Die Digitalisierung hat unsere Art privat zu kommunizieren verändert. WhatsApp, Snapchat, Instagram & Co. ersetzten im privaten Umfeld innert Kürze Mail, SMS und Telefonie. Auch im Geschäftsbereich eröffnen digitale Kommunikationstools neue Möglichkeiten. Videokonferenzen am PC oder Smartphone oder Chat-Messenger gehören mittlerweile zum Arbeitsalltag. Microsoft hat kürzlich einen weiteren Vertreter der Kommunikationstools auf den Markt gebracht. Seit April 2019 ist Kaizala weltweit verfügbar. Microsoft beschreibt Kaizala als Instant Messenger speziell für Unternehmen. Jedoch gibt es bereits zahlreiche Messenger, die von Unternehmen genutzt werden. Könnten wir nicht schon ähnliche Funktionen mit Yammer oder Teams erledigen? Gibt es gute Gründe für einen Wechsel?
Was kann Kaizala?
Kaizala ist eines der erfolgreichsten Garage-Projekte von Microsoft. Auf den ersten Blick wirkt Kaizala wie eine Kopie von WhatsApp. Die App ist an eine Telefonnummer gebunden und die Chats sind ähnlich aufgebaut. Kaizala konzentriert sich auf das heute üblich gestylte Text-Chatting. Funktionen für die Sprach- oder Videotelefonie sind ebenfalls integriert. Der Textchat offenbart jedoch Funktionen, die auf die Zielgruppe im Unternehmensumfeld zugeschnitten sind. Es ist möglich, Bilder, Dokumente und Videos an Nachrichten anzuhängen sowie die folgenden Aktionen über die App einzuleiten:
- Umfragen oder Abstimmungen erstellen und im Firmennetzwerk teilen
- Aktionskarten, Berichte und Analysen verfassen
- Notizen erstellen
- Erinnerungen setzen
- Jobs zuweisen
- Rechnungen einreichen
- Personen in Texten und Inhalten markieren
- Teilen von aktuellen Standortinformationen
- Meetings terminieren und organisieren
Den Administratoren im Unternehmen stehen erweiterte Funktionen zur Verfügung. Zu diesen gehören die Verwaltung von Gruppen- und Zugriffsrechten. Kaizala unterstützt die Einrichtung von mehreren Zugriffsebenen, sodass sich Unternehmenshierarchien in der App darstellen lassen. Auf diese Weise ist Kaizala nicht nur für die interne Kommunikation geeignet. Durch entsprechende Rechte und Gruppen lässt sich der Messenger auch für den Informationsaustausch mit Kunden, Lieferanten und anderen externen Gruppen nutzen. Eine interessante Funktion von Kaizala ist die Integration in andere Programme. Hierfür steht eine API zur Verfügung. Dies erlaubt es, die Funktionen von Kaizala in andere Business-Anwendungen zu integrieren.
In welcher Form ist Kaizala verfügbar?
Kaizala ist Teil von Microsoft 365. Die App ist kostenfrei und für mehrere Systeme verfügbar. Microsoft bietet Kaizala als mobile App für Geräte mit Android- und iOS-Betriebssystem an. Weiterhin steht eine Web-App zur Verfügung, sodass Kaizala auf normalen Desktop-Computern genutzt werden kann. Somit ist eine breite Integration in die Infrastrukturen von Unternehmen möglich. Weiterhin plant Microsoft eine Kaizala Pro Variante. Diese soll die Systemintegration durch APIs erweitern und erleichtern.
Quelle Bild: Microsoft
Welche Vorteile bietet Kaizala?
Tatsächlich hat Kaizala einige Eigenschaften, die für Unternehmen interessant sind. Da sind zunächst die Gruppen- und Zugangsberechtigungen. Hierdurch ist es möglich, Mitarbeitende zu Projektteams zusammenzustellen oder mehrere Zugriffsebenen zu etablieren und "unkompliziert" ins Team einzuladen. Besonders interessant ist dies im Zusammenhang mit temporären Mitarbeitenden, die keinen Zugriff auf alle Informationen haben sollen.
Front-Worker einbinden
Weiterhin ist es sehr einfach, Mitarbeiter in das System zu integrieren. Es wird kein eigener Arbeitsplatz mit Computer benötigt, um Zugang zu allen Funktionen zu erhalten. Dies ist vorteilhaft in Branchen, in denen Mitarbeiter in der Regel keinen Computer nutzen. Mit Kaizala erhalten "Front-Worker", also zu Beispiel Bauarbeiter oder Mitarbeitende der Gastronomie- und Hotelbranche sowie ähnliche Angestellte direkten Zugang zur Unternehmenskommunikation. Passend dazu wird kein E-Mail-Konto benötigt, um Kaizala zu nutzen. In diesen Branchen ist es somit besonders einfach und effektiv, Kaizala für die Kommunikation zu verwenden.
Dieses Konzept setzt sich auch bei der Datenspeicherung fort. Alle Daten, die über Kaizala verarbeitet werden, speichert Microsoft in der eigenen Cloud resp. im Tenant des Kunden. Sie stehen somit im Unternehmensnetzwerk zur Verfügung, ohne dass diese umständlich kopiert werden müssen, wie es bei anderen Messengern der Fall ist. Die Datenübertragung erfolgt ausschliesslich verschlüsselt, was für ein hohes Niveau bei der Datensicherheit sorgt. Ebenfalls erlaubt Kaizala es, Arbeitsaufgaben und Prozesse digital darzustellen. Kleinere Tasks werden über Kaizala einer bestimmten Person oder Gruppe übertragen. Nach der erfolgreichen Bearbeitung wird die Aufgabe direkt über Kaizala bestätigt und das Feedback an den Vorgesetzten weitergeleitet.
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