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Office 365-Gruppen verwalten – mit Office 365 selbst oder einer Drittlösung?

Mit Office 365 hat Microsoft seine Vormachtstellung auf dem Gebiet der Office-Lösungen weiter festigen können. Bereits die Bezeichnung „Office-Lösung“ zeigt, welche Bedeutung die Produkte der Redmonder schon seit Jahren in diesem Bereich innehaben. Mit Office 365 wechselte Microsoft erstmals zu einem Cloud-Service, der vor allem für die unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit neue Funktionen und Lösungen bieten sollte. Zentrale Geltung haben dabei die Office-365-Gruppen, die es Mitarbeitenden ermöglichen, schnell und einfach Informationen mit Kollegen zu teilen und so die Arbeit effizienter zu gestalten. 

Für die IT-Abteilung stellt sich dabei allerdings die Frage, wie die Office-365-Gruppen verwaltet werden sollen. Selbstverständlich bietet Office 365 hier eigene Möglichkeiten, die unter bestimmten Umständen aber nicht ausreichend beziehungsweise unnötig kompliziert sind. Alternativ kann man auch Verwaltungslösungen von Drittanbietern verwenden – die erleichtern die Arbeit, verursachen jedoch zusätzliche Kosten. Insofern stellt sich die Frage: Wann ist eine Verwaltung der Gruppen in Eigenregie sinnvoll und wann sollte besser auf die Lösung eines Drittanbieters zugegriffen werden?

Die Verwaltung von Gruppen in Office 365

Um die verschiedenen Varianten realistisch bewerten zu können, muss zunächst deutlich sein, wie diese funktionieren. In Office 365 gibt es für IT-Administratoren gleich fünf mögliche Zugriffspunkte für die Verwaltung von Gruppen:

  • das Admin-Center von Office 365,
  • die Admin-App von Office 365,
  • das Admin-Portal von Azure Active Directory,
  • die Admin-Konsole von Exchange und
  • die PowerShell.

Über diese Anwendungen können zum Beispiel Regeln für die Benennung von Gruppen festgelegt werden, oder Sie bestimmen als Admin, welche Personen Gruppen erstellen dürfen und welche nicht. Zudem können Sie für Gruppen Daten in verschiedene Kategorien unterteilen und dynamische Mitgliedschaften vergeben, etwa für alle Mitarbeitenden einer Abteilung.

Grundsätzlich sind diese Werkzeuge ausreichend, um Gruppen in Office 365 zu verwalten – allerdings machen es die fünf unterschiedlichen Anwendungen nicht unbedingt komfortabler. Sie unterscheiden sich nämlich in Aufbau und der Darstellung der Informationen, sodass sich nur schwerlich Routine einstellt. Verschlimmert wird das Problem noch durch die Tatsache, dass es für Nutzer extrem einfach ist, Gruppen zu erstellen. Es kann sogar durchaus passieren, dass Anwender versehentlich Gruppen anlegen, ohne es zu merken. Wird zum Beispiel ein Team in Microsoft Teams erstellt, wird automatisch eine entsprechende Gruppe erzeugt. Wird dieses Team dann nicht mehr genutzt, bleibt die Gruppe weiterhin bestehen.

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Hinzu kommt, dass es nur wenige Möglichkeiten gibt, die Erstellung von Gruppen zu steuern – die Nutzer können im Prinzip zu jedem Thema öffentliche und private Gruppen anlegen, ohne dass der Admin darauf direkt Einfluss nehmen kann. In Sachen Sicherheit sind die Verwaltungsmöglichkeiten ebenfalls eingeschränkt. So können Sie etwa im Moment noch keine Regeln für die Aufbewahrung und Löschung von Daten festlegen. Diese Funktion soll zwar noch nachgereicht werden, steht aber noch nicht zur Verfügung.

Die Verwaltung von Gruppen über "Cloud Governance"

Einer der grössten Vorteile einer Dritt-Lösung ist die automatische Verwaltung bei der Erstellung und Löschung von Gruppen. So können Sie mit wenigen Klicks Regeln festlegen, dass Gruppen zum Beispiel automatisch oder erst nach Freigabe durch einen Administrator angelegt werden. Zudem können Sie direkt bei der Erstellung einer Gruppe eine maximale Nutzungsdauer bestimmen, nach deren Ablauf die Gruppe automatisch für eine Löschung, Archivierung oder Neuerstellung markiert wird. Als Alternative zur Verwaltung in Office 365 stehen verschiedene Lösungen von Drittanbietern zur Wahl. Als Beispiel ist hier Cloud Governance von AvePoint aufgeführt, da es zu den leistungsstärksten Anwendungen in diesem Bereich zählt.

Quelle: https://www.avepoint.com/de/office-365-groups/ 

Zusätzlich besitzt Cloud Governance eine wesentlich detailliertere Rechtevergabe. So können Sie wesentlich besser steuern, wer Gruppen erstellen darf. Darüber hinaus legt Cloud Governance automatisch anhand der Mitglieder der Gruppe die passenden Datenschutzeinstellungen vor und bestimmt stets den IT-Administrator als Besitzer der Gruppe. Dadurch hat der Administrator deutlich mehr Kontrolle über die in Office 365 angelegten Gruppen, was gerade für die Bereiche Datenschutz und Compliance sehr wichtig ist.

Wann ist welche Variante sinnvoll?

Ob Sie in Ihrem Unternehmen Office-365-Gruppen mit den mitgelieferten Anwendungen oder einer Lösung eines Drittanbieters wie AvePoint verwalten, sollte natürlich stets von den jeweiligen Gegebenheiten abhängen. Grundsätzlich gilt: Je grösser das Unternehmen, desto mehr bietet sich eine Lösung wie Cloud Governance an. Denn mit steigender Zahl an Nutzern wird auch die Verwaltung immer komplizierter – da ist es umso hilfreicher, eine zentrale Anwendung zu haben, die die Arbeit erleichtert, zugleich aber alle nötigen Möglichkeiten bietet. Für kleinere Firmen, die keine grossen Mengen an sensiblen Unternehmensdaten in Office 365 verwalten, sind die von Microsoft mitgelieferten Anwendungen jedoch durchaus ausreichend.

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Topics: Office 365