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UPGREAT Blog

Office 365 – so finden Sie das passende Lizenzierungsmodell für Ihre Mitarbeitenden

Nebst dem Betriebssystem Windows gehören die Office-Anwendungen von Microsoft in den meisten Unternehmen fest zur Standardsoftware, die für die Mitarbeiter bereitgestellt wird. Seit 2011 stehen Firmen allerdings nicht nur verschiedene Versionen des Office-Pakets zur Wahl, sondern auch ein ganz neues Lizenzierungsmodell: Office 365. Wir werden oft angefragt, was in diesem Lizenzierungsmodell alles dabei ist und was für unterschiedliche Versionen es gibt. Grund genug einen Blog-Artikel darüber zu schreiben.Bei Microsoft Office 365 handelt es sich um eine Cloud-Lizenzierung, d.h. die Office-Anwendungen werden online über die Cloud von Microsoft verfügbar gemacht. Neben den Programmen des Office-Pakets bieten die Redmonder mit Office 365 also auch verschiedene Serviceleistungen wie etwa die Bereitstellung von Onlinespeicher, Mailing oder Messaging-Services.

Dementsprechend wurde auch die Lizenzierung angepasst – Office 365 wird nicht mehr mit einer einmaligen Zahlung lizenziert, sondern über ein Abonnement, bei dem pro Nutzer und Monat oder Jahr Kosten anfallen. Da hier verschiedene Modelle zur Wahl stehen, stellt sich für Unternehmen die Frage: Welches Lizenzierungsmodell ist das richtige für mich?

Welche Office 365 Versionen gibt es?

Bevor Sie sich für eines der Abonnements entscheiden können, müssen Sie zunächst einmal klären, welche der beiden verfügbaren Office 365 Pakete passend für Ihre Firma ist.  Zur Wahl stehen:

  • Office 365 Business
  • Office 365 Enterprise

Office 365 Business

Die verschiedenen Lizenzierungsmodelle der Version Office 365 Business richten sich vor allem an kleinere und mittelständische Firmen – das zeigt sich in der Tatsache, dass diese Modelle auf maximal 300 Benutzer begrenzt sind.

Office 365 Enterprise

Office 365 Enterprise ist dagegen für grosse Unternehmen gedacht, dementsprechend ist die Zahl der Nutzer hier nicht beschränkt. Ein weiterer Vergleich der beiden Versionen ist schwierig, da es jeweils mehrere Lizenzierungsmodelle für die Versionen gibt, die sich in Umfang, Kosten und Funktion unterscheiden.

Einige erwähnenswerte Unterschiede gibt es aber doch. So steht der telefonische Support bei der Business-Version nur bei kritischen Problemen rund um die Uhr zur Verfügung, bei der Enterprise-Version dagegen für sämtliche Anliegen. Ausserdem kann die Enterprise-Version ein erweitertes Office-Paket enthalten, zu dem unter anderem auch Access und Skype for Business gehören.

Die endgültige Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Version sollte erst nach eingehender Beratung durch einen kompetenten Partner wie UPGREAT erfolgen, denn nur so ist sichergestellt, dass das Office-Paket den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Die von Microsoft getroffene, grundlegende Einteilung – Office 365 Business für kleinere und mittlere Unternehmen, Enterprise für grössere – ist oft aber zutreffend und kann etwa bei der Kostenkalkulation als Orientierungshilfe dienen.

Was hat Office 365 Business zu bieten?

Die „kleinere“ der beiden Office-Versionen wird in drei Lizenzierungsmodellen angeboten:

  • Office 365 Business
  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium

Die „normale“ Business-Lizenz umfasst die Office-Programme Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und Publisher, ausserdem stellt Microsoft 1 TB Online-Speicherplatz über OneDrive for Business bereit. Die Programme können sowohl online genutzt als auch lokal installiert werden und lassen sich vom jeweiligen Mitarbeiter auf bis zu fünf verschiedenen Geräten verwenden. Dieses Modell ist für die meisten Mitarbeiter in kleineren und mittleren Unternehmen passend.

Bei Office 365 Business Essentials stehen die Office-Programme nur als Cloud-Versionen zur Verfügung, sie können also nicht lokal installiert werden. Dafür umfasst das Paket 50 GB Speicherplatz für E-Mails, Kontakte und den Kalender sowie die Programme Skype for Business, SharePoint und Yammer Enterprise. Damit ist dieses Paket die ideale Wahl für Aussendienstmitarbeiter oder Angestellte, die nur selten fest an einem Arbeitsplatz tätig sind.

Office 365 Business Premium enthält sämtliche Leistungen der anderen beiden Pakete und lohnt sich in der Regel nur für Mitarbeiter, die einen festen Arbeitsplatz benötigen, aber auch sehr viel unterwegs arbeiten und dabei vollen Zugriff auf das Office-Paket brauchen.

Was gehört alles zu Office 365 Enterprise?

Die Enterprise-Version wird in den folgenden Lizenzierungsmodellen angeboten:

  • Office 365 ProPlus
  • Office 365 Plan E1
  • Office 365 Plan E3
  • Office 365 Plan E5

Office 365 ProPlus gleicht vom Umfang her im Grunde Office 365 Business, allerdings bietet dieses Paket den oben erwähnten, umfassenderen Telefonsupport sowie das erweiterte Office-Paket, das neben Access und Skype for Business auch einige zusätzlichen Funktionen bietet, darunter die Unterstützung für Gruppenrichtlinien und Self-Service-Business-Intelligence. Diese „Standardlizenzierung“ ist passend für die meisten Mitarbeiter in grossen Unternehmen.

Der Plan E1 entspricht weitgehend Office 365 Business Essentials und eignet sich daher vor allem für Aussendienstmitarbeiter und andere Angestellte, die häufig unterwegs arbeiten.

Der Plan E3 vereint die Modelle Plan E1 und ProPlus, ausserdem bietet er die Möglichkeit zur Archivierung von E-Mails – für grosse Unternehmen aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten interessant – sowie eine erweiterte Rechteverwaltung und Verschlüsselungstechnik. Diese Lizenz ist bei grossen Firmen sehr beliebt, da sie standortunabhängiges Arbeiten erlaubt und zugleich für mehr Sicherheit sorgt und die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben erleichtert.

Plan E5 ist das umfassendste Lizenzierungsmodell, es beinhaltet sämtliche Funktionen der anderen Enterprise-Lizenzen sowie VoIP-Funktionen, Analyse-Tools wie Power BI Pro und Microsoft MyAnalytics und zusätzliche Sicherheitsfeatures wie Advanced Threat Protection und Kunden-Lockbox. Dieses umfangreiche Paket ist vor allem für Mitarbeiter in Schlüsselpositionen geeignet, da es standortunabhängiges Arbeiten erlaubt und zusätzlich verschiedene Analysefunktionen bietet. Zudem werden geschäftlich relevante Daten durch die verbesserten Sicherheitsfunktionen vor unerlaubtem Zugriff geschützt.

UPGREAT sorgt für die passende Office Lizenz 

UPGREAT bietet Ihnen als Microsoft Gold Partner eine umfassende und fundierte Beratung in Sachen Microsoft Office 365. Unsere Experten analysieren gemeinsam mit Ihnen den Bedarf Ihrer Mitarbeiter und finden die für Sie richtige Lösung.

Topics: Microsoft, Cloud, Office 365