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Office-Vorlagen verwalten - reichen die Mittel von Office aus?

Die CI, die Corporate Identity, ist für Unternehmen ein wichtiges Mittel, um den Wiedererkennungswert der Marke zu erhöhen und bei Kunden einen seriösen Eindruck zu hinterlassen. Dementsprechend sollte für Dokumente wie Angebote, Rechnungen und Ähnliches im Schriftverkehr die CI verwendet werden – aber wie lässt sich das umsetzen, ohne dass für die Mitarbeitenden ein enormer Aufwand entsteht? Office-Vorlagen sind hier natürlich eine sinnvolle Lösung, allerdings müssen diese durchdacht angelegt und verwaltet werden, damit sie letztlich eine Arbeitsersparnis bringen. Die Frage ist nur: Reichen die in Office dafür bereitgestellten Mittel dafür auch aus?

Gute Funktionen, schwierige Verwaltung

Office beziehungsweise Word stellt verschiedene Möglichkeiten bereit, Dokumente mit Hilfe von Vorlagen zu formatieren, darunter Absatzformatvorlagen, Zeichenformatvorlagen, Tabellenformatvorlagen und Listenformatvorlagen. Mit diesen Vorlagen lassen sich Inhalte recht problemlos nach bestimmten Standards formatieren, etwa so, dass sie der CI entsprechen. Leider ist die Verwaltung dieser Vorlagen nicht ganz einfach – insbesondere, wenn sie mehreren Personen zur Verfügung gestellt werden sollen. Das fängt beispielsweise schon damit an, dass es Vorlagen für einzelne Nutzer und für ganze Arbeitsgruppen gibt. Zudem muss die Rechtevergabe sinnvoll gestaltet werden, damit Vorlagen nicht versehentlich verändert werden – das aber bedeutet wiederum, dass Änderungen nur von bestimmten Personen durchgeführt werden können, was den gesamten Prozess in die Länge zieht.

In einem Umfeld mit einer Handvoll Nutzern ist das vermutlich noch kein allzu grosses Problem, aber im geschäftlichen Umfeld mit dutzenden oder sogar hunderten Nutzern, unterschiedlichen Adressen und gar verschiedenen Marken und Logos nimmt die Verwaltung schnell ein Ausmass an, das jegliche Zeitersparnis durch die Vorlagen zunichte macht. Unternehmen können die Frage, ob die in Office bereitgestellten Mittel zur Verwaltung von Office-Vorlagen ausreihend sind, also eindeutig mit nein beantworten.

Ein Blick hinter die Kulissen bei UPGREAT

Bei UPGREAT nutzen wir seit Kurzem den Cloud-basierten Dienst von officeatwork 365, um Vorlagen über alle Plattformen und Standorte hinweg auf allen Geräten bereitzustellen und auf dem neuesten Stand zu halten. Auf diese Weise können unsere Mitarbeitenden ganz unkompliziert Office-Dokumente erstellen, die den unternehmensinternen Vorgaben entsprechen – und die Verbindung aus Microsoft Office 365, SharePoint, Teams und officeatwork macht unsere Arbeit bereits seit vielen Jahren deutlich effizienter.

Zuvor hatten wir ältere Technologien genutzt, um Vorlagen über ein Ablagesystem bereitzustellen. Durch die wachsende Zahl an Mitarbeitenden und Anfragen wurde die Erstellung, Verwaltung und Verteilung der Vorlagen jedoch sehr zeitaufwändig und mühsam. Das Backoffice und die Marketing-Abteilung waren stets auf das IT-Personal angewiesen, wenn neue Vorlagen oder Änderungen nötig waren – und es dauerte teils Tage, um Kleinigkeiten wie die Korrektur von Tippfehlern oder Ähnliches umzusetzen.

Um die Funktionen von Office 365 voll auszuschöpfen, nimmt UPGREAT nun die SaaS-Add-in-Dienste der Firma officeatwork in Anspruch, mit denen sich Vorlagen ganz einfach entwerfen, verwalten und aktualisieren lassen. Früher war vor allem die Aktualisierung der Vorlagen immer wieder ein Problem, aber mit den 365-Web-Add-ins von officeatwork ist das jetzt so einfach, dass unsere Mitarbeitenden Änderungen innerhalb von Minuten durchführen und veröffentlichen können. Die Berechtigten - Owner einer Vorlage oder von einem Textbaustein -  können in einem Bruchteil der früher nötigen Zeit Inhalte erstellen und freigeben und die erforderlichen Dokumente mit Hilfe der richtigen Vorlagen in Office-365-Anwendungen anlegen.

Durch die Aktivierung der Cloud über Office 365 und SharePoint Online wird eine hervorragende Benutzererfahrung erzielt. Die Mitarbeitenden verbringen weniger Zeit mit Routineaufgaben und „Gebastel“, und profitieren von den vereinfachten Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen, die in Microsofts Cloud-Technologien integriert sind.

So gelingt der effektive Einstieg ins Office 365

Die Zähmung eines Vorlagen-Papiertigers

Vor Einführung von Office 365 und officeatwork haben unsere Mitarbeitenden meist stundenlang nach Vorlagen gesucht, diese erstellt und geändert – oder, was noch unproduktiver war, ein neues Dokument angelegt oder ein altes kopiert. Das war nicht nur frustrierend, sondern führte auch zu langsamen, ineffizienten Abläufen und zu Fehlern in den Dokumenten. In der Folge litt die Produktivität. Mit Office 365 und den unter Microsoft Azure als SaaS angebotenen Web-Add-ins von officeatwork haben wir jetzt aber eine Lösung, die einfach zu bedienen und zu verwalten ist. Wir müssen nicht einmal Add-in-Updates bereitstellen, da diese automatisch über das Office-365-Verwaltungsportal in Verbindung mit AppSource abgerufen werden.

Benutzer wie beispielsweise unser Service-Manager können mittlerweile Vorlagen für Verträge und Ähnliches in wenigen Minuten selbst entwerfen und sind nicht mehr auf die IT-Abteilung angewiesen. Durch die 365-Web-Add-ins ist mit den Vorlagen gewährleistet, dass die Inhalte in Word und PowerPoint automatisch markenkompatibel, konsistent und sicher sind. Zudem profitieren wir von den integrierten Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen. Benutzereinstellungen und Berechtigungen werden automatisch in Office 365, SharePoint Online, Teams, OneDrive und den Add-ins übernommen, sodass Aufgaben wie das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern nur wenige Klicks erfordern. Die Add-in-Berichtsfunktion, mit der Vorlagen- und Inhaltsverwendungsdaten direkt an Microsoft Power BI übertragen werden, sind ebenfalls sehr hilfreich.

Mit UPGREAT zur passenden Lösung

Wie Sie sehen, haben wir nicht nur durch die Arbeit mit unseren Kunden, sondern auch intern viel Erfahrung mit der Verwaltung von Office-Vorlagen – daher wissen wir, wie wichtig hier Effizienz ist. Wollen auch Sie Schluss mit dem „Vorlagen-Dschungel“ machen und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden steigern? Dann wenden Sie sich gerne an uns, wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen die ideale Lösung für Ihr Unternehmen. Vereinbaren Sie am besten gleich einen Beratungstermin – unsere Experten sind gerne für Sie da!

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Topics: Office 365, Microsoft Office, officeatwork