Das Intranet ist Bestandteil jedes Unternehmens. So wird der interne Teil des Netzwerks bezeichnet, den nur Ihre Mitarbeitenden nutzen. Die fortschreitende Digitalisierung hat dafür gesorgt, dass alle Abteilungen eines Unternehmens täglich mit digitalen Plattformen arbeiten. Deshalb bietet es sich an, das Intranet entsprechend auszubauen und nicht nur als langweiligen Teil der IT-Infrastruktur zu betrachten.
Viele Unternehmen lassen die Möglichkeiten des Intranets ungenutzt. Dabei kann das Intranet Teil des persönlichen digitalen Arbeitsplatzes sein. Dann stellt es aktuelle News und hilfreiche Informationen sowie personalisierte Inhalte bereit. Eine der ersten Fragen, die sich in diesem Zusammenhang stellt: Wer ist für ein solches Projekt verantwortlich?
Das Intranet – Aufgaben und Möglichkeiten
Lange Zeit lag die Aufgabe der Organisation des Intranets bei der IT. Dementsprechend sind die Lösungen aufgebaut – zweckgebunden und technisch fokussiert. Aus diesem Grund führt das Intranet in vielen Unternehmen ein Nischendasein.
Dabei kann das Intranet viel mehr. Es ist das ideale Werkzeug für die Informationsverteilung und die Kommunikation im Unternehmen. Als zentraler Punkt des Workspace beginnt der Arbeitstag mit dem Dashboard im Intranet. Hier erhalten Ihre Mitarbeitenden aktuelle und wichtige Informationen.
Das Intranet ist auch die optimale Lösung für die interne Kommunikation und Collaboration. Dieser interne Bereich bietet eine enorm hohe Sicherheit beim Austausch von Daten und Nachrichten. Zusätzlich lassen sich weitere Plattformen in das Framework integrieren. Auf diese Weise wächst der Digital Workplace (DWP) rund um das Intranet.
Wer ist für die Gestaltung des Intranets geeignet?
Die beste Option ist, eine interne Lösung für die Ausgestaltung des Intranets zu finden. Externe Dienstleister sind der richtige Ansprechpartner für die technische Umsetzung des Intranets inklusive der notwendigen Plattformen. Die Gestaltung der Inhalte sollte jedoch jemand aus Ihrem Unternehmen übernehmen. Dies gewährleistet, dass die Inhalte persönlich sind und zu Ihrem Unternehmen passen.
Ausserdem ist die Gestaltung des Intranets ein laufender Prozess. Nur durch Aktualität bleibt die Plattform interessant und relevant. Aus diesem Grund ist es wichtig, zumindest einen festen Projektleiter auszuwählen. Es ist auch möglich, eine Gruppe mit der Gestaltung des Intranets zu beauftragen. Hierbei kann es durchaus sinnvoll sein, Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen zu integrieren.
Für die Position des Projektleiters sind grundsätzlich Mitarbeitende aus allen Abteilungen geeignet. Prädestiniert sind Mitarbeitende aus den Bereichen HR, Marketing oder Kommunikation. Dass IT-Fachwissen benötigt wird, ist ein Mythos. Mit modernen Mitteln ist die Verwaltung des Intranets ganz einfach. Zum Einsatz kommt beispielsweise eine SharePoint Communication Site. Diese Plattform eignet sich für die individuelle Gestaltung des Dashboards im Intranet.
Welche Aufgaben stehen im Rahmen des DWP-Managements an?
Viele der anstehenden Aufgaben erfordern Kreativität. Dies beginnt bereits mit der Namenswahl. Das Intranet ist nicht einfach nur das Intranet, sondern erhält eine individuelle Bezeichnung. Dieser hat einen Bezug zu Ihrem Unternehmen, sodass eine Identifizierung möglich ist.
Dann geht es um die Ausgestaltung der Inhalte. Das Intranet ist der geeignete Ort, aktuelle Informationen, persönliche Nachrichten sowie allgemeines Wissen bereitzustellen. So ist es der richtige Platz für die Integration von alltäglichen Formularen und Vorlagen. Ein weiterer Baustein ist ein Unternehmenskalender. Dieser informiert nicht nur über interne Termine, sondern auch über Geburtstage und andere Veranstaltungen. Für die Aktualität sorgen regelmässige News oder auch ein Blog.
Beispiele aus der Praxis zeigen, dass das Projektmanagement eine weniger stressige und herausfordernde Aufgabe ist, als viele zunächst denken. Das Intranet von UPGREAT organisierte unter anderem die KV-Lernende in der Marketingabteilung. Hier zeigte sich, dass die grösste Herausforderung das Überzeugen der Mitarbeitenden vom Intranet und das Organisieren und Koordinieren der Inhalte war. Der Umgang mit SharePoint Communication Site hingegen ist intuitiv und bedarf keiner speziellen IT-Fähigkeiten. Gefragt sind dafür Kreativität und eine durchdachte Strategie.
Das volle Potenzial des Intranets aktivieren – gemeinsam mit UPGREAT
Ein modernes Intranet hat das Potenzial, kommunikativer Mittelpunkt Ihres Unternehmens zu sein. Der Weg dahin beginnt mit der Integration von Lösungen wie SharePoint Communication, um die technische Basis zu legen. Danach folgt die Integration von individuellen Plattformen, Funktionen und Dokumenten. So entsteht Ihr persönliches Unternehmensportal.
Bei der technischen Umsetzung hilft Ihnen ein erfahrener IT-Dienstleister wie UPGREAT. Gemeinsam gestalten Sie eine Strategie für Ihr organisationsweites Intranet. Dann profitieren Sie bald von einem interaktiven Unternehmensportal. Zu den Vorteilen gehören ein gesteigerter Kommunikationsfluss, personalisierte Inhalte und ein zentrales Informationsmanagement. Sind Sie am Thema Gestaltung des Intranets interessiert? Nehmen Sie Kontakt auf und informieren Sie sich über die konkreten Möglichkeiten.
