„Stürmt es im August, gibt es weder Wein noch Most.“ Diese und ähnliche Bauernweisheiten haben Landwirten über Jahrhunderte geholfen, gute Erträge zu erzielen. Denn sie beschreiben Gesetzmässigkeiten, auf die man sich verlassen kann. In der IT gibt es ebenfalls solche Regeln, etwa „Never touch a running system.“ Aber sind diese Regeln wirklich verlässlich? Wo liegen die Risiken – und woher kommen diese „IT-Weisheiten“ eigentlich? In diesem sowie im nächsten Blogbeitrag wollen wir Ihnen einige der bekanntesten Faustregeln aus der IT vorstellen.
Das Pareto-Prinzip
Die nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto benannte Regel ist nicht speziell auf die IT gemünzt, denn sie entstand zu Beginn der Industrialisierung in Italien. Ursprünglich hatte Pareto die Verteilung von Bodenbesitz in Italien untersucht und festgestellt, dass 80 Prozent des Landes im Besitz von 20 Prozent der Bevölkerung waren. Daraus entwickelte er das nach ihm benannte Prinzip, das besagt: 80 Prozent einer Aufgabe lassen mit nur 20 Prozent der Gesamtmittel erledigen, während für die restlichen 20 Prozent der Aufgabe 80 Prozent der Mittel nötig sind.
Mit der Zeit zeigte sich, dass sich das Pareto-Prinzip auf sehr viele verschiedene Bereiche anwenden liess. So ist es beispielsweise im Normalfall so, dass rund 80 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens mit 20 Prozent der Produkte beziehungsweise 20 Prozent der Kunden erzielt werden. Nach und nach gewann das auch als „80-zu-20-Regel“ bezeichnete Prinzip vor allem im Zeitmanagement und in der IT an Bedeutung. So wird es zum Beispiel angewandt, wenn wachsende Aufgaben mit gleichbleibenden oder sogar gesunkenen Ressourcen zu stemmen sind. Dies war etwa 2007 bei einem Mobilfunkanbieter der Fall, der die wachsenden Anforderungen an die IT-Abteilung in Sachen Neu- und Weiterentwicklung der Systeme mit Hilfe des Pareto-Prinzips bewältigte. Die Projektmanager hatten die Möglichkeit, den Umfang der Projekte an die verfügbaren Ressourcen anzupassen – so konnte sich die IT-Abteilung auf die wirklich drängenden Probleme konzentrieren und trotz höherer Anforderungen sämtliche wichtigen Aufgaben erledigen.
Das Pareto-Prinzip hat allerdings auch seine Tücken, leider wird es immer wieder falsch interpretiert oder falsch verstanden. Gerade die Zahlen führen häufig zu Verwirrung, denn im Geiste werden die 80 und die 20 Prozent einfach zu 100 Prozent addiert. So kommt dann der Irrglaube auf, man könne mit 20 Prozent Einsatz 100 Prozent des gewohnten Ergebnisses erreichen – tatsächlich sind es aber nur 80 Prozent. Hinzu kommt, dass die „aufwändigen“ 20 Prozent des Ergebnisses oft vernachlässigt werden, schliesslich erreicht man ja mit wenig Einsatz schon das Wichtigste. Allerdings gehören natürlich auch die weniger produktiven Teile der Aufgaben zum beruflichen Alltag, ohne die ein effektives Arbeiten nicht möglich ist. Das Pareto-Prinzip kann also durchaus helfen, den Einsatz der vorhandenen Ressourcen effizienter zu gestalten – es muss jedoch richtig angewandt werden und darf nicht als Einladung dienen, sich nur noch auf die essentiellen Aufgaben zu konzentrieren.
Das Magische Viereck
Das Magische Viereck ist ein Konzept, das eigentlich aus der Volkswirtschaft stammt und dort das Verhältnis zwischen den volkswirtschaftlichen Zielen Preisstabilität, hoher Beschäftigungsstand, Gleichgewicht im Aussenhandel und stetiges Wirtschaftswachstum beschreibt. Die Ziele sind dabei gleichberechtigt, stehen zum Teil aber im Widerspruch zueinander, weshalb sie sich kaum alle zugleich erfüllen lassen. Man spricht daher auch vom „Teufelsviereck“.
Diese nüchterne Betrachtung teils gegensätzlicher Ziele lässt sich gut auf betriebswirtschaftliche Ziele übertragen. Der Informatiker Harry Sneed ersetzte die Ziele aus der Volkswirtschaft durch Kosten, Zeit, Qualität und Inhalt. Diese vier Kenngrössen sind im Grunde genommen für jedes Projekt wichtig, lassen sich aber nicht alle zugleich erreichen. Gerade bei Veränderungen während eines Projekts kann die Betrachtung dieser vier Ziele aber helfen, das Wesentliche im Blick zu behalten. Muss ein Projekt zum Beispiel früher als geplant abgeschlossen werden, verschiebt sich das Viereck in Richtung Zeit. Dementsprechend müssen bei Inhalt, also beim Umfang des Projekts, bei der Qualität und bei den Kosten Abstriche gemacht werden. Wo genau der „Rotstift“ angesetzt wird, liegt dann im Ermessen des Projektleiters.
Grundsätzlich ist das Magische Viereck sehr gut dazu geeignet, den Stand von Projekten regelmässig zu überprüfen. Sind die gesetzten Ziele in allen vier Bereichen erfüllt? Haben sich die Ziele womöglich in eine Richtung verschoben? Sind die Fortschritte in allen Bereichen ähnlich oder hinkt ein Bereich hinterher? Diese und ähnliche Fragen lassen sich mit dem Magischen Viereck gut beantworten. Zudem birgt das Teufelsviereck trotz des Namens praktisch kein Risiko, denn es zeigt lediglich Probleme auf – die Lösungen müssen im Anschluss selbst erarbeitet werden. Damit ist es perfekt geeignet, um den Status eines Projekts möglichst wertneutral zu prüfen.
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