Stadtverwaltung St.Gallen

St Gallen

Die langersehnte eCH-0160 Schnittstelle sorgt für elektronische
Archivierung der digitalen Akten und Prozesse aus dem SharePoint
der Stadtverwaltung St.Gallen

«Ich staunte darüber, wie präzise die umfangreichen eCH-0160 Spezifikationen analysiert und implementiert wurden. Dies hat uns viel Zeit und Arbeit erspart. Eine St. Galler Bratwurst kommt ohne Senf aus, aber ein SharePoint im GEVER-Umfeld ohne eCH-Archivschnittstelle, das kann ich mir kaum mehr vorstellen.»

Ueli Kuratli, Applikationsentwickler, Informatikdienste Stadt St.Gallen

Ausgangslage

  • Die Stadtverwaltung St.Gallen betreibt seit mehreren Jahren das System DAP um digitale Akten und Prozesse zu verwalten.
  • Dieser Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint fehlte bisher eine standardisierte eCH-0160 Schnittstelle, um Dokumente in ein Zwischenarchiv abzuliefern und von dort dem Langzeitarchiv anzubieten.
  • Weder Softwareanbieter noch eine andere Verwaltung haben je eine derartige eCH-0160 Schnittstelle für Microsoft SharePoint entwickelt.
  • Die Stadtverwaltung St.Gallen muss das historische Erbe für zukünftige Generationen bewahren und zusätzlich die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenverwaltung erfüllen.

Lösung

  • Die eCH-0160 Standards über die archivische Ablieferungsschnittstelle (SIP) wurden aufgeschlüsselt, für SharePoint interpretiert und als konfigurierbare Schnittstellensoftware programmiert.
  • Die eCH-0160 Schnittstelle generiert aus jedem Dossier eine SIP Datei, welche in einem Zwischenarchiv während 10 Jahren vorgelagert wird.
  • Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Zwischenarchiv werden die Daten sortiert und dem Langzeitarchiv zur Übernahme angeboten.
  • Die Lösung funktioniert unabhängig von SharePoint und kann dank der Konfigurationsfähigkeit für Standard-Bibliotheken eingesetzt werden.

Nutzen

  • Konsistente und vom GEVER-Anwender unabhängige Archivierung aller Dokumente entlang dem Lebenszyklus eines Dossiers.
  • Kleine wie sehr grosse Datenbestände werden durchsucht. Über den SIP Creator (die eCH-0160 Schnittstelle) werden die nicht archivierten Dateien in SIPs (Submission Information Package) ausgegeben.
  • Die Revisionssicherheit ist gewährt, da vorgemerkte Dossiers vollständig und validiert zur Anlieferung ins Langzeitarchiv bereitstehen.
  • Die Lösung lässt sich so konfigurieren, dass Dateien in mehreren Record Centers archiviert werden können.
  • Die Schnittstelle entspricht den Anforderungen wie sie vom Bundesarchiv und von verschiedenen Schweizer Staatsarchiven bereits verwendet wird.

Tipps

  • Da der Archivierungsprozess erst viel später nach der Aufbereitung der Daten geschieht, muss die Lösung vollständig der Archivierungspraxis entsprechen und akkurat getestet werden.
  • Das Software-Engineering muss die Spezifikation und archivneutralen Formulierungen der Schnittstelle eCH-0160 exakt interpretieren können und über die Analyse die technologischen wie organisatorischen Anforderungen auf der Kundenseite genau verstehen.
  • Der Kunde muss selbst gemäss dem eCH-0160 Entitätenmodell (Datenmodell) definieren können, welche optionalen Metadaten ins SIP aufgenommen werden sollen. Es gibt Mussfelder und optionale Felder, die in den SharePoint-Metadaten abgebildet werden können. 

Die Stadtverwaltung St.Gallen ist in fünf Direktionen organisiert. Jede Direktion wird von einem Mitglied des Stadtrats geführt. Die insgesamt 40 Dienststellen erfüllen die gesetzlichen Aufgaben im Dienste der Bevölkerung. Diese Dienste sollen transparent, bürgerinnen- und bürgernah sein.

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