Studien zeigen, dass auch heutzutage noch bis zu dreissig Prozent der Arbeitszeit damit verbracht wird, um nach Informationen und Dokumenten zu suchen. Im Durchschnitt verlieren Mitarbeitende so mehr als einen Arbeitstag in der Woche. In vielen Fälle bleibt die Suche sogar erfolglos und das Dokument wird noch einmal erstellt.

Oft sind Unternehmensdaten mehrfach an verschiedenen Orten auf Laufwerken und allenfalls sogar noch auf der eigenen Festplatte abgelegt. Zusätzlich werden Dokumente per E-Mail oder Filesharing-Dienste an Kollegen oder externe Partner und Lieferanten weitergegeben. Der Zugriff auf diese Daten ist dann für die Mitarbeitenden oft sehr mühsam, wenn sie von ausserhalb, beispielsweise im Homeoffice, arbeiten.

Spätestens seit der Pandemie ist uns bewusst geworden, wie wichtig die Zusammenarbeit und der Austausch im Projekt auch auf räumliche Distanz ist und welche Herausforderungen dies an die Projektmitarbeitenden stellt.   

Das Wort Collaboration existiert nicht erst seit den letzten Jahren. Sehr häufig wird der Begriff auf die Kollaboration mit den Deutschen zur Zeit des Zweiten Weltkrieges, in den vom nationalsozialistischen Deutschland besetzten Ländern Europas und an weiteren Kriegsschauplätzen zwischen 1939 und 1945 bezogen (NS-Kollaboration).  

Wie arbeiten wir heute effizient und erfolgreich in Projekten zusammen? Google liefert mir knapp 18 Millionen Einträge zum Begriff Collaboration. 

Die Produktivitäts-Software SharePoint von Microsoft erschien erstmals im Jahre 2001 und wurde seither von den IT-Abteilungen zahlreicher Unternehmen rund um den Globus selber gehostet und betreut. In deren Intranet-Umgebungen bietet sie leistungsfähige Funktionen für das Projektmanagement, die Datenablage, das Content- und Dokumentenmanagement sowie die teamorientierte Zusammenarbeit.

Die älteste, im März 2023 gerade noch im Support befindliche Ausgabe von SharePoint war die Version 2013, deren Lebenszyklus am 11. April 2023 ihr Ende erreicht hat. Nutzer der späteren Versionen 2016 und 2019 können sich zwar noch einige Jahre der Update-Lieferungen von Microsoft sicher sein, müssen jedoch ebenso in die Zukunft blicken. Und diese führt in die Cloud und zu Microsoft 365 inklusive SharePoint Online, Teams und OneDrive.

Dass das Konzept hinter SharePoint keine Modeerscheinung war, zeigt seine über zwei Jahrzehnte währende Erfolgsgeschichte. Langjährige Administratoren und Nutzer haben einen grossen Erfahrungsschatz gesammelt. Hier kommen natürlicherweise Kritik und Verbesserungswünsche ans Licht, weshalb die Anwender grosse Hoffnungen in neue Versionen legen. Steht nun die Migration von einer intern gehosteten Umgebung in die Cloud an, liegen den Nutzern Fragen hinsichtlich neuer Funktionen, Anwenderfreundlichkeit und Sicherheit auf der Seele. Wir haben häufig gestellte Wünsche aus der Perspektive eines künftigen SharePoint-Online-Nutzers gesammelt und diese anhand unserer Expertise beantwortet. Da SharePoint im Unternehmenseinsatz nicht alleine ist, beziehen sich einige der folgenden Antworten auf das Zusammenspiel mit Teams und OneDrive. Zusammen mit weiteren Anwendungen aus der Microsoft 365-Familie bilden SharePoint Online, Teams und OneDrive die Grundlage einer leistungsstarken und effizienten Kollaborationsplattform.

Ob Termine, die Themen für das nächste Meeting oder die anstehenden Projekte der nächsten Wochen – Listen sind im Arbeitsleben allgegenwärtig. Das ist auch nicht weiter verwunderlich, denn sie machen vieles leichter und ermöglichen es, Informationen kompakt und übersichtlich darzustellen. Betrachtet man aber die technische Seite, waren Listen eher nur eine Nebensache, die bei Programmen wie Excel, Word oder OneNote eben „dazugehört“.

Das ändert sich nun, denn Microsoft hat unter dem ebenso einfachen wie passenden Namen „Lists“ eine neue App angekündigt, bei der es ausschliesslich um Listen geht. Hier erfahren Sie, was in der neuen Anwendung steckt – und ob es sich lohnt, von den gewohnten Tools auf das neue Angebot von Microsoft umzusteigen. Einen sehr guten ersten Eindruck liefert auch das Ankündigungsvideo, das Microsoft zu Lists veröffentlicht hat.

Im heutigen Arbeitsalltag ist es kaum noch vorstellbar, einsam vor sich hinzuarbeiten, ohne sich über Projekte, Fortschritte und Termine mit den Kollegen auszutauschen. Da mittlerweile auch immer häufiger über Standorte und Abteilungen hinweg Arbeitsgruppen und Teams gebildet werden, ist eine Software notwendig, die die erforderlichen Funktionen zur Kommunikation und zum Austausch bietet – wie etwa Microsoft Teams. Das Tool, das Teil von Microsoft 365 ist, ermöglicht mit Hilfe von Chats, Konferenzen, der Bereitstellung von Dateien und Verknüpfungen eine reibungslose Zusammenarbeit. Aber Teams kann noch sehr viel mehr – vor allem dann, wenn man ihm mit einigen zusätzlichen Apps etwas auf die Sprünge hilft. Welche Anwendungen besonders lohnenswert sind, um die Funktionen von Teams sinnvoll zu erweitern, erfahren Sie hier!