Führungskräfte – welche Rolle spielen sie bei der Einführung von Microsoft 365?
Die Integration von neuen digitalen Lösungen in Unternehmen ist immer mit einer Kombination aus Vorfreude und Bedenken bei den Mitarbeitenden verbunden. Wahrscheinlich kennen Sie dies aus vorangegangenen Projekten der Digitalisierung. Für die erfolgreiche Digitalisierung spielen die Führungskräfte eine wichtige Rolle. Warum das so ist und wie Sie mit den richtigen Massnahmen die Einführung von Microsoft 365 zum Erfolg führen, thematisiert dieser Beitrag.
Welche Faktoren sind ausschlaggebend für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte?
Scheitert die Einführung einer digitalen Plattform wie Microsoft 365, lassen sich die Gründe meist recht präzise identifizieren. Vor allem zeigt sich häufig, dass sich eine neue Anwendung nicht flächendeckend im Alltag etabliert. Einige Mitarbeitende nutzen weiterhin die vorherige Lösung. Teilweise setzt sich auch eine Schatten-IT mit anderen Lösungen durch, was mitunter sogar gefährlich ist.
Dies sind jedoch lediglich die Symptome einer gescheiterten Integration, und verantwortlich dafür sind nicht selten die Führungskräfte. Hier ist das Stichwort Adaption- und Change Management. Digitalisierung muss nicht nur vorgegeben, sondern vor allem gelebt werden. Aus diesem Grund ist die Vorbildfunktion ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Einführung neuer digitaler Systeme. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und nutzen Sie selbst immer die neue Plattform im internen Gebrauch. Zeigen Sie, wie Sie selbst mit ihren Kollegen in der Geschäftsleitung modern kommunizieren. Nehmen Sie sich die Zeit, neue Dinge zu lernen. Wenn Sie es können, machen es Ihnen andere nach.
Ebenfalls eine zentrale Rolle spielt die Kommunikation. Im Idealfall haben Sie eine interne Kommunikatkionsabteilung, die Ihnen diese Arbeit abnimmt. Betonen Sie gegenüber den Mitarbeitenden die Vorteile und Stärken der neuen Lösung. Zeigen Sie anhand von konkreten Beispielen aus dem Alltag, wie die neue Technik die Arbeit erleichtert und beschleunigt. Heben Sie dabei hervor, wie die neue digitale Technik dabei hilft, die Ziele besser zu erreichen.
Wichtig für ein erfolgreiches M365 Projekt ist das Change Management mit seinen verschiedenen Phasen. Im Wandel sind diese der Schlüssel, um eine neue Anwendung in den Arbeitsalltag zu integrieren. Diese Phasen wollen aktiv begleitet sein, sodass die neue Anwendung in die DNA des Unternehmens einfliesst. Dabei ist es ebenso wichtig, die gesamte Belegschaft abzuholen und mitzunehmen. Findet das Change Management nur in der Theorie auf der Führungsebene statt, dringt die Dynamik nicht bis zu den Mitarbeitenden vor – und diese sollen schliesslich primär mit einer neuen Plattform wie Microsoft 365 arbeiten.
Tipps für die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365
Die Planung kann noch so gut sein, wenn die praktischen Massnahmen fehlen, droht die Integration einer neuen digitalen Plattform zu scheitern. Mit ein paar Tipps verbessern Sie die Integration von neuen Lösungen wie Microsoft 365 und sorgen für eine erfolgreiche Einführung.
In erster Linie geht es darum, die Kommunikations- und Collaborations-Prozesse in Ihrem Unternehmen zu betrachten. Sind diese auf die neue Plattform ausgerichtet oder sind Anpassungen erforderlich? Gleiches gilt auch für die IT-Infrastruktur. Also das Netzwerk, die PC-Clients und die Lizenzen, kurz, die Hard- und Software, um das gesamte Funktionsspektrum von Microsoft 365 wirklich zu nutzen? Nur wenn die Gegebenheiten stimmen, können Ihre Mitarbeitenden auch das volle Potenzial ausschöpfen und setzen gerne die neue Lösung ein.
In diesem Zusammenhang ist es auch sinnvoll, Regeln aufzustellen. Hier geht es darum, die Richtlinien aufzustellen, welche Anwendung für welche Aufgabe zum Einsatz kommt. Also beispielsweise Teams für die Kommunikation, SharePoint für Projekte oder Copilot für die Steigerung der Produktivität. Solche Grundregeln sind wichtig, um einheitliche Strukturen zu schaffen, und sie beugen der Bildung einer Schatten-IT vor.
Bei der Einführung einer neuen Anwendung ist es zudem wichtig, unbedingt eine Übergangsphase mit anschliessender Beruhigungsphase einzuplanen. Es ist utopisch zu erwarten, dass ab dem ersten Tag alles reibungslos läuft und jeder Mitarbeitende sicher mit der neuen Plattform umgeht. Kalkulieren Sie Zeit für die Problemlösung und individuelle Hilfestellung ein. Ebenfalls ist eine Kontrolle der Nutzung eine sinnvolle Massnahme. Analysieren Sie Daten, ob die neue Plattform angenommen und von allen genutzt wird. Identifizieren Sie Akzeptanzprobleme, dann gehen Sie als Führungskraft offen sowie kommunikativ auf die Mitarbeitenden zu, um die Gründe herauszufinden und zu beheben.
UPdate für Ihre Infrastruktur – mit UPGREAT Microsoft 365 erfolgreich einführen
Führungskräfte haben viele wichtige Aufgaben in Unternehmen. Da bleibt wenig Zeit für Randprojekte wie die Einführung neuer Anwendungen. Gleichzeitig sind Führungskräfte entscheidend beim Erfolg von Digitalisierungsprozessen. UPGREAT hat sich aus diesem Grund in einem aktuellen Webinar dem Thema «Führungskräfte als Schlüsselfaktor in der Digitalisierung» gewidmet. Diese und weitere Aufzeichnungen wie das Webinar zu Microsoft Teams finden Sie auf der Webseite von UPGREAT. Dort können Sie sich für die Webinare anmelden und interessante Informationen sowie konkrete Praxis-Tipps einholen.
Ein weiterer Punkt, der bei der Einführung von Microsoft 365 enorm hilft, ist die Befähigung, sprich Schulungen. Auf diesem Weg verlieren Ihre Mitarbeitenden etwaige Bedenken oder Berührungsängste mit der neuen Plattform. Erfahrene Microsoft-Experten von UPGREAT organisieren Ihre individuelle Schulung. Auf diesem Weg lernen Ihre Mitarbeitenden zugleich alle Funktionen von Microsoft 365 kennen. Das ist die Basis für einen effizienten Einsatz der Plattform. Nehmen Sie doch noch heute Kontakt zu UPGREAT auf, wenn Sie Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen einführen möchten, und sichern Sie sich eine individuelle Beratung.
