Office 365 merkt, wenn ich nicht fokussiert genug arbeite!

Rolf Weber
5. Mär 2020 | 2 Min. Lesezeit
Themen: Microsoft 365, Modern Workplace

Oh, verflixt … das nächste Meeting ist schon in zehn Minuten, Sie müssen noch schnell auf die E-Mail des Kollegen antworten und bei der Vorbereitung für die Kundenpräsentation nächste Woche wollen Sie doch eigentlich auch schon viel weiter sein. Und heute Nachmittag steht noch das Telefonat mit dem Vertreter aus den USA an …

Wenn Ihnen diese Situation irgendwie bekannt vorkommt, dann sind Sie möglicherweise überlastet – oder Sie arbeiten nicht fokussiert genug. Ist Letzteres der Fall, dann gibt es ein kleines Tool, das Ihnen helfen kann, das Sie aber vermutlich noch nie bemerkt haben: MyAnalytics von Microsoft. Die App ist Bestandteil von Office 365 und steht damit den meisten Arbeitnehmern zur Verfügung, aber nur die Wenigsten kennen sie. MyAnalytics überwacht Ihr Arbeitsverhalten in vier wichtigen Bereichen und gibt Ihnen Tipps, was Sie besser machen könnten, um zielgerichteter und damit effizienter und zugleich entspannter zu arbeiten. Aber taugt das Tool wirklich etwas? Und wenn es so genau weiss, was zu tun ist, wird man dann als Mitarbeitender nicht irgendwann überflüssig?

Was ist My Analytics und wozu dient es?

MyAnalytics ist eine Service-App aus dem Office-365-Paket, die Ihnen helfen soll, Ihren Arbeitsalltag besser zu organisieren. Dazu werden verschiedene Daten erfasst, beispielsweise die Zeit, die Sie in Meetings oder mit dem Schreiben von E-Mails verbringen. Aber auch Skype-Gespräche mit Kollegen, Kernarbeitszeiten und freie Tage fliessen in die Analyse ein. Diese umfasst die vier Bereiche Fokus, Wohlbefinden, Netzwerk und Zusammenarbeit. Diese Aufteilung zeigt gleich, dass es bei MyAnalytics nicht darum geht, „das Letzte aus Ihnen herauszuholen“ oder Ihnen einen festen Arbeitsplan mit knappen Terminen und genauen Vorgaben vorzusetzen. Stattdessen soll es Sie dabei unterstützen, Ihre Arbeitszeit sinnvoll zu nutzen, damit Sie sich um die wirklich wichtigen Aufgaben kümmern können.

My Analytics

Zu diesem Zweck können Sie sich eigene Ziele setzen, etwa, pro Woche nicht mehr als zehn Stunden in Meetings zu verbringen oder mindestens zwei Drittel Ihrer Arbeitszeit auf Ihre Kernaufgaben zu verwenden. Bei der Work-Life-Balance hilft Ihnen MyAnalytics ebenfalls – beantworten Sie auch am Wochenende regelmässig E-Mails, finden Sie nicht richtig zur Ruhe, was sich letztlich negativ auf Ihre Arbeit auswirken wird. My Analytics versucht Sie daher dazu anzuleiten, die freien Tagen tatsächlich zur Erholung zu nutzen, damit Sie sich dann wieder frisch gestärkt ans Werk machen können.


Woher kommen die Daten?

Insgesamt bietet MyAnalytics also einen interessanten und nützlichen Einblick in die eigenen Arbeitsweisen und unterstützt Sie so dabei, unliebsame Eigenschaften und Angewohnheiten abzustellen und sich besser auf das Wesentliche zu konzentrieren – ohne das eigene Wohlbefinden zu gefährden.

Da MyAnalytics in Office 365 eingebunden ist, kann es sich direkt aus den Daten der anderen Programme bedienen – also beispielsweise aus dem Kalender und Outlook, um zu ermitteln, wie viel Zeit Sie mit Meetings und dem Schreiben und Lesen von E-Mails verbringen. Dabei werden allerdings oft Näherungs- oder Standardwerte verwendet – für das Verfassen einer E-Mail wird zum Beispiel ein Zeitaufwand von fünf Minuten angenommen – MyAnalytics liefert also keinen minutengenauen Überblick über Ihren Arbeitstag. Zudem müssen Sie natürlich auch Tools wie den Kalender aktiv nutzen, damit MyAnalytics Ihre Daten korrekt erfassen kann. Sitzen Sie den halben Tag in Meetings, tragen diese aber nicht in den Kalender ein, wird die App fast zwangsläufig falsche Rückschlüsse ziehen.

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Fühlen sich die Mitarbeitenden durch so etwas nicht überwacht?

Wie Sie bereits anhand der vorherigen Abschnitte gemerkt haben, geht es bei MyAnalytics nicht darum, das Arbeitsverhalten lückenlos zu dokumentieren und auf Effizienz zu trimmen. Vielmehr soll es eine Hilfe sein, um die Arbeit besser zu organisieren und eigene Ziele zu erreichen. Dementsprechend ist es auch nicht verwunderlich, dass die Analysedaten aus der App nur dem Nutzer selbst zur Verfügung stehen. Der Vorgesetzte oder die Kollegen bekommen sie nicht zu sehen, daher muss sich auch niemand durch MyAnalytics überwacht fühlen – nicht umsonst beschreibt Microsoft das Tool als „Fitness-App für die Arbeit“.

Zielgerichtet in die Zukunft – mit UPGREAT

Wenn Sie mehr über MyAnalytics und Office 365 wissen wollen und darüber, wie es Ihren Arbeitsalltag verbessern kann, wenden Sie sich gerne an uns. Wir helfen Ihnen, moderne Arbeitskonzepte für Ihr Unternehmen zu entwickeln, und kümmern uns im Anschluss um die technische Umsetzung – auf Wunsch selbstverständlich inklusive MyAnalytics. Lassen Sie sich von unseren Experten beraten und überzeugen Sie sich von unseren Leistungen und unserem Service!

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Rolf Weber

Geschrieben von Rolf Weber

Meine Leidenschaft zur IT, zum Web und zum Marketing brachten mich 2002 zur UPGREAT. Den digitalen Wandel von Unternehmen zu erforschen, zu verstehen und dann darüber zu schreiben fasziniert mich. Eigentlich war bei mir schon alles immer digital. Begonnen hat es mit einem Atari. 1995 entdeckte ich das Internet und hängte dafür meinen Beruf als Informatikleiter an den Nagel.

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