In den letzten zwei Jahren hat Teams von Microsoft eine enorme Verbreitung erreicht. Die Plattform hat sich als zentrales Kollaborationswerkzeug etabliert. Im Vordergrund stehen die Eigenschaften von Teams, alle Daten und die gesamte Kommunikation des Unternehmens sowie die Arbeitsorganisation an einem Punkt zu vereinen. In letzter Zeit zeigt sich interessanterweise, dass die Vorteile von Teams der Plattform auch zum Verhängnis werden können. Was hat es mit der Zersiedelung von Informationen auf sich und wieso ist besonders Teams davon betroffen?
Was wird unter der Zersiedelung von Informationen verstanden und warum ist Teams anfällig?
Als Zersiedelung wird der Zustand bezeichnet, wenn eine Plattform durch viele veraltete, irrelevante oder doppelte Informationen unübersichtlich wird. Gerade eine Plattform wie Teams ist anfällig dafür. Dies liegt in der Natur der Kollaborationslösung. In Teams haben alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit zur aktiven Teilnahme. Dies ist sowohl gewollt als auch ein zentraler Vorteil von Teams. Anders wäre es beispielsweise nicht möglich, Informationen mit den anderen Kollegen und Kolleginnen zu teilen.
Was sind die zentralen Probleme, die durch die Zersiedelung entstehen?
In erster Linie wird Teams durch die Zersiedelung unübersichtlich. Mit zunehmender Menge an Informationen, die auf der Plattform veröffentlicht und gespeichert sind, wird es schwerer, die gewünschten Daten zu finden.
Dies führt dazu, dass die Mitarbeitenden das Vertrauen in die Plattform verlieren. Teams soll eben schnell, übersichtlich und intuitiv sein. Wer nun ewig suchen muss, um an die gewünschten Informationen zu gelangen, verliert viel Zeit und die Lust, sich auf Teams zu verlassen.
Ein weiteres Problem zeigt sich beim Wechsel von Personal. Bestimmte Informationen sind an einzelne Personen gebunden, da die Daten ursprünglich von diesen erzeugt wurden. Nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen gibt es keine Aktualisierung mehr oder die Kontrolle geht vollständig verloren, da kein Eigentümer mehr vorhanden ist.
Wenig hilfreich war oftmals auch die überstürzte Implementierung von Teams. Nicht wenige Unternehmen sind blind auf den Zug aufgesprungen. Ende 2019 nutzten rund 20 Millionen täglich die Plattform, bis zum Sommer 2021 stieg die Zahl auf etwa 250 Millionen Nutzer. Die strategische Planung der Plattform sowie die Schulung der Mitarbeitenden kam dabei oftmals zu kurz. Somit wurde Teams in diesen Unternehmen zu einer Art Spielwiese, wo keine festgelegten Regeln für die Nutzung existieren.
Alles das führt dazu, dass die Produktivität im Laufe der Zeit abnimmt. Ihre Mitarbeitenden entwickeln ein Misstrauen gegenüber der Plattform. Dann passiert es schnell, dass die Mitarbeitenden untereinander andere Kommunikationsmethoden verabreden, beispielsweise der Datenaustausch per E-Mail.
Im Ergebnis ist die Einführung von Teams ad absurdum geführt.
Mit welchen Massnahmen lässt sich die Zersiedelung verhindern?
Was in vielen Fällen ein Grund für die Zersiedelung ist, ist die fehlende Administration. Wer sich nicht um seine Kollaborationsplattform kümmert, der verliert früher oder später die Kontrolle. Es ist also wichtig, jemanden oder eine Gruppe mit der Administration der Plattform zu betrauen.
Dies beginnt bei der Verwaltung der Gruppen innerhalb Teams. Viele Gruppen werden nur temporär benötigt, beispielsweise zur Organisation von Projekten. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, sollte eine zuständige Person die Gruppe archivieren und aus der Übersicht entfernen. Auf diese Weise bleibt das Dashboard der Mitarbeitenden übersichtlich und zeigt nur relevante, aktive Teams an.
Softwarelösungen unterstützen Sie ebenfalls bei der Administration der Plattform. Mit Microsoft Teams Analytics and Reporting ist eine zentrale Verwaltung der Richtlinien, Zugriffsrechte und Ablaufdaten von Gruppen möglich.
Auch die Schulung Ihrer Mitarbeitenden im Umgang mit Microsoft Teams ist wichtig. Dies reicht von der Vorgabe von Nutzungsregeln bis hin zur Anregung, dass Mitarbeitende selbst einen Kanal mit Tricks und Tipps einrichten und pflegen.
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Der Erfolg von Teams und ähnlichen Plattformen hängt also massgeblich von der Planung ab. Sowohl die Einführung als auch der laufende Betrieb erfordern eine zielgerichtete Strategie und Aufmerksamkeit. Wie bei vielen anderen Digitalisierungsprozessen kann auch Teams sein wirkliches Potenzial nicht zeigen, wenn die Umsetzung misslingt.
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