Die Aufgaben der IT-Abteilung im Unternehmen haben sich im Laufe der Jahre stark verändert – neue Themen sind hinzugekommen, alte Bereiche sind zum Teil weggefallen. Eines hat sich in dieser Zeit aber kaum verändert: die Sonderstellung der IT im Unternehmen. Da die von der Abteilung entwickelten Lösungen nur für Fachleute wirklich verständlich sind, bleibt die IT für die Geschäftsführung oft eine vollkommen undurchschaubare „Black Box“. Das macht es der IT leider sehr schwer, den Wert der Abteilung innerhalb der Firma zu kommunizieren – und in Zeiten, in denen „klassische“ IT-Aufgaben wie Wartung oder Datenverwaltung zunehmend ausgelagert werden, kann das zu einem Problem werden. Wie also lassen sich Mitarbeitende und die Geschäftsführung von den Leistungen der IT-Abteilung überzeugen?
Die richtigen Worte öffnen Türen
Ein ganz wichtiger Punkt für die meisten IT-Abteilungen ist die Kommunikation. Diese läuft nämlich viel zu oft auf einer völlig falschen Ebene ab. IT-Fachleute sind es gewohnt, sich mit technischen Lösungen zu den verschiedensten Problemen zu befassen. Daher neigen sie dazu, Massnahmen und Vorhaben ebenfalls aus technischer Sicht zu beschreiben. Innerhalb der Abteilung mag dieses Vorgehen sinnvoll sein, aber sobald ein Aussenstehender am Gespräch beteiligt ist, wird dieser vermutlich nur noch Bahnhof verstehen. Soll der Geschäftsführung also zum Beispiel ein Plan für die Umstellung auf eine bestimmte Software vorgestellt werden, ist es nicht zielführend, über die technischen Aspekte dieser Umstellung zu referieren. Das wäre letztlich Zeitverschwendung, denn die Entscheidungsträger verstehen nicht, worum es wirklich geht, und können dementsprechend nicht sinnvoll über die Pläne entscheiden.
Die IT sollte sich in der Kommunikation ausserhalb der Abteilung also einer Sprache bedienen, die die anderen Mitarbeitenden auch verstehen. Statt die technischen Vorteile einer IAM-Lösung zu präsentieren, sollte es stattdessen besser um Themen wie Risikovermeidung, Kosteneinsparung, Compliance und Ähnliches gehen. Mit diesen Begriffen kann die Geschäftsführung etwas anfangen und die Massnahmen und ihre Wirkung werden plötzlich greifbar.
Die IT wird Teil des Business
Mit einer klaren Kommunikation lässt sich auch gleich das zweite Problem angehen, mit dem viele IT-Abteilungen zu kämpfen haben: Sie werden als Teil des Business gesehen und sollen daher zum Wertschöpfungsprozess beitragen. Durch den Wegfall und die Auslagerung klassischer Aufgaben der IT, wie etwa die Wartung der Systeme, die Datenverwaltung oder der Kundenservice, stehen die Abteilungen vermehrt in der Pflicht, „ihren Beitrag“ zur Geschäftstätigkeit zu leisten.
In den meisten Fällen kann die IT aber nur unterstützend eingreifen, um beispielsweise die technischen Voraussetzungen für eine Marketing-Kampagne zu schaffen. Hierfür ist eine engere Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen nötig – und da hilft natürlich eine klare Kommunikation.
Zudem muss sich die IT-Abteilung weiterentwickeln, um nicht mehr als reiner „Problemlöser“ zu fungieren, sondern Teil der strategischen Ausrichtung des Unternehmens zu werden. Dazu gehört unter anderem, dass die IT nicht mehr nur „auf Zuruf“ arbeitet, sondern selbst aktiv wird, um bestehende Probleme zu lösen und eigene Ansätze zu entwickeln. So wäre es beispielsweise denkbar, dass die IT-Abteilung die Einführung eines Single-Sign-on-Systems plant, um die Arbeitsabläufe reibungsloser zu gestalten und so die Effizienz zu erhöhen.
Leistungen müssen sich überprüfen lassen
Der dritte wichtige Schritt wird vielen IT-Abteilungen sicher etwas schwerfallen, denn sie müssen ihre Sonderstellung im Unternehmen aufgeben – zumindest zum Teil. Wie eingangs erwähnt, ist die IT für den Rest des Unternehmens oft eine Black Box, über die nicht viel bekannt ist. Das bedeutet leider häufig auch, dass die Kosten innerhalb der IT-Abteilung nur unzureichend erfasst und zugeordnet werden. Ein wirksames Controlling ist so natürlich nicht möglich.
Die Zeiten, in denen die IT „einfach mal machen“ konnte und Lösungen „eben so viel kosten, wie sie kosten“, sind aber schon lange vorbei. Mittlerweile ist sie ein ganz regulärer Teil der Firma und muss daher auch zu denselben Bedingungen arbeiten. Konkret bedeutet das, dass unter anderem mit Hilfe einer Prozesskostenkalkulation die Kosten in der Abteilung erfasst und den jeweiligen Bereichen zugeordnet werden. Denn nur mit einer exakten Kostenanalyse und einem effektiven Controlling ist es möglich, die Leistungen der IT-Abteilung sinnvoll zu planen und richtig zu bewerten.
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