Die Updates-App in Microsoft Teams – einfach, aber mächtig

Rolf Weber
29. Jun 2022 | 3 Min. Lesezeit
Themen: Digitalisierung, Microsoft Teams, Modern Workplace

Microsoft Teams hat sich in vielen Unternehmen als zentrale Collaborationsplattform etabliert. In vielen Fällen zeigt sich jedoch, dass die Funktionsbandbreite nicht voll ausgeschöpft wird. Das führt dazu, dass Sie das volle Potenzial von Teams nicht aktivieren und viele Prozesse weiterhin viel zu umständlich ablaufen. Dies zieht sich durch alle Ebenen der Nutzer, vom CEO bis zu den Mitarbeitenden. Am Beispiel von der kleinen und unscheinbaren App Updates - nicht zu verwechseln mit einem Update - zeigt sich das eindrucksvoll.

Wofür ist Updates in Teams da?

Updates ist eine flexible App, die vollständig in Teams integriert ist. Die Hauptfunktion ist es, Routinen und Aufgaben für Ihre Mitarbeitenden zu erstellen. Hier liegt der Fokus besonders auf regelmässigen und wiederkehrenden Prozessen. Diese können unterschiedlichster Art sein, es muss sich also nicht um digitale Aufgaben handeln. Beispielsweise lassen sich mit Updates Kontrollgänge auf dem Gelände oder an Fahrzeugen konfigurieren. Ebenso ist es möglich, die Erstellung und Kontrolle von Sicherheitskopien auf diese Weise in einen Task zu verwandeln. 

Welche Optionen stellt Updates in Teams bereit? 

Mit Updates erstellen Sie konkrete Aufgaben und legen dabei fest, um welche Art von Prozess es sich handelt. Zu Auswahl stehen tägliche und wöchentliche Checks. Ausserdem stellt Updates Vorlagen für Sicherheitschecks, Protokolle für Übergaben bei Schichtwechseln und Reports für Vorfälle sowie Wartungen bereit. Diese Aufgaben können Sie dann völlig frei konfigurieren. Dafür stehen Textfelder, Multiple-Choice-Fragen sowie Datenuploads zur Verfügung. Auf diese Weise stellt Ihnen Updates ein flexibles Framework bereit, um Aufgaben exakt nach Ihren Anforderungen zu erstellen. 

Neuer Call-to-Action

Weiterhin lassen sich mit Updates Gruppen erstellen und Aufgaben gezielt bestimmten Mitarbeitenden zuweisen. Dies hat zwei Vorteile. Zum einen erhält die verantwortliche Person sofort Informationen, wenn die Aufgabe bearbeitet wurde. So behalten Sie jederzeit den Überblick. Zum anderen sehen die ausgewählten Mitarbeitenden die Aufgabe auf Ihrem Dashboard in Teams. Zu den voreingestellten Terminen, beispielsweise wöchentlich oder zu einem spezifischen Datum, erscheint die Aufgabe dann auf dem Tageskalender. 

In Updates ist auch ein direkter Gruppenchat integriert. So lassen sich bei Bedarf Nachrichten austauschen. Der Bezug zu der jeweiligen Aufgabe ist gegeben, da der Chat jeweils zu einem spezifischen Task gehört. So bleibt Teams übersichtlich und die Kommunikation ist einfach zuzuordnen. 

Die Vorteile von Teams in der Praxis 

In der Praxis bringt Ihnen der Einsatz von Updates zahlreiche Vorteile. Der zentrale positive Aspekt ist die professionelle Organisation von Abläufen. Sie können Routinen und regelmässige Aufgaben in Updates hinterlegen. So ist es ausgeschlossen, dass bestimmte Aufgaben vergessen werden. Zudem sendet Updates eine Nachricht, wenn die Aufgabe nicht bearbeitet wurde. Dies ist gerade bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden eine Erleichterung. Diese müssen sich keine komplexen Abläufe merken, sondern erhalten die jeweiligen Aufgaben und einen Ansprechpartner direkt über das persönliche Dashboard in Teams angezeigt. 

Ihre Mitarbeitenden können die Aufgaben zudem mit einem mobilen Endgerät protokollieren. Dies ist bei Kontrollen oder Wartungen hilfreich. So entwerfen Sie vereinfachte und einheitliche Prozessabläufe, bei denen kein Schritt vergessen wird oder wo im Nachgang zusätzliche Protokolle erstellt werden müssen. Über Updates können die Mitarbeitenden auch Fotos und Notizen hinterlegen. Dies ist für die Protokollierung von Vorteil. 

Das volle Potenzial von Microsoft Team aktivieren 

An der Updates App zeigt sich, dass Plattformen wie Microsoft Teams erst wirklich effektiv sind, wenn Sie alle Feinheiten eines Systems kennen. Dies gilt für alle digitalen Lösungen. Aus diesem Grund ist die Implementierung einer bestimmten Software oder eines Systems nur eine Teiletappe bei der erfolgreichen Digitalisierung. Noch wichtiger ist es, die Nutzen sowie das Potenzial von digitalen Lösungen zu erkennen und diese gezielt einzusetzen. 

Nach diesem Muster führen Sie Projekte im Bereich der Digitalisierung zum Erfolg. Mit einem erfahrenen Dienstleister für die Digitalisierung profitieren Sie bei der Integration von neuen Lösungen. Als Partner steht Ihnen UPGREAT hilfreich zur Seite. Die Grundlage für die Einführung neuer Systeme bildet eine Strategie. Diese erstellt UPGREAT gemeinsam mit Ihnen. Bereits hier erfolgt eine individuelle Analyse Ihres Unternehmens. So finden UPGREAT die passenden Lösungen für Sie. 

Im nächsten Schritt erfolgt die Integration in Ihre Unternehmensstrukturen. Hier liegt der Fokus auf einem reibungslosen Übergang, der Ihre alltäglichen Abläufe nicht unterbricht. Der nächste Schritt ist besonders wichtig. UPGREAT schult Sie und Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Ihren neuen Plattformen. Dazu gehört auch, dass Sie über die Möglichkeiten von versteckten Details wie der Updates-App in Teams erfahren und diese nutzen können. So begleitet UPGREAT Sie durch alle Phasen der Digitalisierung. Schritt für Schritt gelingt der Wechsel auf innovative, digitale Plattformen. Haben Sie Fragen zum Thema Digitalisierung und modernen Arbeitsumgebungen? Wenden Sie sich jetzt direkt an UPGREAT und machen Sie von der fachkundigen Beratung Gebrauch.Kontaktieren Sie uns

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Rolf Weber

Gepostet von Rolf Weber

Als «Digital Transformation Coach» kombiniere ich fachliches Handwerk rund um moderne Cloud-Services (Microsoft 365, Teams, SharePoint) mit strategischer Perspektive, befähige Mitarbeitende, neue Technologien praktisch anzuwenden und verlasse mich auf mein Gespür, Menschen in den unterschiedlichsten Situationen zu begeistern.

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