Kürzlich kündigte Microsoft Teams General Manager Nicole Herskowitz an, dass die Collaborationsplattform um die Möglichkeit für die Organisation von Webinaren erweitert wird. Auf den ersten Blick erscheint dies eine wenig spannende Neuerung, ist es doch theoretisch möglich, mit bestehenden Mitteln solche Veranstaltungen mit Teams zu organisieren. Oder bietet die neue Webinar-Funktion vielleicht doch hilfreiche und sinnvolle Ergänzungen?
Diese Funktionen sind neu in Microsoft Teams
Die Neuheiten fangen bereits mit der Organisation eines Webinars an. Hierfür steht eine separate Maske zur Verfügung, die ähnlich aufgebaut ist wie Verwaltung eines Teams Meetings. Sie haben die Möglichkeit, über den Kalender das Webinar zu terminieren und direkt Einladungen für das Event zu verschicken. Ebenfalls können Sie eine Sign-up-Seite einrichten. An einem Webinar können bis zu 1'000 Personen teilnehmen, sodass selbst die Organisation von Grossveranstaltungen über Microsoft Teams möglich ist. Microsoft fügt die Webinar-Funktionen den bestehenden Teams-Versionen hinzu. Somit ist es in vielen Fällen nicht notwendig, dass Sie Ihr Teams-Abonnement aktualisieren, die Funktionen stehen Ihnen automatisch zur Verfügung.
Der Presenter-Modus ist ebenfalls neu in Microsoft Teams und speziell für Webinare entwickelt. Dieser Modus soll die Stärken von Microsoft Teams mit denen von PowerPoint kombinieren. Die Oberfläche gibt Ihnen als Leiter der Veranstaltung einen Überblick über alle wichtigen Informationen. Der Chat des Webinars ist ebenso in die UI integriert wie die Anzeige der nächsten Folien und selbsterstellten Notizen. Zusätzlich ist eine Liste mit den aktuellen Teilnehmenden verfügbar, mit denen Sie auch interagieren können. Sie behalten somit alles im Auge und sehen sofort, wer mit Ihnen interagieren möchte. Auf diese Weise leiten Sie professionell durch Ihr Webinar.
Das Webinar persönlich und individuell gestalten
Microsoft gibt Ihnen einige Freiheiten bei der Gestaltung Ihres Webinars. Dies betrifft in erster Linie die Präsentation der Informationen. Sie haben die Auswahl zwischen drei verschiedenen Darstellungsmodi. Diese drei Modi sind Standout, Reporter und Side-by-side. In der Reporter-Ansicht ist für die Teilnehmenden die Moderatorin oder der Moderator sichtbar und die Folien sind in einer eigenen Box oberhalb der Schulter untergebracht, ähnlich wie bei einer Nachrichtensendung. Bei dem Standout-Modus ist Ihre Silhouette über den Videoinhalt drübergelegt, wobei die Präsentation den gesamten Bildinhalt ausfüllt. Side-by-side präsentiert Sie und die Präsentation, wie der Name vermuten lässt, direkt nebeneinander auf dem Bildschirm. Alle drei Präsentationsmodi rollt Microsoft nach und nach aus, sodass diese zeitnah in Teams bei der Organisation von Webinaren zur Verfügung stehen.
Doch auch die Teilnehmer an dem Webinar haben die Möglichkeit, die UI individuell anzupassen. So ist es möglich, nach eigener Präferenz durch die Inhalte des Webinars zu browsen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, sich die Inhalte der Folien vorlesen zu lassen. Microsoft hat ausserdem angekündigt, dass demnächst automatische Übersetzungsoptionen für die Folien zur Verfügung stehen. Somit müssen Sie Webinare bald nicht mehr in unterschiedlichen Sprachen ausarbeiten und können dennoch verschiedene Sprachgruppen ansprechen. Diese Aktionen sind alle exklusiv für den einzelnen Nutzer und beeinflussen nicht, wie die anderen Teilnehmer das Webinar erleben. Alle diese Funktionen erhöhen den Nutzerkomfort deutlich und verringern die Barrieren bei der Teilnahme an Webinaren.
Interaktionen mit den Webinar-Teilnehmenden nach der Präsentation
Ein über Microsoft Teams erstelltes Webinar ist keine isolierte, in sich abgeschlossene Veranstaltung. Nach Beendigung des eigentlichen Events stehen Informationen über die Teilnehmenden und das Webinar weiterhin zur Verfügung. Dazu gehören detaillierte Daten darüber, welche Person zu welchem Zeitpunkt und wie lange dem Webinar beigewohnt hat sowie die Kontaktinformationen der Teilnehmenden.
Microsoft Teams wird ausserdem in Microsoft Dynamics 365 Marketing integriert. Dies erlaubt es, die Informationen des Webinars in das Marketing-System zu übertragen. Die Kontakt- und Webinar-Informationen können dann für Lead-Kampagnen oder die weiterführende Kommunikation zum Einsatz kommen. Ebenfalls ist ein Export der Teilnehmendeninformationen in Ihr Customer Relationship Management-System möglich.
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