Sollte Ihnen eine solche Adresszeile in Ihrer E-Mail Korrespondenz bekannt vorkommen, wird es höchste Zeit, die vielfältigen Möglichkeiten der Digitalisierung auszunutzen und sich an Applikationen zu bedienen, die eine solche umständliche und zeitintensive Kommunikation drastisch vereinfachen.

In der ganzen Microsoft Office Palette gibt es diese sehr nützlichen Funktionen, die leider nahezu niemand kennt, Ihnen aber die Arbeit drastisch erleichtern können. Im folgenden Blog Beitrag wollen wir uns einige dieser Features der Office365 Suite anschauen. 

Durch die sich immer weiter öffnenden internationalen Märkte bieten sich sowohl Grosskonzernen als auch kleinen und mittleren Unternehmen zahlreiche neue Chancen. Durch das wachsende Geschäftsumfeld haben die Firmen allerdings auch mit steigender Konkurrenz zu kämpfen. Um am Markt bestehen zu können, ist daher ein funktionierendes Echtzeit Berichtswesen nötig, denn nur so lässt sich das Unternehmen operativ und strategisch sinnvoll ausrichten.

Grosse Firmen haben damit in aller Regel kein Problem, denn sie haben die erforderlichen Ressourcen, um ein leistungsstarkes Reporting und in der Folge eine belastbare Business Intelligence (BI)-Lösung zu implementieren. Bei kleinen und mittleren Unternehmen sieht das oft anders aus, denn sie scheuen meist die hohen Kosten und setzen daher auf improvisierte Lösungen.

Schauen wir uns also an, ob es für kleinere und mittlere Unternehmen eine bezahlbare und zugleich leistungsstarke Reporting- und BI-Lösung gibt.

Angesichts der Flut an E-Mails, die jeder Arbeitnehmer täglich erhält, ist eine einfache „Archivierung“ von E-Mail Nachrichten im jeweiligen Postfach des Mitarbeitenden oder auf dem Mailserver kaum praktikabel – und entspricht natürlich nicht den gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Dass Archivierung von E-Mails notwendig ist, darüber habe ich bereits in einem früheren Blog-Beitrag geschrieben. Es bleibt also die Frage, welche Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung Unternehmen tatsächlich haben und wie es darum steht, wenn der Mailing-Server wie bei Office 365 in der Cloud steht?

Grössere Unternehmen müssen Geschäftsbücher führen, um ihre Tätigkeit belegen zu können, etwa den Steuerbehörden oder den Anteilseignern gegenüber. Die Geschäftsbücherverordnung schreibt unter anderem vor, dass betroffene Firmen Betriebsrechnungen, Bilanzen und Buchungsbelege für 10 Jahre aufbewahren müssen. Darüber hinaus muss die Geschäftskorrespondenz archiviert werden, also etwa auch E-Mails mit Angeboten und Rechnungen. Zwar hat der Gesetzgeber hier eine elektronische Archivierung für zulässig erklärt, allerdings stellt sich dabei die Frage: Wie ist eine E-Mail-Archivierung rechtlich einwandfrei umzusetzen?

Die Technologie verändert sich rasant und bringt damit neue Opportunitäten für Geschäftsmodelle und Zusammenarbeit. Das New World of Work Konzept (NWOW) fördert einen orts- und zeitunabhängigen Arbeitsstil für eine noch höhere Produktivität.

Nebst dem Betriebssystem Windows gehören die Office-Anwendungen von Microsoft in den meisten Unternehmen fest zur Standardsoftware, die für die Mitarbeiter bereitgestellt wird. Seit 2011 stehen Firmen allerdings nicht nur verschiedene Versionen des Office-Pakets zur Wahl, sondern auch ein ganz neues Lizenzierungsmodell: Office 365. Wir werden oft angefragt, was in diesem Lizenzierungsmodell alles dabei ist und was für unterschiedliche Versionen es gibt. Grund genug einen Blog-Artikel darüber zu schreiben.

Wieder gibt es ein neues Mitglied in der Microsoft Office365 Familie. Nach Microsoft Teams wird die Palette bald mit Microsoft StaffHub erweitert. Ja, es wird langsam etwas verwirrend, das merken wir auch. Doch die Tools fördern Kollaboration und erhöhen die Produktivität – davon kann man doch eigentlich nie genug haben. 

Den ganzen Tag im Büro zu sitzen, das entspricht für viele Mitarbeiter schon lange nicht mehr dem Arbeitsalltag. Meetings, Treffen mit Kollegen im Aussendienst oder Kunden, Konferenzen, Geschäftsreisen, Home-Office – gearbeitet wird inzwischen fast überall. Mit Office 365 und SharePoint hat Microsoft Unternehmen und Angestellten dafür die nötigen Werkzeuge in die Hand gegeben. Jetzt setzen die Redmonder zum nächsten grossen Sprung an: Mit Microsoft Teams soll die Vernetzung der einzelnen Mitarbeiter vereinfacht werden, sodass sich Ideen, Projekte und Informationen ganz einfach und vor allem ganz nach den aktuellen Bedürfnissen zusammenführen lassen. Die Lösung hat eine gewisse Ähnlichkeit mit Slack. Grund genug über die Preview-Version einen Blog zu schreiben.

Auch abseits des Pokémon-Go-Hypes, explodierender Smartphone-Akkus und selbstfahrender Autos gibt es viele weitere interessante Trends rund um das Thema IT und Digitalisierung. Wer beispielsweise wissen will, was in Sachen Cloud & Co. gerade läuft, wird geradezu mit Informationsangeboten überflutet. Aber wo findet man die wirklich nützlichen und relevanten Informationen mit Mehrwert zu diesem Themenkomplex? Wo also steckt das Insiderwissen? So geht es mir.

Der Zugriff auf Daten und Anwendungen von Microsoft Office 365 über das Web ist denkbar einfach. Im einfachsten Fall reichen ein Webbrowser, ein Benutzername, ein Passwort und ein beliebiges Endgerät. Die Cloud macht es uns möglich mobil zu arbeiten. Doch wie steht es um die Sicherheit und den Zugriff auf geschäftskritische Daten? Reichen die "Boardmittel"? Meine Erfahrung sagt mir nein. Es sind weitere Sicherheitsmassnahmen notwendig. Folgen Sie meinem Exkurs. Es wird etwas technisch, aber es lohnt sich sicher.