UPGREAT Blog

Sicherer File-Sync und Groupware: Es muss nicht immer aus dem Silicon Valley kommen

Ob Homeoffice, der schnelle Blick auf den Projektplan während der Bahnfahrt ins Büro oder letzte Korrekturen kurz vor der Präsentation beim Kunden – arbeiten lässt sich heutzutage praktisch überall. Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeitende an den Schreibtisch im Büro gefesselt waren, weil sie sonst keinen Zugriff auf wichtige Daten hatten.

Einen massgeblichen Anteil an dieser Entwicklung haben kommerzielle Cloud-Services wie zum Beispiel Dropbox oder Amazon Cloud Drive. Dank ihnen ist es möglich, den Mitarbeitenden sämtliche relevante Unternehmensdaten zur Verfügung zu stellen – ganz unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Allerdings können Sie sich mit diesen Cloud-Services auch neue Probleme ins Haus holen, vor allem in Bezug auf Datenschutz und Compliance. Mit Nextcloud gibt es inzwischen jedoch einen Anbieter mit deutschen Wurzeln, bei dem Sie die Vorteile eines Cloud-Services ohne diese Nachteile nutzen können. Schauen wir uns die Open Source Lösung genauer an.

Wieso sind die „klassischen“ Cloud-Services problematisch?

Die meisten Unternehmen sind heutzutage auf ihre Daten angewiesen. Stehen die nicht zur Verfügung, kann der Vertrieb keine neuen Angebote erstellen, Projekt- und Account-Managern fehlt praktisch die gesamte Basis für ihre Arbeit, der Kundendienst kann keine Verträge bearbeiten und, und, und.

Aus diesem Grund sehen die Mitarbeitenden der IT-Abteilung genau hin, wenn diese Daten ausgelagert und damit in die Hände eines Drittanbieters gelegt werden. Zwar werben Amazon, Microsoft & Co. damit, dass ihre Cloud-Services ebenso gut geschützt sind wie die heimischen Server – und das stimmt auch weitgehend. Trotzdem sind Cloud-Services für Unternehmen nicht unproblematisch. 

So kommen hier etwa datenschutzrechtliche Überlegungen ins Spiel. Gerade angesichts der morgen in Kraft tretenden Datenschutz-Grundverordnung der EU sollten Firmen - und wir haben mittlerweile alle gelernt, dass die EU Verordnung auch für Schweizer Unternehmen gilt - diesen Aspekt nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn mit der DSGVO drohen bei Verstössen hohe Bussgelder. Die Praxis wird zeigen wie dies angewendet und durchgesetzt wird.

Um einen Missbrauch sensitiver personenbezogener Daten zu verhindern, sollten diese möglichst auf einem Server innerhalb der EU landen, damit auch der Cloud-Anbieter an die Vorgaben der DSGVO gebunden ist. Das ist allerdings nicht bei allen Cloud-Services möglich denn nicht bei jedem Cloud-Service kann die Geo-Location eingegrenzt werden.

Ähnlich sieht es im Bereich Compliance aus. Hier können Cloud-Services aus juristischer Sicht problematisch sein. Bestimmte Daten müssen zum Beispiel bei einer Überprüfung jederzeit und sofort zur Verfügung gestellt werden können, was bei einem Cloud-Service nicht immer der Fall ist. Zudem lassen sich Aufbewahrungs- und Löschungsfristen hier unter Umständen nicht immer sauber einhalten.

Spitzentechnik made in Stuttgart

Mit Nextcloud können Sie all diese Probleme umgehen, denn bei diesem Cloud-Service werden die Daten auf Ihrem eigenen Server gespeichert oder optional in einem Data Center Ihrer Wahl. Sie haben so jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Daten, profitieren aber dennoch von den Vorteilen eines Cloud-Services. 

Herzstück des Services ist Nextcloud Files, eine Sharing-Lösung, bei der Sicherheit und Bedienungskomfort gleichermassen im Vordergrund stehen. Ein Zugriff auf die Daten ist sowohl on Premise als auch unterwegs möglich, das Client-Interface lässt sich über verschiedene Betriebssysteme wie Android, iOS und Windows ansteuern. Damit ist Nextcloud Files flexibel genug für die tägliche Arbeit und bietet dank in-Transit- sowie Server- und clientseitiger Verschlüsselung die nötige Sicherheit. Eine nutzergebundene Versionierung von Dateien und ein Workflow-Management für Administratoren sorgen ausserdem dafür, dass Daten nur berechtigten Personen zur Verfügung gestellt werden und sich Änderungen – etwa im Rahmen eines Audits – problemlos zurückverfolgen lassen.

Mit Nextcloud Talk und Nextcloud Groupware lässt sich der Service zudem noch um Audio- und Videokommunikation, eine Chat-Funktion und einen Mail-Service erweitern. Groupware bietet darüber hinaus eine Kalenderfunktion und eine Kontaktverwaltung, die selbstverständlich eine Synchronisation mit den Endgeräten der Nutzer erlauben. So läuft nicht nur der Datenaustausch, sondern der Transfer sämtlicher Informationen über ein sicheres und zuverlässiges System, das auch noch Open Scource ist und sich dementsprechend besonders leicht an bestimmte Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen anpassen lässt.

Über den Wolken – mit UPGREAT 

Wenn Sie nach der Lektüre dieses Artikels mit dem Gedanken spielen, das Daten-Hosting und -Sharing auf Nextcloud umzustellen, haben Sie mit UPGREAT gleich den passenden Partner gefunden. Unser Team hat viel Erfahrung bei der Umsetzung von Filesharing-Lösungen, zudem nehmen wir uns Zeit, um gemeinsam mit Ihnen den für Ihr Unternehmen passenden Ansatz zu finden. Im Anschluss kümmern sich unsere Fachleute um die technische Umsetzung, damit Sie den Kopf frei haben für das Tagesgeschäft. Einfacher geht IT nicht – probieren Sie es doch einfach mal aus und lassen Sie sich von unserem umfassenden Service und unserer kompetenten Beratung überzeugen!