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Telefon, Chat, E-Mail – wie kommuniziert man im Büro richtig?

Die meisten Menschen, die heutzutage im Büro arbeiten, nutzen ein Office-Paket wie etwa Office 365 von Microsoft, um den Grossteil ihrer Aufgaben zu erledigen. Neben klassischen Anwendungen, etwa zur Textverarbeitung, bieten diese Pakete in der Regel auch verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten, wie eine Chat-Funktion beziehungsweise einen Instant Messenger und natürlich einen E-Mail-Client. Angesichts der vielen unterschiedlichen Kommunikationswege sollte man daher annehmen, dass die Kommunikation in Unternehmen heutzutage sehr viel effizienter abläuft als noch vor einigen Jahren.

Tatsächlich beobachten wir eher das Gegenteil – Mitarbeitende verzetteln sich viel zu oft in Gruppenchats, brüten minutenlang über einer Formulierung für eine E-Mail oder sprechen dem Aussendienstler zum siebten Mal auf die Mailbox. Wie kommt es, dass trotz der neuen Möglichkeiten die Kommunikation im beruflichen Umfeld so ineffizient ist? Und was können Sie tun, um dem entgegenzuwirken?

Die Qual der Wahl

Ein grundlegendes Problem ist, dass den Mitarbeitenden zwar etliche Kommunikationswege offenstehen – aber die Wenigsten sich wirklich Gedanken darüber machen, wann die Nutzung eines Kanals sinnvoll ist und wann nicht. Oft spielen persönliche Vorlieben und Befindlichkeiten eine grössere Rolle als der Wunsch, im Arbeitsalltag eine effiziente Kommunikation zu pflegen. Viele Menschen haben zum Beispiel gewisse Hemmungen, Kollegen oder Geschäftspartner anzurufen. Um den Griff zum Telefonhörer zu vermeiden, verschicken sie dann lieber eine E-Mail oder eine Chat-Nachricht. Das ist zwar nicht grundsätzlich falsch – aber je nach Situation könnte ein Telefonat der bessere Kommunikationsweg sein.

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, ob es wirklich einen so grossen Unterschied macht, wenn man eine Chat-Nachricht versendet, anstatt den Kollegen anzurufen. Im Einzelfall mag es kaum ins Gewicht fallen, wenn der Chat ein paar Minuten mehr in Anspruch nimmt als ein entsprechendes Telefonat. Bedenkt man aber, dass die Mitarbeitenden – je nach Grösse des Unternehmens – täglich hundert- oder tausendfach in Kontakt miteinander treten müssen, sieht das schon wieder ganz anders aus.

Für jedes Anliegen den richtigen Kanal finden

Wollen Sie eine möglichst hohe Produktivität im Unternehmen erreichen, ist eine effiziente Kommunikation unerlässlich. Daher ist es wichtig, die Mitarbeitenden darauf vorzubereiten, damit sie in jeder Situation das passende Kommunikationsmittel wählen. E-Mails sind zum Beispiel eine gute Wahl, wenn Informationen mit einer grösseren Gruppe geteilt werden sollen, ohne dass die Empfänger direkt darauf reagieren müssen. Wollen Sie den Teilnehmern eines Meetings etwa das Protokoll des Meetings zukommen lassen, eignet sich eine E-Mail perfekt dafür. Für Absprachen mit einzelnen Kollegen sind E-Mails dagegen keine gute Wahl, da die Kommunikation zu umständlich und langwierig ist.

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Chats und Instant Messenger sind ideal, wenn Sie mit einem Kollegen oder einem kleinen Team eine konkrete Fragestellung klären müssen. Bei komplexen Themen oder einer grösseren Zahl von Adressaten führt ein Chat dagegen meist zu ausufernden und wenig produktiven Diskussionen. Geht es um schwierige oder komplizierte Themen, ist ein Telefonat oder ein Video-Anruf in der Regel die beste Möglichkeit – oder, sofern möglich, ein persönliches Gespräch. Um einen geordneten Ablauf ohne Zeitdruck zu gewährleisten, ist es häufig sinnvoll, das Telefonat mit einer kurzen Chat-Nachricht anzukündigen oder mit einem Terminvorschlag im Kalender abzusprechen.

Persönlicher Kontakt ist wichtig

Wie Sie sehen, gibt es für die meisten Situationen auch den passenden Kommunikationskanal. Über das Streben nach effizienter Kommunikation sollten Sie allerdings auch nicht vergessen, dass für eine harmonische und erfolgreiche Zusammenarbeit ein persönlicher Draht zu den Kollegen sehr wichtig ist.

Studien haben gezeigt, dass Menschen besser kooperieren, wenn sie miteinander kommunizieren, denn das schafft das für die Zusammenarbeit nötige Vertrauen. Dieses Vertrauen lässt sich am einfachsten in einem persönlichen Gespräch aufbauen – fallen bestimmte Kommunikationselemente weg, wie etwa die Stimme oder der Anblick des Gegenübers, kommt kein so tiefes Vertrauensverhältnis zustande. Wenn Sie im Büro also auf eine effiziente Kommunikation achten, sollten Sie darüber nicht den persönlichen Kontakt zu den (wichtigen) Kollegen vernachlässigen, denn der ist für eine effektive Zusammenarbeite ebenso wichtig wie eine zielführende Kommunikation.

Kommunikationskanäle sinnvoll nutzen – mit UPGREAT

Wollen Sie in Ihrem Unternehmen die Effizienz der Kommunikation und damit die Produktivität steigern, brauchen Sie dafür nicht nur die entsprechenden Programme – zusätzlich sind ein Kommunikationskonzept und die Schulung der Mitarbeitenden nötig. UPGREAT hat bereits zahlreiche Firmen bei diesem Wandel begleitet und steht Ihnen als erfahrener Partner gerne zur Seite. Unsere Fachleute erstellen gemeinsam mit Ihnen einen Plan zur Neuausrichtung der Kommunikation und der Zusammenarbeit, den wir im Anschluss zügig umsetzen, sodass Sie sich weiter auf das Kerngeschäft konzentrieren. Auch nach der Umstellung helfen wir Ihnen selbstverständlich gerne mit Rat und Tat weiter. Lassen Sie sich von unseren Leistungen und unserem Service überzeugen, und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch!

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Topics: Office 365, Collaboration, Skype for Business, Telefonie