Modern Workstyle in Gemeinden - ein Organisationsprojekt schlechthin

Bennie Lehmann
28. Jan 2021 | 3 Min. Lesezeit
Themen: Microsoft 365, Modern Workplace

Dank meinem Teilzeitpensum seit September 2020 bei UPGREAT habe ich direkten Kontakt mit den verschiedensten internen IT-Fachkräften. Ich merkte schnell, dass andere Dimensionen in der IT-Welt bereitstehen, als ich bisher angenommen habe. Obwohl ich IT-Verantwortlicher auf einer Gemeindeverwaltung bin (vielleicht wäre die Bezeichnung IT-Bedürfnis-Koordinator treffender), verfüge ich über kein technisches Know-how, da wir alles in einem Rechenzentrum ausgelagert haben. Somit bin ich sehr froh um die Inputs der Fachkräfte, welche mir aufzeigen, was aktuell möglich ist in der IT-Welt. Mein Fazit: Jetzt und heute müssen die Weichen für ein modernes Zusammenarbeiten, moderne Arbeitsplätze, ja sogar ein neues Arbeitsgefühl ganz allgemein, gestellt werden.

Erste Schritte

Alles schön und gut, aber wie soll das Ganze angepackt werden? Erfahrungsgemäss braucht es in den allermeisten Gemeinden zuerst eine IT-Strategie, um erste Schritte angehen zu dürfen. Persönlich appelliere ich dazu ja keine Papiertiger-Strategien zu erstellen, vielleicht ist ja weniger sogar mehr und anschliessend sollen die Verwaltungen mit der Umsetzung loslegen. Die IT-Welt bewegt sich sehr schnell und für mich steht die clevere Umsetzung im Vordergrund und nicht die Planung, welche möglicherweise bereits zwei Jahre später in Teilbereichen überholt sein könnte. Solange wir uns auf den Verwaltungen mit dem gewählten Weg nicht in eine Sackgasse begeben, ist alles gut. So können wir umsetzen, lernen, nötigenfalls justieren aber laufend auch etwas bewirken und vorwärts gehen. Nach der Strategie wird die detaillierte Projektplanung mit verdaubaren Schritten wichtig sein. Auch müssen vorgängig die submissionsrechtlichen Fragen geklärt werden.

Hauptthemen und Empfehlungen

Datensicherheit

Gehört dazu, ganz klar. Da müssen alle gängigen Sicherheitskriterien besprochen und individuell geklärt werden. Ein pragmatischer Weg ist wohl der Beste.


Cloud

Eine Grundsatzfrage, die vielerorts für rote Köpfe sorgt. Ein unaufhaltsamer Weg zu mehr Funktionalität aber auch zu mehr Sicherheit. Grosse Player wie Microsoft investieren sehr viel in Sicherheitsfragen, weshalb ich On-Premises Lösungen oder Rechenzentrumsansätze ohne Cloud-Angebot als überholt erachte. Ein Blick wenige Jahre zurück zeigt uns, dass sich alles rasant verändert hat. Muss heute ein Entscheid gefällt werden, gilt es auch die Entwicklung der nächsten Jahre zu berücksichtigen.


Arbeitsplatz

Immer und überall vollen Zugriff auf sämtliche Tools zu haben hilft und lässt die Homeoffice Arbeit sogar im Ferienhaus einfach gestalten. Die Mitarbeitenden sollen alle ein Laptop besitzen und somit den persönlichen Rechner immer dabeihaben. Einzig die Bildschirmgrösse könnte zu Hause da und dort nicht genügen, aber jederzeit und kostengünstig mit weiteren Bildschirmen nachgerüstet werden. Alle Fragen zu Telefonie, Ton und Bild sind in diesem Zusammenhang mit Microsoft Teams bestens lösbar und es braucht keine weitere Infrastruktur.


Werkzeuge - alles da dank Microsoft 365

Damit die verschiedenen Abteilungen einer Gemeindeverwaltung möglichst effizient arbeiten und gleichzeitig zeitgemäss auf die Kundenbedürfnisse eingehen können, braucht es einen kräftigen "Bausatz" an Softwarelösungen. Dank Microsoft 365 werden ergänzend zu den Hauptapplikationen (z.B. Steuerlösungen, Finanzen usw.) praktisch "alle Fliegen mit einem Tätsch" erledigt. Massgeschneiderte Lösungen je nach Bedürfnis sind problemlos möglich (Aufgaben, Projektplanungen, Notizen, Checklisten, Sitzungen, Intranet, Power BI usw.)

Nach der Theorie ist vor der Umsetzung - harte Arbeit smart umsetzen

Früher oder später wartet nach der Planung die Umsetzung. Häufig bestehen Hemmungen, aktiv und mit Freude loszulegen. Bereits ein kritisches Votum in einer Kadersitzung kann kräftig an der Stimmung kratzen. Spätestens da wird allen klar, dass solche Projekte in erster Linie Organisationsprojekte und nicht IT-Projekte sind. Ängste, Widerstände, fehlende Skills, alles gehört dazu. Es ist die Aufgabe der Führung, diese Umstände aufzunehmen, anzusprechen und mit individuellen Leitplanken die Projekte umzusetzen. Dabei spielt die Arbeitsmarktfähigkeit der einzelnen Mitarbeitenden ebenfalls eine wichtige Rolle. Es ist ja nicht nur ein Projekt der Gemeinde «XY», sondern ein Projekt zeitgemässe Arbeitsmittel im eigenen Betrieb umzusetzen. Diese werden mit der Zeit überall anzutreffen sein, die Schreibmaschine ist inzwischen ja auch ausgestorben (so hoffe ich zumindest).

Also gilt es, die grosse Arbeit mutig und mit Tatkraft anzupacken. Für ein erfolgreiches Projekt müssen individuelle Fahrpläne erstellt werden. Die Gemeinde «A» setzt ein solches Projekt nicht wie die Gemeinde «B» um. Die Ausgangslagen werden immer unterschiedlich sein und das Innenleben einer Verwaltung gilt es zu berücksichtigen.

Der Workshop Modern Workstyle eignet sich bestens, um Ihren Mitarbeitenden die neue Welt näher zu bringen und die Freaks bereits «gluschtig» auf mehr zu machen – garantiert!

UPGREAT verfügt mit dem extra für die öffentliche Hand ins Leben gerufenen Kompetenzzentrum Public Sector Services über geballtes Know-how: Strategie, Rechenzentrum, Cloud-Lösungen, Microsoft 365 inkl. Teams, Beratungen in Projektfragen, Support, Schulungen bzw. Weiterbildungen, Chatbot usw. Alles aus einer Hand und immer der Mensch im Zentrum. Wir lassen Ihre Mitarbeitenden nicht allein. Sie geben den Takt vor und UPGREAT unterstützt Sie im Wandel zum "modernen Arbeitsgefühl". Wir freuen uns!

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Bennie Lehmann

Gepostet von Bennie Lehmann

Ich setze mich als "Gmeindler" seit Jahren für innovative Lösungen im Verwaltungsalltag ein. Deshalb unterstütze ich UPGREAT sehr gerne in der Umsetzung neuer Ideen und Technologien. IT soll begeistern - uns alle!

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