Risiko E-Mail – wie sicher ist diese Art der Kommunikation noch?

Dass Hacker gerne E-Mails nutzen, um Nutzern Schaden zuzufügen, ist seit langer Zeit bekannt. Dennoch gelingen solche Angriffe immer wieder, obwohl inzwischen alle die Warnzeichen von Phishing, Ransomware-Attacken und ähnlichen Methoden kennen sollten. Gerade für Unternehmen stellt dies eine Bedrohung dar, denn jede erfolgreiche Attacke hat das Potenzial, das gesamte Unternehmensnetzwerk zu kompromittieren.

Dies liegt auch in der Natur der Sache. Die E-Mail ist ein offenes und öffentliches Kommunikationsmittel. Sobald eine Mail-Adresse bekannt ist, hat jeder die Möglichkeit, dieser Person eine Nachricht zu schicken. Hat die gute alte E-Mail also endgültig ausgedient und welche Lösung soll diese Form der Kommunikation ersetzen?

Das alternative Kommunikationstool – Microsoft Teams anstelle von E-Mails

Es gibt tatsächlich sehr gute Alternativen zur E-Mail. Einige sind sogar deutlich besser. Dazu gehört Teams von Microsoft. Die Kollaborationsplattform von Microsoft bringt gleich mehrere Kanäle für die Kommunikation mit. Dazu gehören Direktnachrichten, Gruppenchats sowie Audio- und Videoanrufe. An die Nachrichten und Gruppenchats lassen sich Dateien anhängen. Somit ersetzt Microsoft Teams alle Funktionen, die auch eine E-Mail bietet. Für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen bietet sich Teams also an, vor allem, da über die Kollaborationsplattform gleichzeitig auch der Arbeitsalltag organisiert wird. Der grösste Vorteil von Teams ist jedoch, dass es eine in sich geschlossene Umgebung ist. Aussenstehende ohne Zugangsberechtigung haben keine Möglichkeit, Nutzern in Ihrer Teams-Umgebung Nachrichten zu schicken. Die Nachrichten und Dateien in den Anhängen sind somit vertrauenswürdig und Ihr Unternehmen ist geschützt vor Phishing- oder Ransomware-Attacken, was die Sicherheit in Ihrem Unternehmen erhöht.

Die Macht der Gewohnheit – und wie Sie diese brechen

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Das zeigt sich auch im beruflichen Alltag. Obwohl den Nutzern die Nachteile der E-Mail bekannt sind und Sie Ihnen eine bessere Alternative bereitstellen, zeigt sich in der Praxis, dass viele weiterhin an der E-Mail festhalten. Dahinter steckt in der Regel keine böse Absicht, sondern einfach nur die Gewohnheit. Die E-Mail begleitet uns faktisch seit Beginn des digitalen Zeitalters. Sie ist der Inbegriff der digitalen Kommunikation und für viele die erste Anlaufstelle, wenn sie eine schnelle Nachricht übermitteln wollen.

Sie haben jedoch die Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden mit einigen Methoden von der Abkehr der E-Mail zu überzeugen. Mit diesen fünf Schritten schaffen Sie es, die Akzeptanz von Microsoft Teams als zentrale Kommunikationsplattform voranzutreiben:

1. Klassische E-Mails ignorieren. Mitarbeitende, die weiterhin per E-Mail kommunizieren, sollten über diesen Weg keine Antwort erhalten. Eventuell weisen diese Mitarbeitenden darauf hin, dass sie aus Gewohnheit die Mail gewählt haben und beim nächsten Mal bestimmt Teams nutzen. Dennoch sollte eine Antwort via E-Mail ausbleiben. Höchstens können Sie mit einem Hinweis antworten, dass Sie das Thema in Teams aufgegriffen haben.
   
   
2. Die Kommunikation in Teams priorisieren. Antworten Sie umgehend in Teams und lassen Sie interne Nachrichten, die via Mail eintreffen, eine Zeit lang liegen. Ihre Mitarbeitende verstehen dann relativ schnell, dass Sie über Teams schneller erreichbar sind. Eine umgehende Antwort ist im eigenen Interesse Ihrer Kollegen, sodass diese demnächst automatisch zu Teams greifen, um mit Ihnen zu kommunizieren.
   
   
3. Mit gutem Beispiel vorangehen. Nutzen Sie bewusst Teams als Plattform, um neue Diskussionen zu starten. Dies betrifft auch die Kollaboration, beispielsweise beim Teilen von Dokumenten. Dies ist bei Gruppen- und Projektarbeiten sowieso sinnvoll, da dann ein simultanes Arbeiten an den Dokumenten möglich ist. Gleichzeitig vermeidet dies Duplikate.
   
   
4. Mitarbeitende zur Nutzung der Plattform animieren. Microsoft Teams fungiert auch als Wissensdatenbank. Häufig wiederkehrende Fragen lassen sich dort beantworten und so entsteht im Laufe der Zeit eine Art FAQ für Ihr Unternehmen. Der Aufbau einer solchen Datenbank ist beschwerlich und besonders der Start benötigt etwas Motivation. Animieren Sie deshalb dazu, Fragen und Themen in diesen Bereich zu verschieben. Dies können Sie auch selbst vorantreiben, indem Sie Fragen eben nicht per Direktnachricht beantworten, sondern in den Bereich des Wissensmanagements verschieben. Dies betrifft natürlich nur Themen, die öffentlich und für alle relevant sind.
   
   
5. Kommunikation soll Spass machen. Interner Schriftverkehr muss nicht künstlich vornehm und gar gezwungen aristokratisch sein. Gerade bei der internen Kommunikation mit Kollegen ist ein lockerer Ton akzeptabel und die Verwendung von Emoticons oder GIFs ist durchaus erlaubt. Auf diese Weise haben Ihre Mitarbeitenden Spass an der Kommunikation und nutzen diese häufiger.

Ihre sichere, interne Kommunikation aufbauen – gemeinsam mit UPGREAT

Der Umstieg von der E-Mail, die für viele seit Jahrzehnten wie selbstverständlich zum Computer und dem Internet dazugehört, auf Microsoft Teams ist anfangs nicht leicht. Bei der Umstellung hilft ein erfahrener IT-Dienstleister, der selbst diesen Schritt gegangen ist und sich mit Microsoft Teams gut auskennt. Bei UPGREAT fand genau dieser Wechsel auf Teams als internes Kommunikationstool statt. Aus diesem Grund ist UPGREAT mit den Schwierigkeiten und Herausforderungen bei der Integration von Business-Plattformen für die Kollaboration vertraut. UPGREAT bietet Ihnen deshalb Transformation Coaches an, die bei Ihnen vor Ort über einige Wochen hinweg den Prozess unterstützend begleiten. Haben Sie Interesse an solchen Lösungen, dann nehmen Sie noch heute Kontakt mit UPGREAT auf. Hier erhalten Sie eine professionelle und unverbindliche Beratung.