Gängige Microsoft Teams-Fehler – darum scheitern Team-Projekte!

Oliver Jucker
6. Nov 2020 | 4 Min. Lesezeit

Microsoft Teams ist eine tolle Plattform für die Kollaboration. In Zeiten von Homeoffice und flexibler Arbeit sind solche Software-Lösungen besonders gefragt. Dennoch scheitern virtuell organisierte Projekte oftmals oder verfehlen die gesetzten Ziele. Projektmanager schieben die Schuld schnell auf die mangelnde Kontrolle, da die Mitarbeitenden weitestgehend eigenverantwortlich arbeiten. Die Rückkehr zur klassischen Büroarbeit mit realen Projektgruppen wird als Lösung proklamiert. Dieses Fazit liegt oft weit daneben. Probleme bei der Kollaboration in Microsoft Teams scheitern meist an ganz anderen Punkten. Nur wer die gängigen Fehlerquellen kennt, hat die Chance, aktiv den Erfolg im Umgang mit Microsoft Teams zu steigern. Doch welche Probleme warten bei der Nutzung von Teams?

Persönlicher Kontakt und virtuelle Arbeit – inkompatible Gegensätze?

Auf den ersten Blick scheint es so, als ob die virtuelle Kommunikation von Teams persönliche Bindungen verhindert. Tatsächlich ist der zwischenmenschliche Kontakt in der virtuellen Umgebung eingeschränkt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass eine Kommunikation auf persönlicher Ebene unmöglich ist. In der klassischen Büroumgebung kommunizieren Mitarbeitende permanent untereinander. Gerade Gespräche mit privatem Hintergrund bauen Vertrauen auf und schaffen persönliche Bindungen. Dies können Gespräche über die aktuellen Sportereignisse sein oder der Austausch über den letzten Urlaub.Webinar zum Thema Microsoft Teams entdecken

Tatsächlich gibt es keinen Grund, warum solche Gesprächsthemen nicht auch in virtuellen Umgebungen stattfinden können. Hier sind Sie als Teamleiter gefragt. Versuchen Sie, eine Brücke zu persönlichen Themen aufzubauen. So lernen Sie Ihr Team besser kennen und auch Ihr Team nimmt Sie als Person wahr, nicht nur als anonymes Teammitglied. Dies sind wichtige Faktoren für die Stimmung und das Teamwork. Fehlt die persönliche Beziehung, dann nehmen sich Teammitglieder nicht als reale Personen, sondern nur als Ressource wahr. Kennen Sie hingegen Ihre Teammitglieder persönlich, dann öffnet dies Wege zu einer effizienten Zusammenarbeit. Sie lernen die Stärken und Schwächen der einzelnen Personen kennen. Die Beurteilung der Fähigkeiten gelingt präziser und Sie wissen, wie Sie Ihre Mitarbeiter besser motivieren können. Ausserdem baut sich gegenseitiges Vertrauen auf. Ob Sie auf dem richtigen Weg sind, kontrollieren Sie mit den folgenden Fragen:

  • Sind Sie über die Interessen, Stärken und Dynamiken Ihres virtuellen Teams informiert?
  • Lassen Sie in den virtuellen Teams Raum für den Austausch persönlicher Interessen, beispielsweise während Telefonkonferenzen?
  • Haben Sie Kontakt auf persönliche Ebene zu Ihrem Team? Kennen Sie die Hobbys Ihrer Mitarbeitenden und sind diese Themen in Gesprächen?

Kommunikation ist das A und O

Eine gesunde Kommunikation innerhalb virtueller Teams ist der Schlüssel zur erfolgreichen Kollaboration. Fehlende Kommunikation ist hierbei nicht einmal das zentrale Problem. Die Herausforderung für Manager ist es, eine Umgebung für einen interessanten und effektiven Informationsaustausch zu schaffen. Dialog statt Monolog lautet das Ziel.

