UPGREAT Blog

Wöchentliche Beiträge über IT Praxis, Cloud, Outsourcing und mehr

Microsoft Teams kann mehr – mit den richtigen Apps

Im heutigen Arbeitsalltag ist es kaum noch vorstellbar, einsam vor sich hinzuarbeiten, ohne sich über Projekte, Fortschritte und Termine mit den Kollegen auszutauschen. Da mittlerweile auch immer häufiger über Standorte und Abteilungen hinweg Arbeitsgruppen und Teams gebildet werden, ist eine Software notwendig, die die erforderlichen Funktionen zur Kommunikation und zum Austausch bietet – wie etwa Microsoft Teams. Das Tool, das Teil von Office 365 ist, ermöglicht mit Hilfe von Chats, Konferenzen, der Bereitstellung von Dateien und Verknüpfungen eine reibungslose Zusammenarbeit. Aber Teams kann noch sehr viel mehr – vor allem dann, wenn man ihm mit einigen zusätzlichen Apps etwas auf die Sprünge hilft. Welche Anwendungen besonders lohnenswert sind, um die Funktionen von Teams sinnvoll zu erweitern, erfahren Sie hier!

Teams Manager

Microsoft Teams nutzt sogenannte Kanäle, um die verschiedenen Chats zu organisieren. So sollte es zum Beispiel für ein bestimmtes Projekt immer nur einen Kanal geben. Das Problem ist allerdings, dass die Benennung und der Aufbau der Kanäle dem Ersteller überlassen bleiben, sodass es meist keine einheitlichen Strukturen gibt. Mit dem Teams Manager ist damit Schluss, denn er ermöglicht es, Vorlagen zu erstellen und Richtlinien zur Benennung und Governance von Kanälen festzulegen. Darüber hinaus bietet die App eine Freigabe-Funktion, über der sich die Erstellung neuer Kanäle steuern lässt.

Microsoft Stream

Diese App erlaubt es Ihnen, zuvor von Mitarbeitenden aufgezeichnetes Videomaterial freizugeben und anzuzeigen. Auf diese Weise können verschiedenste Inhalte archiviert und in der Folge zugänglich gemacht werden – dass es für so eine App zahllose Anwendungsbereiche gibt, ist wohl offensichtlich. So wäre es zum Beispiel denkbar, eine Schulung aufzuzeichnen, um sie über Teams allen neuen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Oder Sie zeichnen ein Meeting auf, sodass alle, die den Termin nicht wahrnehmen konnten, trotzdem auf dem neuesten Stand sind.Neuer Call-to-Action

Polly

Welche Lösung ist die bevorzugte? Wann soll das nächste Meeting stattfinden? Wer sollte mit zum Kundentermin? Solche und ähnliche Fragen können einen Chat schnell unübersichtlich werden lassen – insbesondere dann, wenn er viele Mitglieder hat. Aber das muss nicht sein, denn es gibt Polly. Mit dieser App können Sie schnell und einfach Umfragen in Teams-Kanälen anlegen. Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche gelingt das mit wenigen Klicks, und die Umfrage verhindert eine endlose Diskussion über die beste Option bei der anstehenden Frage.

Template Chooser

Vorlagen können viele Arbeitsabläufe deutlich erleichtern und beschleunigen. Ganz gleich, ob Sie eine Nachricht verschicken wollen, um an einen Termin zu erinnern, oder die Dokumente für einen Abschlussbericht für die Abteilung zusammenstellen möchten – mit den richtigen Vorlagen ist die Arbeit sehr viel schneller erledigt. Je mehr Vorlagen zur Verfügung stehen, desto unübersichtlicher wird allerdings auch die Auswahl, und irgendwann verbringen Sie mehr Zeit mit der Suche als mit der eigentliche Erstellung des Dokuments. Mit dem Template Chooser von officeatwork gibt es aber eine Lösung, mit der sich die Vorlagen sehr viel besser organisieren lassen. So können Sie zum Beispiel bestimmte Vorlagen in Bibliotheken zusammenfassen, ausserdem gibt es eine Schlagwortsuche, die die Auswahl deutlich vereinfacht.

Telefoniere mit Teams

Mural

Die App Mural bietet eine visuelle Arbeitsfläche, auf der alle Mitglieder des Kanals gemeinsam und in Echtzeit arbeiten können. Das ist ideal, wenn Sie beispielsweise Ideen für ein Projekt sammeln wollen, eine Zuordnung im Team klären möchten oder ein wichtiger Sachverhalt grafisch verdeutlicht werden muss. Zudem ist Mural eine perfekte Ergänzung für Konferenzen, da sich auf der Arbeitsfläche Ideen und Vorschläge aufzeigen, erklären und anpassen lassen.

OneNote

Die App OneNote schlägt in eine ähnliche Kerbe wie Mural, allerdings ist sie eher auf den persönlichen Gebrauch ausgerichtet. Sie dient als eine Art virtuelles Notizbuch, in dem sich Ideen, Skizzen und Vermerke festhalten und organisieren lassen. In OneNote ist es möglich, verschiedene Medien wie etwa Video- und Audioinhalte zu kombinieren, ausserdem können Sie Notizen kennzeichnen, gliedern und mit anderen teilen. So geht nichts mehr verloren und Sie können Ihre Notizen gleich als Grundlage nutzen, um „professionellere“ Dokumente zu erstellen, zum Beispiel für eine Präsentation.

Webinar zum Thema Office 365 - Teams entdecken

Das volle Potential von Teams ausschöpfen 

Wenn Sie mehr aus Teams herausholen wollen, werfen Sie doch einfach einmal einen Blick auf die verfügbaren Apps. Aber diese Erweiterungen alleine helfen nicht – Sie müssen auch Ihre Arbeitsweisen anpassen, um das ganze Potential von Teams zu nutzen. Und da kommt UPGREAT mit dem Modern Workplace ins Spiel: Wir helfen Ihnen bei der digitalen Transformation, indem wir Ihnen unter anderem die passenden Apps und Arbeitsabläufe für Ihr Unternehmen vorschlagen, um die Arbeit effizienter zu gestalten. Selbstverständlich fliessen dabei nicht nur unsere Erfahrung und unser Know-how ein, sondern auch die individuellen Voraussetzungen und Bedürfnisse Ihrer Firma – denn nur so erhalten Sie die perfekte Lösung für sich. Lassen Sie sich von unseren Leistungen und unserem Service überzeugen und vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit einem unserer Experten!

Kontaktieren Sie uns

Topics: Office 365, Microsoft Teams