Stadtverwaltung St.Gallen

«Ich staunte darüber, wie präzise die umfangreichen eCH-0160 Spezifikationen analysiert und implementiert wurden. Dies hat uns viel Zeit und Arbeit erspart. Eine St. Galler Bratwurst kommt ohne Senf aus, aber ein SharePoint im GEVER-Umfeld ohne eCH-Archivschnittstelle, das kann ich mir kaum mehr vorstellen.»

Ueli Kuratli, Applikationsentwickler, Informatikdienste Stadt St.Gallen

  Ausgangslage

• Die Stadtverwaltung St.Gallen betreibt seit mehreren Jahren das System DAP um digitale Akten und Prozesse zu verwalten.
• Dieser Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint fehlte bisher eine standardisierte eCH-0160 Schnittstelle, um Dokumente in ein Zwischenarchiv abzuliefern und von dort dem Langzeitarchiv anzubieten.
• Weder Softwareanbieter noch eine andere Verwaltung haben je eine derartige eCH-0160 Schnittstelle für Microsoft SharePoint entwickelt.
• Die Stadtverwaltung St.Gallen muss das historische Erbe für zukünftige Generationen bewahren und zusätzlich die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenverwaltung erfüllen.

  Lösung

• Die eCH-0160 Standards über die archivische Ablieferungsschnittstelle (SIP) wurden aufgeschlüsselt, für SharePoint interpretiert und als konfigurierbare Schnittstellensoftware programmiert.
• Die eCH-0160 Schnittstelle generiert aus jedem Dossier eine SIP Datei, welche in einem Zwischenarchiv während 10 Jahren vorgelagert wird.
• Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Zwischenarchiv werden die Daten sortiert und dem Langzeitarchiv zur Übernahme angeboten.
• Die Lösung funktioniert unabhängig von SharePoint und kann dank der Konfigurationsfähigkeit für Standard-Bibliotheken eingesetzt werden.

  Nutzen

• Konsistente und vom GEVER-Anwender unabhängige Archivierung aller Dokumente entlang dem Lebenszyklus eines Dossiers.
• Kleine wie sehr grosse Datenbestände werden durchsucht. Über den SIP Creator (die eCH-0160 Schnittstelle) werden die nicht archivierten Dateien in SIPs (Submission Information Package) ausgegeben.
• Die Revisionssicherheit ist gewährt, da vorgemerkte Dossiers vollständig und validiert zur Anlieferung ins Langzeitarchiv bereitstehen.
• Die Lösung lässt sich so konfigurieren, dass Dateien in mehreren Record Centers archiviert werden können.
• Die Schnittstelle entspricht den Anforderungen wie sie vom Bundesarchiv und von verschiedenen Schweizer Staatsarchiven bereits verwendet wird.

  Tipps

• Da der Archivierungsprozess erst viel später nach der Aufbereitung der Daten geschieht, muss die Lösung vollständig der Archivierungspraxis entsprechen und akkurat getestet werden.
• Das Software-Engineering muss die Spezifikation und archivneutralen Formulierungen der Schnittstelle eCH-0160 exakt interpretieren können und über die Analyse die technologischen wie organisatorischen Anforderungen auf der Kundenseite genau verstehen.
• Der Kunde muss selbst gemäss dem eCH-0160 Entitätenmodell (Datenmodell) definieren können, welche optionalen Metadaten ins SIP aufgenommen werden sollen. Es gibt Mussfelder und optionale Felder, die in den SharePoint-Metadaten abgebildet werden können.