefahren wie etwa Naturkatastrophen oder Hardware-Ausfall einen adäquaten Schutz.

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Viele Risiken trotz Datensicherung

Das bedeutet, dass Ihre Daten in der Cloud von Office 365 vielen Gefahren weitgehend schutzlos ausgeliefert sind. Ein Datenverlust durch mutwillige Manipulation – etwa durch Hacker oder Malware – oder technische Probleme – wie Synchronisationsfehler oder Datenkorruption – sind durch die Sicherungsverfahren von Office 365 beispielsweise gar nicht abgedeckt. Insbesondere Mal- und Ransomware sind aber trotz der eigentlich sehr guten Verwaltung der Zugriffsrechte bei Office 365 eine echte Bedrohung, denn wenn sich Kriminelle Zugang zu Ihren Daten erschleichen, wird Ihnen auch die beste Zugriffskontrolle nicht weiterhelfen.

Dafür stehen Sie dank dieser Zugriffskontrolle aber unter Umständen schnell vor einem (Kosten-)Problem: Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, müssen Sie entscheiden, ob Sie deren Zugang deaktivieren oder nicht. Eine Deaktivierung verhindert zuverlässig, dass die ehemaligen Mitarbeitenden auf die Daten des Unternehmens zugreifen können – allerdings haben dann auch Sie keinen Zugang mehr, sodass unter Umständen wichtige Daten, die der Mitarbeitende erstellt hat, verloren gehen. Alternativ halten Sie seine Lizenz aktiv, was aber mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.

Die Lösung: Backup mit Hilfe von Drittanbietern

Wollen Sie für einen ausreichenden Schutz Ihrer geschäftlichen Daten sorgen, gibt es für Office 365 eine Reihe von Lösungen von Drittanbietern, die nicht nur bestimmte Szenarien abdecken. Mit diesen Angeboten haben Sie die Sicherheit, dass Ihre Daten physisch getrennt von den Office-365-Servern vorgehalten werden und sich jederzeit schnell und zuverlässig wiederherstellen lassen. Zudem werden hier in der Regel mehrfach am Tag Backups erstellt, sodass im Ernstfall nur ein Minimum an aktuellen Daten verloren geht. Darüber hinaus können Sie selbstverständlich gezielt nur einzelne Dateien wiederherstellen lassen, sodass bei kleineren Datenproblemen die Unternehmensbereiche, die nicht betroffen sind, auch nicht in Mitleidenschaft gezogen werden.

Office 365 Backup

UPGREAT – Ihr Partner für Datensicherheit

Haben Sie nach der Lektüre dieses Artikels das Gefühl, mehr für die Sicherheit Ihrer Daten tun zu müssen, dann wenden Sie sich gerne an uns. Mit unserem Backup-Service für Office 365 bieten wir Ihnen eine umfassende Betreuung, die exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Wir erörtern im Vorfeld gemeinsam mit Ihnen, welche Szenarien und Risiken abgedeckt werden sollen, und kümmern uns im Anschluss um die technische Umsetzung. So müssen Sie sich keine Gedanken um die Datensicherung mehr machen und können sich voll auf das Tagesgeschäft konzentrieren . Selbstverständlich stehen wir Ihnen bei Fragen und Problemen jederzeit zur Verfügung – lassen Sie sich von unserem Service überzeugen und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch!

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Topics: Office 365, Backup as a Service, Backup