Die Organisation von Arbeitsabläufen und die Optimierung dieser ist in jedem Unternehmen ein wichtiges Thema. Verbesserte Kommunikation sowie geordnete Prozesse sparen Arbeitszeit und minimieren Fehlerquellen. Im Zuge der Digitalisierung haben sich viele Programme mit dem Versprechen hervorgetan, in diesem Bereich für Abhilfe zu schaffen.
In das Segment der Kollaborationssoftware lässt sich auch Teams von Microsoft einordnen. Wachsende Nutzerzahlen und stetig neue Features belegen, dass Microsoft im Gegensatz zur Konkurrenz den richtigen Weg eingeschlagen hat. Doch geht es weiter und warum und mit welcher Absicht?
Ein toller Werdegang
In März 2019 jährte sich gemäss einem Blog von Microsoft der weltweite Start von Teams zum zweiten Mal. Wir finden, das ist ein guter Zeitpunkt, um über die Entwicklung der letzten zwei Jahre zu schreiben. 2017 hatte Microsoft Teams als neuer Knotenpunkt für die Teamarbeit im Microsoft 365 eingeführt, um Arbeitsgruppen einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit bei Chats, Besprechungen, Dateien und Tools von Drittanbietern zu bieten. Im Jahr 2018 hatte Microsoft die Vision für die intelligente Kommunikation in Teams vorgestellt und umgesetzt. Dazu wurden Meetings und Anrufe in den Service eingebracht. Über 700 Millionen Information Worker können den Service aus MIcrosoft 365 nutzen. Noch tun es nicht alle die es könnten. Das Potenzial ist riesig und beginnt damit, sich Gedanken zum eigenen Arbeitsstil mit E-Mail und Datei-Ablage zu machen. Bald werden mit Enterprise Connect weiter Nutzergruppen dazukommen. Mehr als 2 Milliarden Firstline-Mitarbeitende in service- und aufgabenorientierten Funktionen sollen mit Teams unterstützt werden und vertikale Branchenlösungen aus den Bereichen Einzelhandel, Restauration, Bildung und Gesundheitswesen optimieren.
Den Arbeitsalltag mit Microsoft Teams organisieren
Die vier zentralen Funktionen von Microsoft Teams sind der Chat, die Teams und Termine sowie die Dateien. Für die Verbesserung der internen Kommunikation sind Chatkanäle sehr gut geeignet. Microsoft Teams erlaubt es, eigene Kanäle für bestimmte Gruppen einzurichten. Dies können beispielsweise Abteilungen, Projektteams oder nach anderen Faktoren zusammengestellte Gruppen sein. 2019 werden sichere private Kanäle folgen. Dies erlaubt es, auch innerhalb von Gruppen einzelne private Nachrichten an ausgewählte Mitglieder zu senden. Dies wird noch mehr Individualität und Möglichkeiten für die Kommunikation bereitstellen.
Ein grosser Vorteil von Microsoft Teams ist die Multiplattformfähigkeit. Das Programm ist mit Windows, macOS, iOS und Android kompatibel. Dies erlaubt es, Microsoft Teams auf Computern aller Art, Tablets sowie auch Mobiltelefonen zu installieren. Alle relevanten Informationen stehen somit direkt und jederzeit zur Verfügung – unabhängig vom Aufenthaltsort des Mitarbeiters. Sofern ein Zugang zum Netzwerk vorhanden ist, wird der Austausch von Informationen möglich.
