Die richtigen Mitarbeitenden zu finden, ist für Unternehmen nicht immer ganz einfach – vor allem dann, wenn es für eine Stelle eine grosse Zahl von Bewerbern gibt. Einerseits muss ein Weg gefunden werden, die Potentiale der Bewerber möglichst zuverlässig zu erkennen. Andererseits ist es aber auch erforderlich, die Bewerbungen effizient zu erfassen, zu verwalten und zu bearbeiten. Angesichts dieser Ausgangslange ist es naheliegend, die Arbeit der Personalabteilung mit Hilfe eines digitalen Prozesses zumindest teilweise zu automatisieren. Aber wie kann so eine Lösung aussehen? Und wie lässt sie sich kostengünstig umsetzen? Vor genau diesen Fragen stand auch die Hiltl AG.
Die Ausgangslage am Beispiel der Hiltl AG
Das älteste vegetarische Restaurant der Welt und Schweizer Traditionsunternehmen nutzte, wie viele andere Firmen auch, einen zentralen E-Mail-Eingang für den Empfang aller Bewerbungen. Im Anschluss wurden die Bewerbungen dann über Outlook von der Personalabteilung und den Teamleitern aus den entsprechenden Abteilungen bearbeitet. Dadurch war eine fortlaufende Abstimmung zwischen den zuständigen Mitarbeitenden nötig – dennoch war häufig nicht ganz klar, inwieweit bestimmte Bewerbungen bearbeitet waren, was wiederum zu Verzögerungen führte. Darüber hinaus wurden Interview-Einladungen sowie Zu- und Absagen von Hand versandt, was einen beträchtlichen Teil der Arbeitszeit der HR-Abteilung in Anspruch nahm.
Die Lösung von UPGREAT
Den Verantwortlichen bei der Hiltl AG war klar, dass es so nicht weitergehen konnte – es musste eine effizientere Lösung gefunden werden. UPGREAT wurde mit der Ausarbeitung und Umsetzung dieser Lösung beauftragt.
Als Basis wurde mit Microsoft 365 und der Microsoft Cloud eine SharePoint-Umgebung geschaffen, die den Empfang und die Ablage aller Bewerbungsdossiers übernimmt. Zudem können die Personalabteilung und die Teamleiter über die Plattform Informationen austauschen und E-Mails versenden. Mit Hilfe von Microsoft AppSource wurden zusätzlich Standardmodule für die Anzeige der Personaldossiers und die Verwaltung der Arbeitsabläufe konfiguriert. Für Online-Bewerbungen steht ausserdem ein Web-Formular bereit, aus dem automatisiert interne Dossiers erstellt werden.
Der Versand von E-Mails erfolgt direkt über das Rekrutierungstool, wobei für Standardvorgänge verschiedene Vorlagen bereitstehen. Die integrierte Terminplanung erlaubt eine koordinierte Planung aller Interviews und bietet selbstverständlich auch die Möglichkeit zur Synchronisation mit Outlook.
Die Vorteile dieser Lösung
Der Ablauf der Bewerbungsprozesse ist nun deutlich schneller und effizienter – es sind weniger Schritte erforderlich, durch Automatisierung, Standardisierung und die bereitgestellten Vorlagen sind Verwaltungsvorgänge weniger aufwändig. Dadurch bleibt mehr Zeit, um Bewerbungen zu sichten. Die Bewerber profitieren ebenfalls von dieser Lösung, denn sie erhalten schneller eine Antwort, ausserdem ist mit diesem System der Schutz ihrer personenbezogenen Daten jederzeit gewährleistet.
Da für diese Lösung vorhandene Office-365-Lizenzen genutzt werden können und der Entwicklungsaufwand relativ gering ist, lassen sich im Vergleich zu einem marktüblichen Rekrutierungsprogramm rund zwei Drittel der Kosten einsparen. Trotzdem bietet dieses System alle nötigen Funktionen und erlaubt zudem eine umfassende Protokollierung aller Eingänge, Sichtungen und Entscheidungen. Das erleichtert die Organisation und Auswertung zusätzlich.
Und was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Wie Sie sehen, zahlt es sich aus, auf die Plattform eines grossen Anbieters zu setzen. Die Module von Microsoft 365 sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit in Unternehmen zu vereinfachen. Dabei geht es nicht mehr nur darum, bekannte Arbeitsweisen digital abzubilden – vielmehr sollen mit Hilfe der digitalen Tools neue, zentrale Lösungen geschaffen werden. Dabei spielt Microsoft Teams eine grosse Rolle, denn hier werden alle Vorgänge zentral erfasst und können jederzeit eingesehen werden. Darüber hinaus lässt sich die operative Projektführung auf diese Weise aktiv delegieren. So lassen sich Potentiale voll ausnutzen, was zugleich zu einer hohen Akzeptanz unter den Mitarbeitenden führt, da sie entsprechend ihrer Fähigkeiten mit Aufgaben betraut werden.
Mit einem unabhängigen IT-Partner wie UPGREAT können auch Sie eine solche Lösung in Ihrem Unternehmen umsetzen. Grundlage unserer Arbeit sind dabei stets ganzheitliche und individuelle Ansätze – so können Sie sicher sein, dass die Ansprüche und Bedürfnisse Ihres Unternehmens jederzeit berücksichtigt werden und Sie eine Lösung erhalten, die perfekt zu Ihnen passt.
Die Hiltl AG
1898 gegründet, ist Hiltl laut „Guinness World Records“ das älteste vegetarische Restaurant der Welt. Heute wird das Ur-Zürcher Unternehmen mit rund 300 Mitarbeitenden aus über 80 Nationen in vierter Generation von der Familie Hiltl geführt – mit gesundem Genuss, gastronomischer Leidenschaft und in Verantwortung gegenüber Mensch, Tier und Natur. Das gilt natürlich vor allem für das Stammhaus an der Sihlstrasse im À-la-carte-Restaurant mit Buffet, Bistro, Take-away und Seminarräumen, aber auch für die Hiltl Vegimetzg, die erste vegetarische Metzgerei der Schweiz, und die Hiltl Akademie
