Noch ein paar Details mit dem Design-Team klären oder die Grundlagen eines neuen Projekts mit den Abteilungsleitern abstecken – solche und ähnliche Tätigkeiten und Aufgaben gehören heutzutage fest zu den meisten Berufen im Büro. Früher folgten dann zahlreiche Absprachen innerhalb der Abteilungen und zwischen den Verantwortlichen der verschiedenen Teams, bis schliesslich ein Termin gefunden war, zu dem alle Beteiligten Zeit hatten. Dieser Prozess war allerdings langwierig und damit alles andere als effizient. Daher dürfte es auch kaum verwundern, dass mit der Zeit immer weitere technische Lösungen auf den Markt kamen, die die Terminfindung in Unternehmen erleichtern sollten. Mittlerweile gibt es eine wahre Flut solcher Anwendungen. Aber welche dieser Lösungen ist die beste? Und gibt es in diesem Bereich neue Entwicklungen, die die Terminfindung weiter vereinfachen? Hier erfahren Sie es!
Doodle – der „Urvater“ der Terminplaner
Heutzutage erscheint eine Terminabsprache auf elektronischem Wege als etwas ganz Normales, aber dieser „Luxus“ steht Arbeitnehmern erst seit 2003 zur Verfügung. Der Schweizer Informatiker Michael Näf hatte in diesem Jahr ein kleines Programm entwickelt, um ein Essen mit Freunden zu organisieren – Doodle. Da die Terminabsprache so gut funktioniert hatte, beschloss Näf, Doodle zu vermarkten.
Der Erfolg gab ihm recht und Doodle entwickelte sich rasch zu einem Standard im beruflichen Umfeld. Zusätzliche Funktionen, wie etwa die Integration von Zeitzonen in die Terminabsprachen oder die Möglichkeit, Doodle-Termine in den Google-Kalender zu übernehmen, trugen ebenfalls zum Erfolg bei – genau wie die Tatsache, dass Doodle werbefinanziert und daher kostenlos verfügbar ist.
Die Konkurrenten
Der Erfolg von Doodle blieb anderen Unternehmen aus der IT-Branche natürlich nicht verborgen, und so traten bald die ersten Konkurrenten auf den Plan. Sie alle hier aufzulisten, würde den Rahmen des Beitrags sprengen, zudem verschwanden einige Konkurrenten ebenso schnell, wie sie aufgetaucht waren. Um Ihnen einen sinnvollen Überblick zu ermöglichen, sollen im Folgenden aber die wichtigsten und erfolgreichsten Alternativen zu Doodle vorgestellt werden.
Da wäre zunächst einmal Kulibri, das ebenfalls kostenlos verfügbar ist. Auch von der Funktionsweise her ähnelt Kulibri dem grossen Vorbild aus der Schweiz, denn es ist sehr einfach aufgebaut und dient vor allem der Terminfindung in Gruppen – weitere Funktionen sind eher sekundär. Das Programm benachrichtigt die Teilnehmer über die Umfrage, holt Antworten und Vorschläge ein und erinnert die Teilnehmer, falls ihre Antwort noch aussteht. Zusätzlich erlaubt es Kulibri, Kosten innerhalb der Gruppe zuzuweisen – das kann zum Beispiel praktisch sein, wenn im Rahmen des Meetings ein gemeinsames Mittagessen geplant ist oder wenn für das Treffen Material beschafft werden muss.
Eine weitere kostenfreie Alternative ist der DFN Terminplaner des deutschen Forschungsnetzes. Die Funktion ist bei diesem Programm, wie der Name schon sagt, auf die reine Terminplanung beschränkt. Dafür hat es in Sachen Datenschutz einiges zu bieten, denn die Daten der Teilnehmer werden entweder nicht oder nur für sehr kurze Zeit gespeichert, zudem werden die Daten nur mit SSL-Verschlüsselung übertragen und nicht an Dritte weitergegeben. Ob dieses Plus an Sicherheit bei der internen Terminabsprache in Unternehmen tatsächlich nötig ist, bleibt jedoch fraglich.
Neben den kleinen Konkurrenten haben natürlich auch die „Grossen“ Doodle etwas entgegengesetzt – unter anderem auch Microsoft mit Find Time. Vom Grundprinzip her funktioniert auch Find Time sehr ähnlich wie Doodle: Der Ersteller der Umfrage wählt zunächst die Teilnehmer aus und schlägt dann verschiedene Termine vor. Die Teilnehmer werden dann über die Umfrage informiert und können sich für einen oder mehrere der vorgeschlagenen Termine entscheiden. Dabei sehen sie auch die Auswahl der anderen Teilnehmer, was die Terminfindung weiter vereinfacht.
So weit, so bekannt. Ein Umstand macht Find Time aber im Vergleich zu den anderen „Bewerbern“ zur klaren Nummer eins: Es ist Teil des Office-365-Pakets und damit vollständig in Outlook integriert. Muss also ein Termin gefunden werden, lässt sich das dank Find Time über Outlook erledigen, zudem wird der Termin direkt in den Kalender von Outlook übernommen. Das spart Zeit und macht die Terminfindung und -verwaltung noch einmal deutlich bequemer als bei Doodle und den anderen Alternativen.
Und die Zukunft?
Mit Find Time steht zwar eine gut funktionierende Lösung für die Terminfindung bereit, aber die Entwicklung steht natürlich auch in diesem Bereich nicht still. Mit Meekan setzt Doodle zum Beispiel zum nächsten grossen Wurf an – das Programm soll mit Hilfe künstlicher Intelligenz Termine nach bestimmten Vorgaben finden und vereinbaren. Noch ist die Entwicklungsarbeit aber nicht abgeschlossen und es wird sich zeigen müssen, ob Meekan den Erwartungen gerecht werden kann.
Microsoft schlägt mit Bookings dagegen eine andere Richtung ein. Die Anwendung funktioniert wie ein klassischer Terminfinder, soll aber nicht nur für die Absprache interner Meetings genutzt werden, sondern auch dafür, Termine mit Kunden und Geschäftspartnern zu vereinbaren.
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