Die Stärke von Teams: Kommunikation
Kommunikation spielt eine wichtige Rolle, wenn Abläufe in Unternehmen verbessert werden sollen. Dies hat Microsoft erkannt und den Fokus auf diesen Bereich gelegt. Neben dem klassischen Textchat gibt es noch mehrere andere Möglichkeiten, mit den Kollegen in Kontakt zu treten. So bietet Teams ein System für das Instant Messaging, hat VoIP für Telefonate integriert und ermöglicht Videokonferenzen. Im September 2017 wurde Skype for Business übernommen, sodass die von dort bekannten Funktionen auch in Teams zur Verfügung stehen. Demnächst wird es in Teams auch erweiterte Funktionen für Meetings geben. Dann werden cloudbasierte Chats und Konferenzen möglich sein, sodass die Infrastruktur von Microsoft zur Verfügung steht, was die Integration weiter erleichtert. Ebenfalls mithilfe der Cloud werden die Funktionen von Voicemail erweitert. Alle Eigenschaften von Voicemail werden bald für Skype für Business und Lync Server bereitstehen.
Alles spricht Teams: Der Marktplatz an Geräten die Teams integriert haben wächst ständig
Interaktion und Integration – Teams bietet viele Möglichkeiten
Neben der Kommunikation ist das zentrale Bereitstellen von Informationen eine wichtige Funktion von Teams. Digitale Daten aller Art lassen sich zu Unterhaltungen oder Gruppen hinzufügen. So werden relevante Informationen, die für Projekte, Besprechungen oder aus anderen Gründen benötigt werden, den passenden Personenkreisen zugängig gemacht. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch der Kalender. Dieser ist voll in Microsoft Teams integriert. Der Kalender wird im April 2019 erweitert und baut auf dem bisherigen Teilbereich Meeting auf. Der Kalender bietet die Möglichkeit, Zeitpläne, Treffen, Deadlines und alle anderen wichtigen Termine einzutragen.
Das Microsoft Whiteboard ist ein weiteres Instrument, mit dem Gruppen kommunizieren können. Es lässt sich in Teams integrieren und erlaubt es, Informationen aller Art komplett ohne Einschränkungen zu teilen. Mehrere Mitarbeiter greifen simultan auf das Whiteboard zu und steuern eigene Ideen zur Gruppenarbeit hinzu. Das Whiteboard lässt sich für Brainstormings und ähnliche Kollaborationsaufgaben nutzen. Demnächst wird das Whiteboard auch für die mobilen Versionen von Teams zur Verfügung stehen.
Mit dem Whiteboard können Teams noch kreativer zusammenarbeiten, ohne dafür extra zusammen zu kommen
Was Teams von Microsoft für die Organisation in Unternehmen prädestiniert, ist neben den vielen Kommunikationsmöglichkeiten auch die einfache Integration. Die Nutzeroberfläche ist sehr intuitiv und gefühlt handelt es sich um eine Erweiterung der Desktopoberfläche von Windows. Dazu sind die einzelnen Apps sehr einfach zu bedienen und sind in dieser Form bereits seit langem bekannt. Das Prinzip eines Terminkalenders oder eines Textchats beispielsweise ist in der Regel jedem Computernutzer bekannt.
Im Unternehmen Kollaborationssoftware integrieren – mithilfe von UPGREAT
Microsoft Teams stellt eine Möglichkeit dar, den Workflow zu verbessern. Durch die Kombination aus zentraler Ablage für Daten und Informationen, umfangreichem Kommunikationsprogramm und einfach zu integrierender Software ist Teams eine ideale Plattform für die Optimierung der Arbeitsprozesse in Unternehmen. Die Strategie von Microsoft, Teams nach und nach zu erweitern, unterstreicht die Zukunftsfähigkeit der Software.
Eine der Funktionen von UPGREAT ist es, Unternehmen bei der Optimierung von Arbeitsabläufen durch die Integration von digitaler Technik zu helfen. UPGREAT beschäftigt sich beispielsweise schon lange mit der Verbesserung des Workflows in Unternehmen. Die passenden digitalen Produkte, die entsprechend den Bedürfnissen integriert werden, erlauben es Unternehmen, sich auf ihre eigentlichen Kernaufgaben zu konzentrieren. So hilft UPGREAT, den Aufwand für die Arbeitsorganisation zu senken und die Unternehmensressourcen effektiver zu nutzen.
