In den letzten Tagen und Wochen gibt es in den Nachrichten praktisch nur noch ein Thema: das Coronavirus. Der Erreger breitet sich in ganz Europa rasant aus und fast überall steigen die Fallzahlen dramatisch an. Um der Epidemie entgegenzuwirken, werden vielerorts Schulen, Universitäten und andere öffentliche Einrichtungen geschlossen – aber wie sieht es mit dem Arbeitsplatz aus?
Da sich die Wirtschaft schwerlich komplett lahmlegen lässt, versuchen viele Firmen, eine Lösung zu finden, die dem Unternehmen und den Mitarbeitenden gerecht wird. Häufig heisst das Homeoffice – aber wie lässt sich diese Verlagerung des Arbeitsplatzes sinnvoll regeln? Und welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit das Arbeiten von zuhause aus reibungslos funktioniert? Hier finden Sie Antworten auf diese und viele weitere Fragen rund um das Thema Homeoffice.
Stets gut vorbereitet
Vielleicht schaffen Sie in Ihrem Unternehmen gerade die nötigen Grundlagen für die Heimarbeit, aber in einer Krise wie der jetzigen kann sich die Situation schnell ändern. Es könnten zum Beispiel unter den Kollegen Verdachtsfälle auftreten, sodass ein regulärer Geschäftsbetrieb von einem Tag auf den anderen nicht mehr möglich ist. Daher sollten die Mitarbeitenden immer gut vorbereitet sein. Das bedeutet etwa, dass sie abends den Laptop inklusive Headset, Ladekabel und Adapter mit nach Hause nehmen. Zudem sollten sie daheim testen, ob sie Zugriff auf das Firmennetzwerk und alle nötigen Applikationen haben.
Die Einhaltung der Hygieneregeln – in der Firma, unterwegs und zuhause – gehört ebenfalls zu einer guten Vorbereitung. Darüber hinaus sollten die Geschäftsleitung angemessene Vorkehrungen treffen. Hierzu zählt etwa die Bereitstellung erforderlicher Lizenzen, beispielsweise für einen VPN-Zugang für die Mitarbeitenden, damit diese sicher auf das Firmennetzwerk zugreifen können. Zusätzlich sollte geprüft werden, ob die Laptops der Mitarbeitenden mit den nötigen Tools ausgestattet sind – insbesondere im Bereich der Sicherheit. Ein wirksamer Zugangsschutz mit Multi Factor Authentication MFA sowie ein Programm zur Verschlüsselung wichtiger Geschäftsdaten sollten in keinem Fall fehlen.
Die passenden Rahmenbedingungen
Wollen – oder müssen – Mitarbeitende die Variante Homeoffice als Arbeitsmodell nutzen, ist es sinnvoll, nicht nur organisatorisch, sondern auch rechtlich die passenden Voraussetzungen zu schaffen. Das bedeutet, dass ein Reglement zur Arbeit im Homeoffice geschlossen wird. Dazu müssen zunächst im Vorfeld der Anspruch, die Voraussetzungen und die Antragsform festgelegt werden. Im Reglement selbst sollten unter anderem Zweck und Ziel der Arbeitsplatzverlagerung beschrieben werden, ausserdem sollten darin Richtlinien zur Erreichbarkeit, zu Sicherheit und Datenschutz sowie zur Abgeltung enthalten sein. Benötigen Sie ein solches Reglement, haben wir einen standardisierten Entwurf für Sie bereitgestellt.
Der Kontakt zu den Kollegen
Da heutzutage in vielen Branchen ohne Teamarbeit nichts mehr geht, benötigen Sie fürs Homeoffice leistungsfähige Konferenz-Tools. Sollten Sie nicht oder nicht in ausreichender Menge über die entsprechenden Lizenzen verfügen: keine Sorge. Die Branchenriesen Microsoft und Google haben angesichts der Coronakrise reagiert und verschenken derzeit die Lizenzen für ihre professionellen Konferenz-Tools. Natürlich ist damit die Hoffnung verknüpft, dass Sie als Nutzer später reguläre Lizenzen für die Produkte erwerben – Sie gehen aber zunächst keine Verpflichtung ein. Bei Microsoft können Sie Teams sechs Monate kostenlos nutzen, Google gab vorerst keinen Zeitrahmen für die kostenfreie Verwendung der G Suite an.
Effizient zuhause arbeiten
Mit den richtigen Rahmenbedingungen können Arbeitgeber die nötigen Voraussetzungen für das Arbeiten im Homeoffice schaffen – aber auch die Mitarbeitenden müssen sich auf die veränderte Situation einstellen. Zuhause lauern zahlreiche Ablenkungen, die aber natürlich nicht dazu führen dürfen, dass die Arbeit darunter leidet. Schaffen Sie sich also einen Arbeitsplatz, der möglichst frei von solchen Ablenkungen ist, und achten Sie darauf, Privates von der Arbeit strikt zu trennen. Wenn Sie im Homeoffice sind, können Sie eben nicht zwischendurch den Abwasch machen, den Kindern ein paar Brote schmieren oder eine halbe Stunde mit einem Freund telefonieren.
Natürlich müssen Sie aber auch im Homeoffice nicht acht Stunden am Stück durcharbeiten – eine Mittagspause oder zwei kürzere Pausen zwischendurch helfen Ihnen, den Kopf freizubekommen und danach wieder mit neuem Elan an die Arbeit zu gehen. Vermeiden Sie es ausserdem, ständig aufs Handy oder in den Abteilungs-Chat zu schauen und die E-Mails abzurufen. Das lenkt sie nur von der eigentlichen Arbeit ab, zudem müssen Sie nicht jederzeit in Sekundenschnelle erreichbar sein.
UPGREAT ist im Homeoffice
Angesichts der Coronakrise können auch unsere Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten und so einen Beitrag zur Eindämmung der Ausbreitung des Virus zu leisten. Dank moderner Workplace-Tools ist der Geschäftsbetrieb dadurch praktisch nicht beeinträchtigt – lediglich der persönliche Kontakt zu den Kollegen fehlt. Da uns aber an einer schnellen Überwindung der Krise gelegen ist, nehmen wir diese Einschränkung gerne in Kauf – und wir empfehlen Ihnen, dies ebenfalls zu tun, sofern Ihnen das möglich ist.
