Immer mehr Unternehmen setzen auf Office 365 von Microsoft, denn die Kombination aus Cloud-Service und Software as a Servie (SaaS) bietet viele Vorteile. So zum Beispiel einen ortsunabhängigen Zugriff, einfachere Zusammenarbeit zwischen Kollegen und automatische Aktualisierungen der Software. Insbesondere der letzte Punkt ist interessant, denn Microsoft erweitert die Funktionen von Office 365 stetig. Vielfach gehen die Neuerungen aber unter, denn angesichts des beträchtlichen Umfangs von Office 365 übersehen die Nutzer häufig die zusätzlichen Features.
Um dem entgegenzuwirken, haben die Redmonder auf ihrem Office-YouTube-Kanal die Rubrik „Office 365 Updates“ eingeführt. Im Rahmen der Videoreihe stellt Jim Naroski monatlich die Veränderungen und Neuerungen in Office 365 vor – und das auf einfache und verständliche Weise. Die Videos sind in der Regel nicht länger als zehn Minuten, sodass Sie sich auf diese Weise in Sachen Office 365 unkompliziert auf den aktuellen Stand bringen können. Es lohnt sich also für alle Mitarbeitenden, den Kanal zu abonnieren. In diesen Blogbeitrag wollen wir das Januar Update genauer anschauen.
Was umfasst das Januar-Update für Office 365?
Kreativ Arbeiten mit Whiteboard
Die Neuerungen für den Januar 2018 sind recht umfangreich – und die wichtigste davon ist wohl die neue Whiteboard-App. Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich dabei um ein Programm, das als eine Art „Tafel“ für Ideen, Konzepte und weiterführende Informationen dienen soll. Der grosse Vorteil der Software ist, dass sie eine sehr freie Arbeitsweise zulässt. Es können problemlos handschriftliche Verweise, Bilder, Tabellen, technische Zeichnungen und vieles mehr eingebunden werden, sodass sich Whiteboard ideal eignet, um Ideen zu diskutieren und nach und nach auszuarbeiten. Ausserdem können kreative Köpfe ohne Hindernisse zusammenarbeiten, ganz gleich, ob sie in benachbarten Büros sitzen oder sich auf zwei verschiedenen Kontinenten befinden. Darüber hinaus bietet Whiteboard eine unbegrenzte Arbeitsfläche, sodass Platz für sämtliche Ideen ist. Und sie erlaubt echte Gruppenarbeit, da jeder Nutzer die Aktionen der anderen in Echtzeit sieht. Selbstverständlich werden alle Änderungen gespeichert und lassen sich bei Bedarf an andere Mitarbeitende schicken. Zudem ist es so möglich, über einen längeren Zeitraum an einem Konzept zu arbeiten, ohne dass die „Tafel“ jedes Mal wieder aufwändig vorbereitet werden muss.
4K ab PowerPoint
Mit dem Januar-Update wird es ausserdem möglich sein, PowerPoint-Präsentationen als HD-Videos zu exportieren. Diese Funktion gab es zwar bereits in PowerPoint, neuerdings können die Videos aber auch in 4K-Auflösung exportiert werden. Das ist besonders dann praktisch, wenn das Video auf einem grossen Monitor wiedergegeben werden soll. Etwa, wenn einer Ihrer Kunden Ihre Präsentation benötigt, um sie dem Vorstand vorzuführen. Zudem lassen sich Laserpointer-Bewegungen und Videos einbinden, sodass Sie eine vollwertige Präsentation als Video exportieren können, das auch ohne weitere Erläuterungen verständlich ist.
Online präsentieren mit Sway
In ähnlicher Weise äussert sich auch Sway, eine Anwendung, mit der sich – unter anderem aus Office-Dokumenten – Präsentationen für das Web gestalten lassen. Mit dem Januar-Update wurde die Bedienung von Sway verbessert, sodass es jetzt noch leichter ist, ausdrucksstarke Dokumente zu erstellen.
Facebook für Unternehmen: Yammer
Für das Netzwerk Yammer bringt das Januar-Update neue Analysefunktionen mit. Die ermöglichen es, die Aktivitäten der Nutzer besser zu erfassen und erlauben es so, eine Gruppe thematisch besser an den Interessen der Nutzer auszurichten.
Externe erhalten Zugang auf OneDrive mit Code
OneDrive bekommt mit dem Update ebenfalls eine neue Funktion, die die Sicherheit der in der Cloud gespeicherten Daten erhöhen soll. Werden Daten nämlich jetzt mit Dritten geteilt, erhalten die eine E-Mail mit einem Bestätigungscode. Die Daten können nur mit Hilfe des Codes heruntergeladen werden, sodass sich vor dem Download die Identität des Nutzers bestätigen lässt. Zudem ist der Code nur für eine gewisse Zeit gültig, der Zugang von aussen ist also zeitlich beschränkt.
Der Analysedienst eDiscovery wurde mit dem Januar-Update ebenfalls erweitert – zumindest für Abonnenten des Office 365 E5-Pakets. Das Programm kann jetzt nicht nur Dokumente innerhalb von Office 365 untersuchen, sondern auch solche aus externen Quellen. Das erlaubt eine wesentlich aussagekräftigere Analyse und eröffnet so im Idealfall neue geschäftliche Möglichkeiten.
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