Mehr als nur «Schreib mir eine Mail» – Top-Prompts für den produktiven Arbeitsalltag
Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag – ein Thema, das uns aktuell alle begleitet. Jetzt, da die KI angekommen ist, zeigt sich, dass oftmals noch praktische Ansätze fehlen, um die Tools effektiv einzusetzen. Auf dem Weg dahin ist etwas Umdenken erforderlich. Dann öffnen sich ganz neue Möglichkeiten und die künstliche Intelligenz wird zu einem echten Mehrwert in Ihrem Alltag. Wir stellen einige der Top-Prompts vor und geben Anregungen für den M365 Copilot.
Vom Spielzeug zum Werkzeug – so verwandeln Sie den M365 Copilot in ein effektives Arbeitstool
Viele nutzen die KI aktuell für die Recherche im Internet oder um eine E-Mail zu formulieren. Das ist hilfreich und spart Zeit, in der KI von M365 schlummert jedoch noch deutlich mehr. Dieses Potenzial setzen Sie frei, indem Sie von simplen Anfragen zu komplexen Aufgabenstellungen wechseln. Im Kern lässt sich dies mit einigen Grundregeln ganz einfach verinnerlichen und in die Praxis übertragen. Im Fokus steht dabei immer der Prompt, also der Chat mit der KI. Der Prompt ist der Eingabebefehl an den M365 Copilot, der entscheidend ist, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Dabei folgt der Prompt einem klaren Aufbau, und wenn Sie sich an diesem orientieren, entstehen zielführende Befehle. Der Prompt besteht so aus den folgenden vier Komponenten:
Ziel – Zusammenhang – Quelle – Erwartung/Format
Ein Beispiel für einen Prompt in diesem Aufbau wäre zum Beispiel: «Suche die drei grössten Vorteile für eine Präsentation des kommenden Bauprojekts aus dem verlinkten PDF-Dokument heraus und fasse die Ergebnisse in einzelnen Stichpunkten zusammen.» Die Besonderheit der KI ist dabei, dass Sie einen solchen Verlauf wie eine Konversation gestalten können. Sind Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden, dann konkretisieren oder korrigieren Sie den Prompt ganz einfach. Das könnte in diesem Beispiel so aussehen: «Fokus ausschliesslich auf Vorteile für die Produktion im Betrieb». Nach diesem Konzept ist der Copilot in M365 in der Lage, ein breites Spektrum an Aufgaben zu bearbeiten. Die KI erstellt Beschreibungen für Artikel in Ihrem Onlineshop, fasst für Sie Inhalte von Meetings, Dokumenten und Mailverläufen zusammen oder erstellt Präsentationen aus Daten ganz bestimmter Quellen. Dies sind alles Arbeiten, die ohne den Copilot eine Menge Zeit in Anspruch nehmen – die KI hingegen liefert Ihnen das gewünschte Ergebnis in Sekunden.
Use Cases: So effektiv ist die KI vom M365 Copilot im Alltag
Beim Einsatz des M365 Copilot gilt also, dass Ihre Kreativität entscheidet, wie effizient Sie das Werkzeug einsetzen und in welchem Umfang Sie Aufgaben an die KI delegieren. Grundsätzlich ist eine Menge möglich. So soll es an dieser Stelle einige Anregungen und Use Cases geben, wie Sie den M365 Copilot nutzen können. Eine gute Idee ist es, den Copilot in Projekten für die Kontrolle des Fortschritts einzusetzen. Beispielsweise ist der M365 Copilot in der Lage, basierend auf E-Mails, Terminen und den Informationen in Teams, ein aktuelles Status-Update für ein Projekt zu geben.
«Erstelle ein Status-Update basierend auf Mails, kommenden Terminen und Informationen aus Teams zum Projekt [X].»
So verfolgen Sie, ob Sie sich im Zeitrahmen befinden, wann mit dem Abschluss zu rechnen ist oder an welchen Punkten mit Verzögerungen zu rechnen ist. Ein weiteres Einsatzgebiet ist das eigene Zeitmanagement. Die KI analysiert Ihren Kalender und visualisiert Ihnen die kommende Arbeitslast, basierend auf den unterschiedlichen Terminen, die anstehen. Auch bei der Erstellung und Zusammenfassung von technischen Dokumentationen spielt die KI von M365 ihre Stärken aus. Diese zeitintensiven Arbeiten können Sie an die KI abgeben und erhalten kompakte Informationen, die Sie dann als Grundlage für Entscheidungen verwenden können. Auch Satya Nadella, der CEO von Microsoft, nutzt den M365 Copilot mit seiner KI regelmässig. Er setzt den Copilot unter anderem für die Vorbereitung von Meetings ein. So fragt er die KI gerne nach fünf Themenvorschlägen, die für das kommende Treffen relevant sind. Dabei gibt er der KI Zugriff auf Daten von vorherigen Meetings, um präzise Vorhersagen zu ermöglichen.
UPgrade für Ihren Alltag – mit UPGREAT die KI von M365 effektiv einsetzen
Künstliche Intelligenz flutet aktuell die Büros und Unternehmen. Dabei zeigt sich, dass vor allem die Betriebe, die es schaffen, die KI zielgerichtet zu nutzen, von den Stärken profitieren. Dafür sind nicht einmal teure Speziallösungen erforderlich, sondern den Unterschied machen bereits vergleichsweise einfache Tools wie der M365 Copilot. Mit UPGREAT gelingt der Einstieg in Microsoft 365. Die KI-Spezialisten von UPGREAT finden für Sie die richtigen Lösungen und entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine effektive Strategie für die Künstliche Intelligenz. Haben Sie Interesse an Microsoft 365 oder möchten Sie den Copilot effizienter im Alltag einsetzen? Nehmen Sie Kontakt zu UPGREAT auf und erfahren Sie, wie die KI Sie individuell voranbringen kann.
