Zufriedenstellendes Erlebnis und Kostenreduktion mit Telefonie von Microsoft Teams
Ausgangslage
Die SwissGlobal Language Services AG setzte bis anhin bei der täglichen Arbeit auf eine VOIP Telefonanlage und eine CTI-Applikation. Die Applikation funktionierte eher schlecht und der Kundenservice war nicht zufriedenstellend.
SwissGlobal verfügte bereits über einen Microsoft 365 Tenant mit Microsoft-Lizenzen und Office-Applikationen. Microsoft Teams wurde intern vor allem als Chat-Tool eingesetzt und sollte mit diesem Schritt als zentrale Kommunikations- und Kollaborationslösung ausgebaut werden.
Die SwissGlobal Language Services AG besitzt mehrere Tochterunternehmen, die ebenfalls komplett auf die Microsoft Teams Telefonie setzen möchten. SwissGlobal arbeitet vollständig in einer Citrix-Umgebung, die von einem ISO 27001 zertifizierten IT-Dienstleister betrieben wird.
SwissGlobal verfügt über einen professionellen IT-Dienstleister, mit dem sie zufrieden ist. Dieser besass jedoch noch zu wenig Know-how betreffend der Telefonielösung von Microsoft Teams. Deshalb hat SwissGlobal UPGREAT aufgrund ihres Leistungsausweises im Bereich der Microsoft Teams Telefonie kontaktiert und nach einem unverbindlichen Beratungsgespräch den Migrationsauftrag bei ihr platziert. UPGREAT hat die technische Umsetzung und Migration in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden sowie ihrem IT-Dienstleister durchgeführt.
Lösung
Die Einrichtung von Callflows, Ringrufen und das Setzen von Bürozeiten resp. Ansagen bei Anrufen ausserhalb der Bürozeiten sind in Microsoft Teams bereits im Standardangebot enthalten. Um auf alle Funktionen zugreifen zu können und die Möglichkeit zu erhalten, aus dem Outlook-Adressbuch zu wählen und Voicemails zu nutzen, müssen die Mailboxen in Exchange Online vorhanden sein.
Als Arbeitsgeräte dienen in erster Linie der Microsoft Teams Client und die Smartphone App. Die Softphones können mittels Headsets komfortabel eingesetzt werden.
Aktuelle Microsoft Teams Versionen mit Audio- und Videotelefonie funktionieren auch in einer Citrix-Umgebung. UPGREAT selbst betreibt in ihrem Rechenzentrum auch Citrix-Umgebungen, diverse daran angeschlossene Kunden setzen Microsoft Teams erfolgreich für die interne und externe Kommunikation ein.
Die Funktionalitäten und gewünschten Callflows sowie die Lösung mit dem Einsatz von temporären Testnummern konnten bereits vor dem GoLive in einem Testbetrieb geprüft und beurteilt werden. Nach erfolgreicher Beendigung des Testbetriebs wurden die Telefonnummern portiert. Inzwischen ist die Telefonielösung von Microsoft Teams bei den zufriedenen Kunden im Einsatz.
Nutzen
Mit dem Wechsel auf Microsoft Teams als zentrales Kommunikationstool inklusive externer Telefoniemöglichkeit und einem Wechsel des Telefonproviders zu Peoplefone wurden die ursprünglichen Schwächen adressiert und in ein zufriedenstellendes Erlebnis umgewandelt – inkl. einer nachhaltigen Reduktion der Telefoniekosten.
Nach erfolgreicher Migration wurden auch die Tochterunternehmen der SwissGlobal Language Services AG die Telefonieanlage migrieren.
Swiss Global Language Services AG
Die SwissGlobal Language Services AG, eine Sprachdienstleisterin mit Sitz in Baden, entwickelt, im-plementiert und optimiert Lösungen rund um die mehrsprachige Kommunikation.
Seit 2016 zeichnet sich SwissGlobal als verlässlicher Partner für Firmen aus den unterschiedlichsten Branchen aus. Ihr Fokus liegt auf qualitativ hochwertigen Übersetzungen und Textdienstleistungen mit höchsten Sicherheitsstandards.