In der Praxis zeigt sich an vielen Stellen, wo die Kommunikation scheitert. Ein gutes Beispiel sind Telefon- oder Videokonferenzen. Oftmals werden diese vom Teamleiter angesetzt und moderiert. Dies führt dazu, dass der Teamleiter den grössten Teil der Redezeit beansprucht. Die anderen Teammitglieder sind schnell gelangweilt. So sinkt die Aufmerksamkeitsspanne und wichtige Informationen gehen verloren. Gestalten Sie Video- und Telefonkonferenzen interessanter und interaktiv. Z.B. könnte jeder Teilnehmende der Konferenz vorher eine Aufgabe oder eine feste Redezeit zugeteilt bekommen. Dies kann Raum für Feedback, Verbesserungsvorschläge oder Berichte über das aktuelle Projekt sein.Neuer Call-to-Action

Virtuelle Telefonkonferenzen sind oftmals steif. Im Gegensatz zu realen Treffen, wo vor oder nach der Besprechung Zeit bleibt für Persönliches, sind virtuelle Meetings meist straff organisiert. Ein gesunder Mix zwischen Arbeit und Privatem stärkt das Gruppengefühl, fördert Teamwork, bekämpft Langeweile und hebt die Stimmung. Wichtige Punkte für die Organisation von virtuellen Telefonkonferenzen:

  • Gibt es Pläne für die Video- und Telefonkonferenzen?
  • Haben Sie Strategien, wie Sie Mitarbeitende zur aktiven Teilnahme im Team motivieren?
  • In welchen Zeitabständen tauschen Ihre Teams Informationen aus?

Motivation – auch in virtuellen Teams ein Erfolgsfaktor

Die Motivation von Mitarbeitern ist für die Effektivität und die Stimmung wichtig. Viele Teamleiter und Manager tun sich bei virtuellen Teams in diesem Punkt schwer. Der direkte Kontakt fehlt, sodass die persönliche Kommunikation eingeschränkt ist. Ebenso ist es schwer, den Fortschritt zu verfolgen und besondere Leistungen zu identifizieren. Fehlt das Lob, dann zeigen Mitarbeitende oft weniger Ansporn. Es liegt in der Natur des Menschen, dass wir für besondere Leistungen wertgeschätzt werden möchten. Orientieren Sie sich an Etappenzielen und Projektphasen. Stellen Sie Belohnungen in Aussicht, wenn die gesteckten Ziele erreicht oder übertroffen werden. Diese Belohnungen müssen nicht finanzieller Natur sein. Eintrittskarten für Events oder auch gemeinsame Besuche von Freizeitveranstaltungen sind passende Alternativen. Auf diese Weise stärken Sie gleichzeitig die Gruppenbildung im Team. So motivieren Sie Ihre Teams:

  • Haben Sie Ihren Teams Preise für erfolgreiche Arbeit ausgelobt?
  • Finden Sie Veranstaltungen, Events und Freizeitaktivitäten, die zu Ihrem Team passen und die für Motivation sorgen
  • Ermitteln Sie Wege, wie Sie kreativ den Fortschritt der virtuellen Teams feststellen

Mit UPGREAT Fehler bei der Integration von Microsoft Teams vermeiden

Bereits in dem Moment, in dem Sie Microsoft Teams als Plattform für die Kollaboration einführen, sollten Sie Wert auf die Fehlervermeidung legen. Wichtig ist, zu verstehen, dass Teams nicht einfach nur eine Softwareplattform ist. Vielmehr verändert Teams die Art und Weise, wie Kommunikation und Teamarbeit ablaufen. Ihre Mitarbeitenden erhalten neue Möglichkeiten, die Einfluss auf die Prozessstrukturen haben. Mithilfe von Change-Management-Massnahmen unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden in der Veränderungsphase. UPGREAT unterstützt Sie bei diesen Projekten und organisiert für Sie die Implementierung von Microsoft Teams. Haben Sie Fragen zum Thema Microsoft Teams oder der modernen Kollaboration, dann kontaktieren Sie uns.Kontaktieren Sie uns

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Oliver Jucker

Geschrieben von Oliver Jucker

Als Solution Advisor berate ich Unternehmen in den Bereichen Outsourcing, Modern Workplace, Cloud- und Businesslösungen und setze dabei den Menschen ins Zentrum.

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