Stadtverwaltung Kreuzlingen

Beschleunigte Kollaborations-Prozesse

«Die Zusammenarbeit mit der Firma UPGREAT war jederzeit produktiv. So sind wir innerhalb von fünf Monaten zu einem ausgezeichneten Produkt gekommen, das von den Mitarbeitenden gerne genutzt wird.» 

Thomas Niederberger, Stadtschreiber Kreuzlingen

Der digitale Austausch von Daten und Teamarbeit über ein internes Netzwerk ist nicht nur in Unternehmen der Standard, auch die öffentliche Verwaltung muss sich der digitalen Zukunft stellen, um Prozesse wirtschaftlicher zu gestalten. Zu diesem Schluss kam 2016 auch die Stadtverwaltung Kreuzlingen.

Schon aufgrund der räumlichen Begebenheiten war es dort für die Mitarbeitenden schwierig, an gemeinsamen Projekten zu arbeiten. Gleichzeitig wuchs die Zahl der Aufgaben und diese wurden immer vielfältiger. Es musste eine umfassende Lösung gefunden werden, die individuell auf die Bedürfnisse der Stadtverwaltung abgestimmt war. Dafür wurde ein geeigneter Partner gesucht und mit UPGREAT gefunden. 

Das neue System sollte nicht nur eine Plattform schaffen, über die Dokumente allgemein für alle Mitarbeitenden zugänglich sind, sondern auch eine Basis-Infrastruktur, die skalierbar ist und sich an neue Anforderungen anpassen lässt.

Zunächst wurde ein Intranet geschaffen, was dank SharePoint problemlos möglich war. Auch für die zweite wichtige Anforderung – die Verfügbarkeit von Dokumenten für alle Mitarbeitenden – bot SharePoint mit der Content-Funktion ideale Grundvoraussetzungen. UPGREAT entwickelte auf Basis dessen ein individuell abgestimmtes Dokumentenmanagementsystem. So konnten die Mitarbeitenden endlich auf alle Daten der Stadtverwaltung zugreifen. Mit Communities von SharePoint war darüber hinaus für die dritte wichtige Anforderung, die bessere Zusammenarbeit bei verschiedenen Projekten, eine passende Lösung gefunden. 

Da während der gesamten Entwicklungszeit die Angestellten der Stadtverwaltung Kreuzlingen eingebunden waren, konnte UPGREAT eine Lösung bereitstellen, die nicht nur die Anforderungen perfekt erfüllt, sondern auch von den Mitarbeitenden akzeptiert wird. Die Plattform bekam deshalb den passenden Namen «Efa» (Eis für alli).