Wir sind es uns gewohnt, dass unser Firmnename zu Verwechslungen führt. Oft wird UPGREAT als UPGRADE verstanden. Dies können wir z.B. aus der Google-Analyse herauslesen. Diese Verwechslung hat etwas Wahres, kreieren wir doch mit unseren Leistungen ein "Upgrade" für die jeweilige IT-Umgebung. 

Auch in der IT-Welt gibt es viele Begriffe die Verwirrung stiften oder für Unsicherheit sorgen können. So zum Beispiel auch „Update“ und „Upgrade“. Hier gibt es aber eine klare Definition, allerdings kennen nur die Wenigsten den Unterschied zwischen einem Update und einem Upgrade und häufig werden die Ausdrücke sogar synonym verwendet. Aber mit diesem Blogbeitrag ist Schluss mit der Verwirrung, denn er bringt Licht in den Update- und Upgrade-Dschungel.

Durch die sich immer weiter öffnenden internationalen Märkte bieten sich sowohl Grosskonzernen als auch kleinen und mittleren Unternehmen zahlreiche neue Chancen. Durch das wachsende Geschäftsumfeld haben die Firmen allerdings auch mit steigender Konkurrenz zu kämpfen. Um am Markt bestehen zu können, ist daher ein funktionierendes Echtzeit Berichtswesen nötig, denn nur so lässt sich das Unternehmen operativ und strategisch sinnvoll ausrichten.

Grosse Firmen haben damit in aller Regel kein Problem, denn sie haben die erforderlichen Ressourcen, um ein leistungsstarkes Reporting und in der Folge eine belastbare Business Intelligence (BI)-Lösung zu implementieren. Bei kleinen und mittleren Unternehmen sieht das oft anders aus, denn sie scheuen meist die hohen Kosten und setzen daher auf improvisierte Lösungen.

Schauen wir uns also an, ob es für kleinere und mittlere Unternehmen eine bezahlbare und zugleich leistungsstarke Reporting- und BI-Lösung gibt.

Angesichts der Flut an E-Mails, die jeder Arbeitnehmer täglich erhält, ist eine einfache „Archivierung“ von E-Mail Nachrichten im jeweiligen Postfach des Mitarbeitenden oder auf dem Mailserver kaum praktikabel – und entspricht natürlich nicht den gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen. Dass Archivierung von E-Mails notwendig ist, darüber habe ich bereits in einem früheren Blog-Beitrag geschrieben. Es bleibt also die Frage, welche Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung Unternehmen tatsächlich haben und wie es darum steht, wenn der Mailing-Server wie bei Office 365 in der Cloud steht?

Ob Kleinbetrieb mit 20 Mitarbeitern oder Grosskonzern mit hunderten oder sogar tausenden Angestellten – die Verwaltung der Softwarelizenzen wird für die IT-Abteilungen eine immer grössere und komplexere Aufgabe. Das liegt zum einen an der Vielzahl der Anbieter, mit denen Lizenzverträge geschlossen werden müssen, zum anderen aber auch an der kaum vereinheitlichten Struktur dieser Verträge. Hinzu kommt, dass die Software-Anbieter immer häufiger Audits durchführen, um eine lizenzkonforme Nutzung durch die Vertragspartner sicherzustellen.

Diese Mischung aus wachsender Komplexität und stärkeren Kontrollen kann viele Unternehmen schnell überfordern – und im schlimmsten Fall durch Geldstrafen und Nachzahlungen sehr teuer werden. Es stellt sich also die Frage: Wie kann man sich vor diesen Folgen schützen?

Grössere Unternehmen müssen Geschäftsbücher führen, um ihre Tätigkeit belegen zu können, etwa den Steuerbehörden oder den Anteilseignern gegenüber. Die Geschäftsbücherverordnung schreibt unter anderem vor, dass betroffene Firmen Betriebsrechnungen, Bilanzen und Buchungsbelege für 10 Jahre aufbewahren müssen. Darüber hinaus muss die Geschäftskorrespondenz archiviert werden, also etwa auch E-Mails mit Angeboten und Rechnungen. Zwar hat der Gesetzgeber hier eine elektronische Archivierung für zulässig erklärt, allerdings stellt sich dabei die Frage: Wie ist eine E-Mail-Archivierung rechtlich einwandfrei umzusetzen?