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Filesharing für Unternehmen – so finden Sie die passende Lösung!

Die Aufgaben ortsunabhängig erledigen und Daten von jedem Firmenstandort aus mit Mitarbeitenden oder Kunden teilen – das ist in vielen Unternehmen inzwischen ganz normal. Schliesslich lässt sich so die Zusammenarbeit sehr viel effizienter gestalten, ausserdem entfallen die oft hohen Investitionen für den Ausbau der IT-Infrastruktur.

Möglich wird das alles durch sogenannte „Enterprise File Sync & Share“-Systeme, kurz EFSS, die von verschiedenen grossen und kleinen Anbietern verfügbar sind. Für CIOs stellt sich also die Frage: Welches EFSS ist das passende?

EFSS – das ganze Bild betrachten

Möchte man einen Dienst beurteilen, spielt die Qualität des Service natürlich eine zentrale Rolle. Im Falle von EFSS schauen die meisten nur auf den Funktionsumfang und blenden alles andere aus. Grundsätzlich ist es zwar richtig, die Funktionen bei der Bewertung einzubeziehen, allerdings sind die Unterschiede zwischen den einzelnen Anbietern oft nur relativ gering. Und es müssen bei einer umfassenden Betrachtung auch die möglichen Risiken und Gefahren einfliessen.

Lagern Sie Ihre Unternehmens- und Kundendaten nämlich bei einem externen Dienst, kann das unter Umständen zu juristischen Problemen führen. Zudem müssen Sie sich sicher sein, dass Ihre Daten ausreichend geschützt sind und der Dienst auch zukünftigen Anforderungen gewachsen ist.

Ihre Daten – sicher in fremden Händen?

Datensicherheit ist in der IT immer ein wichtiges Thema – erst recht, wenn andere für diese Sicherheit sorgen sollen. Wenn Sie sich auf die Suche nach einem EFSS-Anbieter machen, werfen Sie einen genauen Blick auf die Sicherheitsvorkehrungen dieses Anbieters. Über Sicherheitslecks und andere Pannen werden Sie von ihm zwar nichts erfahren – denn wer wirbt schon gerne mit den eignen Fehlern – aber auf unabhängigen Seiten zur IT-Sicherheit finden sich Berichte von unabhängigen Experten, die ein genaueres Bild erlauben. 

Rechtliche Untiefen im Datenmeer

Das nächste wichtige Kriterium bei EFSS ist die Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen. Da die Daten ausserhalb Ihrer IT-Infrastruktur gelagert werden, haben Sie keinen Einfluss mehr darauf, wo genau die Daten landen. Betreibt der Anbieter sein Datenzentrum im Ausland, gelten dort unter Umständen andere Datenschutzbestimmungen. So könnte der Anbieter zum Beispiel gezwungen sein, Ihre Daten an Behörden oder staatliche Institutionen weiterzugeben, was sowohl bei Unternehmens- als auch bei Kundendaten äusserst problematisch ist. Im schlimmsten Fall wäre der Anbieter nicht einmal verpflichtet, Sie über die Weitergabe der Daten zu informieren.

Die Lagerung von Kundendaten im Ausland kann aber auch für Sie problematisch werden. Die europäische Datenschutz-Grundverordnung sichert beispielsweise EU-Bürgern einen umfassenden Schutz ihrer persönlichen Daten zu. Wollen Sie mit Ihrem Unternehmen in der EU am Markt auftreten, müssen Sie für den Schutz der Kundendaten sorgen, was mit einem EFSS-System unter Umständen nicht rechtskonform möglich ist.

Verschiedene File-Hosting Services

Microsoft OneDrive

OneDrive ist der Filehosting-Dienst von Microsoft. Der Dienst ermöglicht es, Dateien hochzuladen und dort – auch von anderen Zugängen aus – zu bearbeiten bzw. darauf zuzugreifen. Jedem Nutzer stehen 5 GB kostenfrei, Käufern einer Microsoft Office-365-Version 1 TB Speicher zur Verfügung. Die Daten werden in der Microsoft Public Cloud gespeichert, welche die Datenschutzrichtlinien der EU (DSVGO) erfüllt.

Nextcloud

Mit Nextcloud erhalten Ihre Mitarbeitenden einfachen Zugriff auf Dateien und können diese mit Teammitgliedern oder Kunden teilen. Im Gegensatz zu anderen Filesharing-Lösungen bestimmen Sie mit Nextcloud die Datenhoheit, da die Daten am Ort Ihrer Wahl gespeichert werden (eigenes Data Center, Public Cloud oder UPGREAT Swiss Cloud.) Bei UPGREAT können Sie Nextcloud auch als Service beziehen. Neben dem Betrieb führen wir sämtliche laufende Sicherheits-Updates durch und bieten Support und Beratung rund um das Produkt.

Citrix ShareFile

Sharefile ist eine Content-, Collaboration, File-Sharing und Sync -Lösung von Citrix. Citrix ShareFile bietet anpassbare Lösungen für jedes Unternehmen – Unternehmen können Daten in der Cloud hosten, in einem vorhandenen Netzwerk speichern oder ein Hybrid-Modell nutzen. Je nach Provider sind die Daten gemäss EU-Datenschutzrichtlinien gespeichert. 

Bereit für die Zukunft?

Zu guter Letzt sollten Sie bei einem EFSS-System  darauf achten, dass es nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen kann. Lassen sich zum Beispiel bisher noch nicht angebundene Systeme oder Standorte später problemlos in das System integrieren? Ausserdem muss der Anbieter mit Ihrem Unternehmen „wachsen“ können, er muss also auch bei wachsender Datenmenge und komplexeren Anforderungen in der Lage sein, den Service uneingeschränkt zur Verfügung zu stellen.

Ebenso sind Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten bei einem Vergleich der Anbieter nicht ausser Acht zu lassen. Denn ein Wechsel des EFSS-Systems – sofern er denn einmal erforderlich sein sollte – ist ohnehin schon ein beträchtlicher Aufwand. Da sollen Sie es sich nicht durch strittige oder für Sie ungünstige Vereinbarungen unnötig schwer machen. Sprechen Sie mit dem Anbieter auch über zukünftige Entwicklungen. Die Technik schreitet laufend voran, und dem muss der Anbieter Rechnung tragen, indem er eigene neue Ideen erarbeitet, um die technischen Neuerungen zu nutzen. Tut er das nicht, wird er über kurz oder lang gegenüber der Konkurrenz ins Hintertreffen geraten und sollte daher für Sie als Anbieter ausscheiden.

Bereit für die Zukunft – mit UPGREAT!

Wie Sie sehen, gibt es bei den EFSS-Anbietern sehr viel mehr zu beachten als nur den Funktionsumfang des Systems. Wollen Sie sich also eine langwierige Suche ersparen, setzen Sie auf einen erfahrenen IT-Dienstleister. Wir kennen uns bestens mit den auf dem Markt verfügbaren Lösungen aus und finden gemeinsam mit Ihnen die passende Variante. Darüber hinaus übernehmen wir für Sie die gesamte Implementierung, sodass Sie sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren können.