Ist Microsoft Forms eine sinnvolle Ergänzung für den Arbeitsalltag?

Gian Zollinger
8. Apr 2021 | 2 Min. Lesezeit
Themen: Microsoft 365

Mit Microsoft Forms erstellen Sie Umfragen, Quiz und ähnliche Formate. Auf den ersten Blick wirkt dies wie eine nette Spielerei, die jedoch kaum praktische oder hilfreiche Einsatzmöglichkeiten besitzt. Der US-Softwareriese scheint dies anders zu sehen. Als Teil von Mircosoft 365 wird Forms regelmässig erweitert und ist voll in die Strukturen der Bürosoftwaresuite integriert. Gibt es also doch konstruktive Einsatzmöglichkeiten für Microsoft Forms?

Diese Möglichkeiten bringt Microsoft Forms mit

Von der ursprünglichen Version hat Forms eine durchaus interessante Evolution durchgemacht. Als Office Forms begann die Entwicklung als Stand-alone-Anwendung. Inzwischen ist Forms komplett in das Ökosystem von Microsoft 365 integriert. Dank dieser Eigenschaft ist ein Datenaustausch innerhalb des Office-Universums möglich. Die gesammelten Antworten können Sie beispielsweise nach Excel exportieren.

Über Microsoft Forms ist es möglich, unterschiedlichste Arten von Fragen zu definieren. Diese Möglichkeiten bei der Frage- und Antwortgestaltung geben Ihnen sehr viel Freiheit. Dazu gehören die Optionen für Multiple-Choice-Fragen, Antworten auf der Likert-Skala sowie mit Textfeldern, Daten, Bewertungen oder eine Sortierung der Antwortmöglichkeiten nach einer bestimmten Reihenfolge.

Als Beispiel für eine Umfrage mit Microsoft Forms haben wir ein Quiz zum Thema Pollenallergie oder Covid-19 erstellt. Die Inhalte der einzelnen Punkte sind einfach zu verändern, sodass unterschiedlichste Arten von Umfragen oder Quiz möglich sind. Wie im Beispiel können Sie Punkte für richtige Antworten vergeben und so Forms auch als Quiz für die Vermittlung von Inhalten verwenden.

Für Unternehmen ist weiterhin die einfache Datenvisualisierung, die Forms bietet, interessant. Dies macht eine schnelle Auswertung der Umfragedaten möglich. Dazu gehören einerseits Echtzeitdiagramme, andererseits aber auch Berichte mit weiterführenden Analysen, die Auskunft über die Umfrageteilnehmer geben.

Hinzu kommen stetige Updates von Microsoft, die für eine Erweiterung der Funktionalität sorgen. So fügt Microsoft der Anwendung nun die Option zu, gezielt bestimmte Personen innerhalb einer Organisation für die Umfragen auszuwählen. Personen, die an der Umfrage oder dem Quiz teilgenommen haben, können die Ergebnisse und eigenen Antworten demnächst herunterladen oder ausdrucken. Microsoft verbessert ausserdem die Verständlichkeit der Umfragen. Es ist nun möglich, Wörter innerhalb der Umfragen kursiv oder fett darzustellen oder zu unterstreichen. Auf diese Weise wird die Bedeutung bestimmter Schlüsselwörter oder Aussagen hervorgehoben.

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Intern und extern – Microsoft Forms lässt sich leicht teilen

Ein klarer Vorteil von Microsoft Forms ist die einfach und intuitive Bedienung. Umfragen sind innerhalb von wenigen Minuten erstellt. Spezielle Kenntnisse sind dafür nicht notwendig, sodass die Plattform jedem offensteht. Durch die native Integration in Microsoft 365 ist die Verteilung einer Umfrage oder eines Quiz innerhalb einer Organisation sehr leicht. Dies gilt ebenfalls für externe Teilnehmer. Eine erstellte Umfrage teilen Sie via Link mit Personenkreisen ausserhalb Ihres Unternehmens oder mit Personen, die keine Microsoft-Lizenz besitzen. Somit ist der Teilnehmerkreis nicht auf bestimmte Gruppen limitiert. Darüber hinaus ist es möglich, Umfragen über einen QR-Code oder natürlich auch per Mail zu teilen.

Microsoft Forms und ähnliche Tools für die Collaboration gemeinsam mit UPGREAT integrieren

Mit seinen Funktionen und Eigenschaften ist Microsoft Forms somit durchaus ein interessantes Werkzeug im Unternehmensalltag. Über dieses Tool sammeln Sie Daten oder stellen Mitarbeitern Wissensfragen kurz und interessant aufgearbeitet zur Verfügung. Da Forms komplett in Microsoft 365 integriert und sehr einfach zu bedienen ist, gibt es keine Integrationshindernisse. Eine zusätzliche Plattform wird nicht benötigt, sodass bei der Nutzung von Forms keinerlei Barrieren vorhanden sind.

In der Gesamtheit betrachtet bereichern Collaborations-Lösungen wie Microsoft Forms den modernen Arbeitsalltag. Sie liefern die notwendigen Hilfsmittel, um Daten zu sammeln oder Wissen kompakt zu verteilen. In vielen Fällen zeigt sich, dass die eigentliche Nutzung von Plattformen wie Microsoft Forms nicht die wahre Herausforderung für Unternehmen darstellt. Vielmehr geht es darum, die passenden Werkzeuge für den eigenen Arbeitsalltag auszuwählen und diese korrekt zu integrieren. Der Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen, die von komplex bis simpel reichen. Organisationen sind bei der Nutzung von Collaborations-Lösungen häufig deshalb unzufrieden, weil die ausgewählte Plattform nicht zum Arbeitsalltag passt.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, einen erfahrenen IT-Dienstleister bei der Implementierung von Unternehmenslösungen für die Collaboration an der Seite zu haben. UPGREAT ist dieser Partner für Sie. Seit vielen Jahren ist UPGREAT als IT-Dienstleister aktiv und hilft bei der Umsetzung von Digitalisierungsprozessen. Dabei betreut UPGREAT Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Grössen. Individuelle Lösungen auf Basis von umfangreichen Analysen bilden die Grundlage für praxisorientierte Konzepte. Haben Sie Interesse an der Nutzung von Collaborations-Lösungen wie Microsoft Forms in Ihrem Unternehmen, dann nehmen Sie jetzt Kontakt mit UPGREAT auf.

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Gian Zollinger

Gepostet von Gian Zollinger

Ich bin ein Quereinsteiger in der IT und seit kurzem bei der UPGREAT tätig. Mich interessieren die vielfältigen Möglichkeiten, welche die IT für die heutige Gesellschaft schaffen kann.

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