Auf den ersten Blick sind es recht unscheinbare Utensilien: die sogenannten Smart- oder Dash-Buttons. In verschiedenen Varianten kommen diese Buttons derzeit in Mode. Amazon beispielsweise nutzt die Technik, um Bestellvorgänge zu erleichtern und zu automatisieren. Doch was können die kleinen Knöpfe noch? Gibt es individuelle, kreative Ansätze, mit denen die Technik raffiniert für komplexe Aufgaben im Büroalltag eingesetzt werden können? Eigene Erfahrungen habe ich mit einem Flic gesammelt und ich finde es ist Zeit, darüber zu berichten.
Die Technik und die Möglichkeiten hinter den Smart Buttons
Das Konzept hinter den smarten Buttons ist sehr einfach. Als Beispiel dient das System von Flic, das als universelle Steuerung konzipiert ist. Der Flic-Button selbst ist ein reiner Bluetooth-Sender. Verbunden wird der Knopf mit einem Smartphone oder Tablet, auf dem die Flic-App installiert ist. Auf Knopfdruck wird ein Signal gesendet, eine bestimmte Funktion auszuführen. Der Clou ist, dass über die Software konfiguriert werden kann, welche Aktion schlussendlich stattfindet. Auch wird hier festgelegt, an welches System dieser Befehl ergeht. Der Empfänger muss nur über Internet oder Bluetooth erreichbar sein. Dementsprechend haben Sie viele Freiheiten bei der Konfiguration eines solchen Smart Buttons. Das alles tönt vielleicht etwas kompliziert, aber die App erklärt einem Schritt für Schritt, was zu tun ist. Das alles funktioniert sehr zuverlässig.
Konzipiert wurde der Flic ursprünglich für Smart Home Anwendungen: Musik abspielen, Licht einschalten, Foto machen, etc. Ich fragte mich deshalb, ob er für Aufgaben im Geschäftsalltag nützlich ist. Denn hier spielt die Prozessautomatisierung eine immer wichtigere Rolle. Gerade in diesem Bereich hat der Flic-Button das Potenzial, seine Stärken auszuspielen. Beispielsweise ist es möglich, das Flic-System mit Microsoft Flow zu verbinden. Einmal eingerichtet, werden über die Flic-Buttons vordefinierte Prozesse in Flow angeschoben. Dies kann beispielsweise eine automatisierte E-Mail sein oder eine Push-Nachricht an Mitarbeitende, die per Knopfdruck ausgelöst wird. Dies kann für sehr spezielle und individuelle Ereignisse genutzt werden.
Smart Buttons für Meetings und Kontrollgänge
Ein Button kann beispielsweise für eine Meeting-Benachrichtigung eingestellt werden. Anstelle dann aufwendig eine Mail aufzusetzen und die betreffenden Empfänger rauszusuchen, ist dies bereits über das System vordefiniert und die Benachrichtigung wird mit einem einzigen Knopfdruck ausgelöst. Dies spart Zeit, ist komfortabel und minimiert ausserdem noch Risiken von Fehlern, die bei manuellen Prozessen nie ganz ausgeschlossen sind.
Mit Microsoft Flow und einem Flic-Button können auch Informationen direkt in Datenbanken eingebracht werden. Bei Kontrollgängen werden an den entsprechenden Punkten Flic-Buttons installiert. Mit einem Klick auf den Knopf bestätigt die Person dann, dass die Kontrolle durchgeführt wurde. So muss keine Checkliste mehr ausgefüllt werden, denn das System loggt alle Aktionen automatisch. Neben der Position kann auch der Zeitpunkt gespeichert werden.
Beispiel Location Tracking: Flic erfasst Zeitpunkt und genauer Standort und übergibt Daten an eine SharePoint Liste, Power BI visualisiert die Standorte wo geklickt wurde
Weitere Anwendungsgebiete: Terminplanung und Räumlichkeiten
Selbst die Terminplanung lässt sich mit Smart Buttons vereinfachen und automatisieren – beispielsweise die Belegung eines Konferenzraumes. Über einen simplen Klick wird der Raum reserviert. Diese Information wird direkt in den zentralen Unternehmenskalender übertragen sowie auf dem Display am Konferenzraum angezeigt. Dies erleichtert Mitarbeitern die Planung von Meetings und simplifiziert sowie automatisiert gleichzeitig die Terminplanung.
Auch im Konferenzraum finden sich zahlreiche Einsatzmöglichkeiten. So können über smarte Knöpfe die Beleuchtung, Jalousien oder auch Präsentationen über den Beamer gesteuert werden. Eine interessante Möglichkeit ist es auch, einen Smart Knopf mit der Rezeption zu verbinden. Über vordefinierte Nachrichten kann beispielsweise Kaffee angefordert werden.
Anhand dieser Beispiele ist das breite Spektrum dieser smarten Buttons klar ersichtlich. Sie können für unterschiedlichste Automatisierungsprozesse eingesetzt werden. Der Kreativität sind dabei kaum Grenzen gesetzt.
Vielleicht haben Sie ja eine bahnbrechende Idee, wie ein smarter Flic-Button den Büroalltag erleichtert? Teilen Sie Ihre Idee mit uns und den anderen Lesern in den Kommentaren – jede tolle Idee belohnen wir mit einem Flic!
Prozessautomatisierung in Ihrem Betrieb – mit Flic-Buttons und UPGREAT
Sein volles Potenzial entfalten die Flic-Buttons im Büroalltag also dann, wenn Sie kreative Lösungen in Kombination mit anderen Systemen finden. Nach einmal erfolgter Einrichtung funktionieren die Systeme selbstständig und mit Ausnahme eines Batteriewechsels wartungsfrei. Die wichtigste Phase ist in der Tat, die richtigen Einsatzmöglichkeiten zu erkennen.
Hinzu kommt die korrekte Integration in die bestehenden Systeme. Für die Einführung in Ihrem Unternehmen ist ein erfahrener Dienstleister aus dem IT-Sektor somit genau der richtige Partner. UPGREAT ist besonders in den Bereichen Prozessoptimierung und Workflow aktiv. Hier hilft UPGREAT Unternehmen, den Schritt in eine digitale, vernetzte und vor allem effiziente Arbeitswelt zu schaffen. Die smarten Flic-Buttons stellen hierbei eine interessante Bereicherung dar.
Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre Strukturen und Arbeitsabläufe. Vorschläge von UPGREAT orientieren sich an Ihren Vorgaben und sind auf Ihren Arbeitsalltag zugeschnitten. So werden punktuell die Einsatzmöglichkeiten für Flic-Buttons gefunden. Falls Sie sich für Systeme auf Basis von Smart Buttons und die Vorteile dieser automatisierten Abläufe interessieren, dann nehmen Sie doch noch heute Kontakt mit uns auf.
