Das neue IT-System ist eingeführt. Alle halten sich daran und speichern die Daten und Informationen am vereinbarten Ort. Kollegen kommen und gehen und neue Anforderungen tauchen auf. Nach einer Weile sind die Usanzen vergessen. Der relativ sorglose Umgang mit Speicherplatz tut das seine hinzu: Es ist ja schliesslich genug vorhanden, wieso sollte man da seine Daten organisieren oder ausmisten? Die Versuchung ist heutzutage gross, alles erst einmal auf der Festplatte, dem Smartphone oder in der Cloud zu speichern. Aber ist das wirklich nötig? Und ist diese Art, mit Daten umzugehen, nur eine „unschöne Angewohnheit“? Leider lautet die Antwort auf beide Fragen „nein“. Denn genau wie früher im Archiv Ordner mit alten Dokumenten entsorgt wurden, sollten Sie regelmässig bei Ihren Unternehmensdaten aufräumen – zum Beispiel im Rahmen eines digitalen Frühlingsputzes.
Zu viele Daten …
In Unternehmen fallen inzwischen täglich riesige Datenmengen an. Nur ist uns das oft gar nicht mehr so recht bewusst. Die Präsentation für das Meeting, die To-do-Liste für morgen, das Schreiben an den Kunden, die E-Mail an den Kollegen – all das und noch sehr viel mehr landet auf der File-Ablage des Unternehmens, im Speicher Ihres Smartphones oder in der Cloud. Das ist zunächst einmal sehr praktisch, aber mit der Zeit sammelt sich in der Regel „Datenmüll“ an. Die Verabredung mit dem Kollegen zum Mittagessen ist sicherlich kein Werk für die Ewigkeit – wieso haben Sie sie also auch nach vier Wochen noch nicht gelöscht? Meist hält einen die Bequemlichkeit von so etwas ab. Umso wichtiger ist also ein digitaler Frühlingsputz, um all die nutzlos gewordenen Daten loszuwerden.
Natürlich sollten Sie nicht anfangen, wahllos Daten zu löschen, die Ihnen auf den ersten Blick als unwichtig erscheinen. Einige Daten müssen zum Beispiel für interne Prüfungen oder aufgrund gesetzlicher Fristen über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden. Zudem werden Sie viele Daten nicht allein nutzen – fragen Sie daher bei den Kollegen nach, ob sie die Daten noch brauchen, bevor Sie sie löschen.
… und zu wenig Struktur
Wenn Sie schon dabei sind, nicht mehr benötigte Daten zu löschen, können Sie diese Gelegenheit gleich nutzen, die verbleibenden Daten neu zu organisieren. Ziel sollte es dabei sein, die Daten an möglichst wenigen Orten zusammenzuführen und dort in einer übersichtlichen Struktur anzuordnen. Verteilen Sie Ihre Daten nämlich auf verschiedenen Geräten und in der Cloud, wird es für Sie schon schwierig, den Überblick zu behalten. Braucht ein Kollege einmal Daten von Ihnen, wird er völlig aufgeschmissen sein.
Ähnlich sieht es bei der Ordnerstruktur für Dateien und Dokumente aus. Arbeiten Sie hier möglichst mit einem einheitlichen Aufbau für verschiedene Bereiche und setzen Sie auf eine einfache, leicht nachvollziehbare Struktur ohne allzu viele Ebenen. Auf diese Weise finden Sie sich schneller zurecht, was letztlich auch Ihrer Arbeitseffizienz zugutekommt. Achten Sie bei der Neuorganisation von allgemein zugänglichen Daten aber darauf, die Kollegen einzubinden, denn sonst finden nachher nur Sie sich gut zurecht. Apropos Zusammenarbeit mit Kollegen: Mein derzeitiger Favorit ist Microsoft Teams. Dateien, Messaging, Notizen, etc. sammeln sich an einem Ort. Florian Schmidt hat über Teams einen Blog geschrieben.
Passwörter erneuern
Im Rahmen des digitalen Frühlingsputzes - dieser ist an keine Jahreszeit gebunden - lohnt es sich auch, sich einmal die Passwörter genauer anzuschauen. Viel zu oft ist es der Fall, dass ein Mitarbeiter für sämtliche Zugänge dasselbe Passwort verwendet – und das ist hinsichtlich der Sicherheit alles andere als ideal. Oft wird zwar das Argument vorgeschoben, dass man sich die grosse Zahl an benötigten Passwörtern unmöglich merken kann, wenn man jedes Mal ein neues Passwort wählt. Aber das ist letztlich ein Scheinargument, denn mit ein paar Tricks ist das durchaus möglich.
Sätze, die zu Passwörtern abgekürzt werden, sind in diesem Zusammenhang besonders praktisch. So liesse sich etwa der Satz „Ich rufe morgens im Büro meine E-Mails ab“ zum Passwort „I-r-m-i-B-m-E-a“ abkürzen. Um die Sicherheit noch zu erhöhen, könnten Sie dann noch Buchstaben gegen Sonderzeichen oder Ziffern austauschen, die ähnlich wie der Buchstabe aussehen. So würde aus dem Satz dann beispielsweise das Passwort „1rmi3mE@“.
Diese Vorgehensweise ist bei einer sehr grossen Zahl an Passwörtern allerdings nur noch bedingt geeignet – irgendwann bringt auch der hellste Geist die Passwörter durcheinander. In diesem Fall helfen Passwort-Manager weiter, mit denen sich eine Vielzahl an Zugangsdaten speichern lässt. Die Daten werden selbstverständlich nur verschlüsselt gespeichert und sind durch ein Master-Passwort geschützt – und nur noch das müssen Sie sich merken.
Zugriffsrechte neu vergeben
Für Administratoren sollte neben den oben genannten Aufgaben noch eine weitere Sache Teil des digitalen Frühlingsputzes sein: die Überprüfung der Zugriffsrechte. Oft haben Mitarbeitende nämlich Zugriffsrechte, die sie nicht oder nicht mehr benötigen. Hinzu kommen möglicherweise ehemalige Mitarbeitende, deren Zugangsdaten noch immer im System vorhanden sind.
Darüber hinaus können Sie bei der Neuorganisation der Daten auch gleich noch die Zugriffsrechte anpassen, um beispielsweise nicht erforderliche Administratorrechte aufzuheben oder den Schreibzugriff auf bestimmte Daten einzuschränken.
Bestens organisiert – mit UPGREAT
Wie Sie sehen, kann ein digitaler Frühlingsputz – ähnlich wie sein reguläres Gegenstück – eine Menge Arbeit verursachen. Dieser Aufwand lohnt sich zwar, aber für eine systemweite Neuorganisation fehlt vielen IT-Abteilungen schlichtweg die Zeit. Wenn Sie trotzdem nicht auf das digitale „Reinemachen“ verzichten wollen, wenden Sie sich gerne vertrauensvoll an uns. Die Experten von UPGREAT beraten Sie in allen Bereichen fachlich kompetent und beziehen dabei stets die individuellen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen ein. So können wir Ihnen eine perfekt abgestimmte Lösung präsentieren, um deren Umsetzung wir uns schnell und gewissenhaft kümmern – und Sie können sich auf das Tagesgeschäft kümmern, ohne sich Gedanken machen zu müssen. Lassen Sie sich von unserem Angebot und unseren Leistungen überzeugen!
