Das Homeoffice gehört inzwischen in vielen Unternehmen zum normalen Arbeitsumfeld dazu. Wirklich effektives Arbeiten im Homeoffice ist jedoch nur möglich, wenn die Infrastruktur stimmt. Genau daran scheitert die Umsetzung in der Praxis häufig und Verantwortungsträger schieben dies dann auf das Konzept Homeoffice. Dies stimmt jedoch nicht. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein funktionierendes Konzept für ein Homeoffice aussieht und welche Infrastruktur dafür notwendig ist.
Die technische Seite – Aufgabe des Arbeitgebers
Bei der Ausstattung des Homeoffice steht zunächst der Arbeitgeber in der Pflicht. Teilweise sind Unternehmen der Meinung, dass die Mitarbeitenden ruhig die private Technik benutzen dürfen oder sollen. Diese günstige Lösung ist so ineffizient wie gefährlich.
Eine einheitliche Hardware, die Sie bereitstellen, ist somit der erste Baustein im Gesamtkonstrukt Homeoffice. Dazu gehören neben dem PC auch ein Monitor sowie eine ergonomische Tastatur. Die konkrete Technik ist durch die Anforderungen in Ihrem Unternehmen und der Aufgaben des Mitarbeitenden festgelegt. So können weitere Peripheriegeräte wie ein Telefon, Scanner oder Drucker die Ausstattung ergänzen. Der Grundsatz ist: Die Technik muss gleichwertige Arbeitsbedingungen wie im Büro bereitstellen.
Der zweite Baustein betrifft die Telekommunikation im Homeoffice. Ohne eine schnelle und zuverlässige Internetverbindung ist Arbeiten im Homeoffice nicht möglich. Mobiles Internet über LTE oder 5G ist zwar inzwischen flächendeckend verfügbar. Jedoch sind diese Verbindungen oft nicht wirklich stabil. Der Königsweg im Homeoffice ist deshalb Glasfaser. Die Alternative ist eine möglichst schnelle DSL-Verbindung.
Ein wichtiger Punkt ist die Einrichtung der Technik im Homeoffice. Die Computer, beispielsweise ein Laptop, richtet die IT-Abteilung vorher ein. Somit sind synchronisierte Systeme gewährleistet, die die Anforderungen der IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen erfüllen. So lassen sich auch TeamViewer für die Fernwartung sowie weitere Software für den Arbeitsalltag installieren. Dies gewährleistet, dass die Arbeit im Homeoffice direkt wie geplant starten kann.
Unterstützung bei der Einrichtung vor Ort ist ein weiterer sinnvoller Punkt. Dies betrifft die Integration ins WLAN und eventuell die Einrichtung einer VPN-Verbindung. Beide Punkte erhöhen die Sicherheit, was für Sie als Arbeitgeber wichtig ist. Die WPA/WPA2-Verschlüsselung sollte bei einer Datenübertragung im WLAN unbedingt aktiviert sein.
So verwandeln Ihre Mitarbeitenden das Homeoffice zum effizienten Arbeitsplatz
Die Mitarbeitenden haben ebenfalls einen grossen Anteil an einem funktionierenden Konzept für das Homeoffice. Dies liegt durchaus im Interesse des Mitarbeitenden selbst. Wer ein ruhiges Umfeld schafft, das effizientes Arbeiten ermöglicht, der vermeidet Stress. Der Arbeitstag vergeht schneller und die Aufgaben können in der veranschlagten Zeit erledigt werden.
Viele haben Probleme damit, zu Hause eine geeignete Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Ablenkungen sind ausreichend vorhanden, von Fernsehsendungen bis zu den eigenen Kindern. Deshalb ist es wichtig, einen klar definierten und abgegrenzten Arbeitsbereich zu schaffen. Ein Arbeitszimmer ist optimal, aber nicht immer eine Option. Die Alternative ist, eine Ecke in einem anderen Zimmer so zu gestalten, dass ungestörtes Arbeiten möglich ist. Das Wohnzimmer ist dafür nicht immer die beste Wahl, da hier auch andere Familienmitglieder ihren Lebensmittelpunkt haben. Am besten ist ein ruhiger Raum mit eigener Tür, den sonst kein anderer Mitbewohner benötigt. Ein klarer Arbeitsbereich ist auch ein psychologischer Faktor und erzeugt das Gefühl, nun am Arbeitsplatz zu sein und eben nicht zu Hause.
Ebenso wichtig ist die Ergonomie am Arbeitsplatz. Ein bequemer und hochwertiger Arbeitsstuhl sowie der dazu passende Tisch sind die beiden wichtigsten Komponenten. Ansonsten treten schnell Rücken- oder Nackenschmerzen auf und beeinträchtigen den Arbeitstag massiv.
Management und Tools – im Homeoffice unverzichtbar
Ohne die richtige Software und eine angepasste Verwaltung ist das Projekt Homeoffice zum Scheitern verurteilt. Da die Mitarbeitenden nicht mehr vor Ort im Büro erreichbar sind, müssen Sie das Projekt- und Arbeitsmanagement entsprechend anpassen. Zum Glück gibt es mittlerweile die passende Software für die Umsetzung.
Kommunikations- und Projektmanagement-Tools sind die Lösung. Plattformen wie Microsoft Teams für die Aufgabenverwaltung bringen Struktur in den Arbeitsalltag und liefern alle notwendigen Werkzeuge für die Kollaboration.
Das Homeoffice erfolgreich implementieren
Ein erfolgreiches Homeoffice erfordert also ein stimmiges Gesamtkonzept. Das Sprichwort „Planung ist das halbe Leben“ trifft es hier sehr gut. Mit einer Strategie und der systematischen Umsetzung gelingt das Projekt Homeoffice auch in Ihrem Unternehmen.
Bei der Integration der technischen Lösungen für das Homeoffice ist ein erfahrener Partner an Ihrer Seite hilfreich. IT-Dienstleister, die sich auf Bereiche wie die Digitalisierung oder den Modern Workplace spezialisiert haben, sind hier der richtige Ansprechpartner. Wir stellen viele individuelle Lösungen und Konzepte für die Realisierung des Homeoffice bereit. Haben Sie Fragen zum Thema Modern Workplace oder Homeoffice? Wenden Sie sich an uns für eine unverbindliche Beratung.
