Die Digital- und IT-Technik hat im unternehmerischen Umfeld vieles verändert. Blitzschnelle Kommunikation, Videokonferenzen über Landesgrenzen und ganze Kontinente hinweg, vereinfachte Warenwirtschaft, präzise Auswertung von Kundendaten – das sind nur einige der vielen Möglichkeiten, die die technischen Neuerungen in den letzten Jahren und Jahrzehnten mit sich gebracht haben. Eine Sache wird dabei allerdings oft vernachlässigt: das papierlose Büro. Die Idee, Dokumente nur noch in elektronischer Form zu verwalten, ist vermutlich genauso alt wie die IT-Technik selbst – aber wie weit sind wir wirklich auf dem Weg zum papierlosen Büro? Wo setzen vor allem kleinere und mittlere Unternehmen noch auf Papier? Welche Gründe gibt es, Papier zu sparen? Und wo stösst die Verwendung von digitalen Dokumenten an ihre rechtlichen Grenzen?
Das papierlose Büro – der Stand der Dinge
Wann Dokumente ausgedruckt und wann sie in rein elektronischer Form verwendet werden, das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Insgesamt betrachtet ist der Papierverbrauch in Schweizer Unternehmen aber rückläufig, das hat eine Studie von TNS Emnid ergeben. Etwa 60 % der befragten Firmen gaben an, dass sie etwas oder deutlich weniger Papier benötigen als früher, bei etwa 12 % der Unternehmen ist der Verbrauch dagegen gestiegen. Die grössten „Papierfresser“ sind Verträge, die in vielen Fällen weiterhin in Papierform vorgelegt und unterzeichnet werden, damit beide Parteien rechtlich abgesichert sind und eine Manipulation des Vertrags (praktisch) ausgeschlossen ist. Zum anderen wird Papier vor allem für Dokumente verwendet, die nicht für den internen Gebrauch gedacht sind, wie etwa Werbeunterlagen oder die offizielle Korrespondenz des Unternehmens.
Rechnungen, Offerten, Bewerbungen, Protokolle und Ähnliches werden dagegen immer häufiger in rein elektronischer Form erstellt. Das erleichtert unter anderem den Versand – sowohl unternehmensintern als auch an Kunden und Geschäftspartner. Zudem lassen sich die Dokumente mit einem DMS (Dokumenten-Managementsystem) viel leichter verwalten und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Entscheidend bei der Wahl des Dokumentenmanagementsystem ist die Benutzerführung und Integration in die bestehenden IT-Landschaft. Klasssische Dokumentenmanagementsysteme sind komplex in der Pflege, zumindest aus der Sicht der Mitarbeiter und die grossen Vorteile nicht sofort ersichtlich. Das richtige, vor allem benutzerfreundliche System beschleunigt viele Prozesse und macht die tägliche Arbeit effizienter. Entsprechend halten rund zwei Drittel aller von TNS Emnid Befragten das papierlose Büro für sinnvoll – und in den nächsten zehn Jahren auch für umsetzbar.
Gründe für das papierlose Büro – und mögliche Lösungen
Das wichtigste Argument, das für ein papierloses Büro spricht, ist bei den Schweizer Unternehmen der Umweltschutz, gefolgt von Kosteneinsparungen, standortunabhängigem Zugriff auf Dokumente und der Zeitersparnis, die sich durch das schnellere Auffinden der Dokumente ergibt.
Dem steht der am häufigsten genannte Grund weswegen Dokumente ausgedruckt werden gegenüber: die Bearbeitung des Dokuments. Angesichts der technischen Möglichkeiten ist das allerdings kein sonderlich stichhaltiges Argument und das Drucken zum Bearbeiten lässt sich oft wohl eher mit der Gewohnheit erklären.
Setzt ein Unternehmen auf ein effizientes Dokumentenmanagementsystems (DMS), wie z.B. Microsoft SharePoint, und begleitet die Mitarbeiter in der Einführung, Dokumente nur noch dann auszudrucken, wenn das auch wirklich erforderlich ist, lässt sich eine beträchtliche Einsparung beim Papierverbrauch erzielen – und zugleich eine spürbare Steigerung der Arbeitseffizienz. Medienbrüche werden vermieden, und Arbeitsabläufe sowie Prozesse standardisiert.
Mit einem DMS wie SharePoint und einer Scanning-Lösung können Dokumente, die das Unternehmen in Papierform erhalten hat rechtsssicher digitalisiert werden. Dazu werden die Dokumente gescannt und dann im System abgelegt.
Weitere Vorteile eines DMS, nebst dem Einsparen von Papier finden Sie auch in unserem Blogbeitrag: Dokumenten-management statt klassischer Fileablage.
Rechtliche Aspekte und Aufbewahrungsrichtlinien
Eine solche Lösung ist übrigens auch rechtlich unproblematisch, denn laut Schweizer Recht können viele Dokumente, für die eine Aufbewahrungspflicht gilt, auch in elektronischer Form archiviert werden - wichtig sind hier die organisatorischen und prozessualen Voraussetzungen. Unter anderem sind für Geschäftsbücher, Inventare, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz keine ausgedruckten Exemplare mehr nötig. Lediglich Bilanzen und Erfolgsrechnungen müssen weiterhin in Papierform vorgehalten werden.
Mit UPGREAT in die papierarme Zukunft
Wenn auch Sie in Ihrem Unternehmen mit einem papierarmen Büro Kosten sparen und die Effizienz steigern wollen, dann wenden Sie sich gerne vertrauensvoll an uns. Mit unseren durchdachten Ansätzen im Bereich Dokumentmanagement helfen wir Ihnen, eine Lösung zu finden, die auf die individuellen Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen abgestimmt ist.
