Den ganzen Tag im Büro zu sitzen, das entspricht für viele Mitarbeiter schon lange nicht mehr dem Arbeitsalltag. Meetings, Treffen mit Kollegen im Aussendienst oder Kunden, Konferenzen, Geschäftsreisen, Home-Office – gearbeitet wird inzwischen fast überall. Mit Office 365 und SharePoint hat Microsoft Unternehmen und Angestellten dafür die nötigen Werkzeuge in die Hand gegeben. Jetzt setzen die Redmonder zum nächsten grossen Sprung an: Mit Microsoft Teams soll die Vernetzung der einzelnen Mitarbeiter vereinfacht werden, sodass sich Ideen, Projekte und Informationen ganz einfach und vor allem ganz nach den aktuellen Bedürfnissen zusammenführen lassen. Die Lösung hat eine gewisse Ähnlichkeit mit Slack. Grund genug über die Preview-Version einen Blog zu schreiben.
Braucht es wirklich noch eine App?
Wenn es um die Einführung eines neuen Tools geht, reagieren viele erst einmal ablehnend – noch ein Programm, das man nebenher laufen lassen muss? Wie soll man da noch den Überblick behalten? Aber bei Teams hat sich Microsoft für eine sehr elegante Lösung entschieden: Die App ist Bestandteil der Office-365-Suite und daher nahtlos in diese integriert. Möchte man sich kurz mit mehreren Kollegen absprechen, eine Videokonferenz starten oder dem eigenen Team ein neues Dokument vorstellen, sind dafür nur einige Klicks erforderlich.
Teams lassen sich ganz nach Bedarf erstellen und erweitern. Ganz und gar unabhängig von der IT. Da der Gesprächsverlauf dauerhaft gespeichert wird, ist zudem sichergestellt, dass auch neue Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand sind und keine wichtigen Informationen verpassen. Ausserdem ist es mit Teams möglich, Office-Dateien und sogar OneNote-Notizbücher mit der Gruppe zu teilen – die Zusammenarbeit mit den Kollegen ist also nicht auf das blosse Chatten beschränkt, sondern kann auch direkt in Dokumenten erfolgen. Kalender können ebenfalls freigegeben werden, was die Terminabsprache gerade bei grösseren Teams deutlich erleichtert. Da für jede Gruppe in Teams eine entsprechende Gruppe in SharePoint angelegt wird, ist gewährleistet, dass die mit der Gruppe geteilten Informationen auch wirklich nur von den Teammitgliedern abgerufen werden können.
Mehr Teamwork – aber bitte trotzdem sicher
Die Verwaltung von Dateien mit Hilfe von SharePoint zeigt, dass Microsoft bei Teams nicht nur auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit achtet, sondern auch auf Sicherheit setzt – gerade für Unternehmen ein wichtiger Pluspunkt, angesichts steigender Bedrohungen aus dem Netz. Die in SharePoint gespeicherten Daten werden in der Cloud und damit in den Datenzentren von Microsoft gespeichert – die deutlich besser gegen Angriffe gesichert sind als die meisten Firmennetzwerke. Insofern ist es auch nicht weiter bedenklich, dass die IT-Abteilung mit Microsoft Teams etwas die Kontrolle über die Organisation von Gruppen im Unternehmen verliert, denn die in den Gruppen geteilten Informationen sind sicher in der Cloud gespeichert und können dank mehrstufiger Authentifizierung nur von Personen abgerufen werden, die tatsächlich die dafür nötigen Zugriffsrechte haben. Für zusätzliche Sicherheit sorgt die Verschlüsselung des Datenverkehrs, sodass Informationen und Chat-Nachrichten auch während der Übertragung nicht von Unberechtigten abgegriffen werden können.
Mit den Kollegen zusammenarbeiten – und zwar überall
Ein weiterer Vorteil von Teams ist, dass es – genau wie Office 365 und SharePoint – plattformunabhängig ist. Das Programm steht nämlich nicht nur für den Rechner zur Verfügung, sondern auch als App für iOS, Android und natürlich Windows Phone. So können sich Mitarbeiter unterwegs mit Kollegen absprechen, Dokumente direkt aktualisieren – beispielsweise während eines Kundentermins – und so die Arbeit merklich effizienter machen. Zudem bietet Teams Unterstützung für 18 Sprachen, sodass auch weltweit agierende Unternehmen das Programm allen ihren Mitarbeitenden verteilen und so die Zusammenarbeit fördern können. Für die notwendige Verbreitung im Team sorgen die vielen neuartigen Emojis in der Chat-Funktion. Ob Büro-Drama oder Meme, die digitale Zusammenarbeit wird emotionaler und irgendwie "cooler".
Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten erfahren wollen, die sich Ihnen und Ihrem Unternehmen mit SharePoint, Office 365 und Teams bieten, wenden Sie sich gerne vertrauensvoll an uns. Wir helfen Ihnen mir viel Erfahrung und dem nötigen Fachwissen, ein effektives Information- und Kommunikations-Management einzuführen und unterstützen Sie mit den passenden IT-Lösungen bei der Entwicklung einer auf langfristigen und dauerhaften Erfolg ausgerichteten Unternehmensstrategie.
