Digitale Akten und Prozesse
Ausgangslage
Die Stadtverwaltung St.Gallen muss das historische Erbe für zukünftige Generationen aufbewahren und zusätzlich die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenverwaltung erfüllen. Um die Unmengen an elektronischen Daten mit einem Lebenszyklus Management im Sinne der Richtlinien für Aktenführung (GEVER) verwalten zu können, werden folgende Anforderungen erfüllt:
- Einhaltung der Gesetzgebung und Richtlinien
- Vereinfachte Zusammenarbeit über Direktionen und Dienststellen hinweg
- Akten werden strukturiert digital abgelegt, kontrolliert archiviert bzw. kassiert
- Akten werden systematisch und automatisiert mit den nötigen eCH Metadaten versehen (GEVER Standard)
- Akten werden gemäss den Berechtigungen schnell gefunden (Volltextsuche)
- Eigene SharePoint Entwickler konfigurieren Dossiers, Geschäftsfälle und Abläufe unabhängig und selbständig
Lösung
Für Verschlankung, Einfachheit und Effizienz sorgt UPGREAT mit Microsoft SharePoint und dem Dossier-Management. Diese machen aus dem Dokumenten Management System SharePoint eine vollwertige GEVER-Lösung für die Abwicklung von Geschäftsfällen:
- Dokumentenbestände werden analysiert, bereinigt und neu strukturiert (Organisationsprojekt) und schrittweise auf die neue Plattform migriert
- Einfache Navigation über Apps
- Zwischenarchiv für regulatorische Aufewahrung
- Langzeitarchivierung mit Drittprodukt
Referenzstory
