Stadt Bülach

Digital/ICT-Strategie für die Stadtverwaltung

«Jetzt versteht man zum ersten Mal, was eine digitale Strategie
eigentlich bedeutet.»

Markus Wanner, Leiter Abteilung Finanzen und Informatik, Stadt Bülach

Die Digitalisierung hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Arbeitswelt und wird auch in absehbarer Zukunft immer wieder zu Veränderungen führen. Diesem Umstand müssen sich nicht nur Unternehmen stellen, sondern auch kommunale und kantonale Verwaltungen und Behörden. Die Stadt Bülach hat in diesem Bereich bereits einige wichtige Schritte unternommen. Dem Team um Markus Wanner, Leiter der Abteilung Finanzen und Informatik, und Stadtschreiber Christian Mühletaler wurde allerdings nach und nach klarer, dass eine umfassende Strategie nötig sein würde – ansonsten bestünde die Gefahr, dass die Bemühungen in Richtung Digitalisierung Stückwerk blieben und sich kein ausgewogenes Gesamtbild ergäbe. 

Ausgangslage

In dieser Situation beschlossen die Verantwortlichen, UPGREAT ins Boot zu holen. Als ausgewiesener Experte für kleine und mittlere Unternehmen sowie öffentliche Verwaltungen hatte man mit dem Unternehmen aus Fehraltorf genau den richtigen Partner gefunden. Im Kontakt mit UPGREAT kristallisierte sich sehr schnell heraus, dass die Digital-/ICT-Strategie kein starres Korsett in Form einer Roadmap oder eines Projektumsetzungsplanes sein sollte, sondern vielmehr Leitlinien und Grundsätze vorgibt, anhand derer weitere Massnahmen ausgerichtet werden können. So sollte eine Strategie entstehen, in die neue Elemente und technologische Entwicklungen einfliessen können, die zum Zeitpunkt der Erstellung nicht oder noch nicht relevant waren. Ebenso soll eine fortlaufende Überprüfung und Anpassung der Strategie möglich sein.

  Weg zur Strategie

Um bei der Ausarbeitung der Strategie gleich mit den passenden Ansätzen arbeiten zu  können, fand zunächst ein Impuls-Workshop mit den Verantwortlichen der Stadt Bülach und den Vertretern von UPGREAT statt. Dabei ging es darum, das Spektrum der Digitalisierung  konkret aufzuzeigen und so mögliche Themenbereiche abzustecken. Neben der Organisation rückten dabei zum Beispiel die Themen Arbeitsplatz, Nachhaltigkeit und Sicherheit in den Fokus. Zudem waren Richtlinien und Standards ein wichtiger Teil des Workshops, schliesslich sind öffentliche Verwaltungen vielfach an deutlich strengere Vorgaben gebunden als Unternehmen. Als weitere Leitlinien wurden Einfachheit, Zuverlässigkeit, Wirtschaftlichkeit und Kundenorientierung festgehalten. Bereits in dieser frühen Form konnte die Strategie das Team um Markus Wanner beeindrucken, denn es wurde deutlich, dass die Veränderung durch die Digitalisierung alle betrifft: Unternehmenskultur, Infrastruktur, Kommunikation mit den Bürgern.

In der Folge wurde aus diesen Ideen und Themen bei UPGREAT eine einheitliche und umfassende Strategie entwickelt, die im Rahmen von Workshops mit der Arbeitsgruppe Digitalisierung vertieft wurden. Das Thema lautete „Erleben statt nur Theorie“ – dabei wurden konkrete Ergebnisse und Folgen der Strategie aufgezeigt, sodass sie für alle Beteiligten greifbar wurden. Einhellige Meinung bei den Verantwortlichen der Stadt Bülach war: „Jetzt versteht man zum ersten Mal, was eine digitale Strategie eigentlich bedeutet.“

  Umsetzung

Wie sich bereits im Vorfeld abzeichnete, brachte die ICT-Strategie für die Stadt Bülach eine Vielzahl von Neuerungen und Verbesserungen mit sich. Diese beschränkten sich aber bei Weitem nicht auf die digitale Infrastruktur, auch wenn diese natürlich ein wichtiger Faktor  ist. So gab es zum Beispiel nun das Ziel, den Arbeitsplatz der Mitarbeitenden ganzheitlich zu gestalten. Das macht die Arbeit effizienter und für die Mitarbeitenden auch deutlich bequemer.

Zudem sind die Leitung und die Mitarbeitenden in Sachen Digitalisierung
deutlich „mündiger“ – die Strategie ist für jeden nachvollziehbar und erleichtert es so, Massnahmen mitzutragen, zu fördern oder sogar anzustossen. Stadtschreiber Christian
Mühlethaler kommentierte die Einführung etwa mit den Worten: „Das ist mein Weihnachtsgeschenk. Es ist das erste Mal, dass ich eine ICT-Strategie wirklich verstehe und daher voll unterstützen kann.“ Auch die Reaktionen der Bürger sprechen eindeutig für den von der Stadt Bülach eingeschlagenen Weg. „Ein mutiger Schritt in Richtung Digitalisierung“, „Es lohnt sich“ und „Ich fühle mich durch die neue Strategie sehr angesprochen“ sind nur einige der Kommentare, die bei der Stadtverwaltung eingingen.

  Fazit

Mit ihrer neuen ICT-Strategie ist die Stadt Bülach in der Lage, in allen wichtigen Bereichen anhand einheitlicher Leitlinien und Grundsätze Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Dank der offenen Gestaltung der Strategie werden dabei auch neue Entwicklungen und Bedürfnisse berücksichtigt, zudem erlaubt die Messbarkeit der Massnahmen eine anschliessende Prüfung und Anpassung, sofern das nötig sein sollte. So hat UPGREAT der Stadt Bülach geholfen, die digitale Reise geordnet und gut vorbereitet zu beginnen, sodass sie bestens für die Zukunft aufgestellt ist.

Bülach - Das Zentrum im Zürcher Unterland

Die Vorteile von „ganz auf dem Land“ und „gleich in der Stadt“ verbinden sich in Bülach ideal. Eine hohe Lebensqualität, unverfälschte Natur, breite Angebote für Arbeit, Bildung, Freizeit, Gesundheit und Wohnen, die gute Verkehrserschliessung und die Nähe zum Flughafen sind Merkmale der Stadt. Mit über 21 000 Einwohnerinnen und Einwohnern ist Bülach auch Hauptort des gleichnamigen Bezirks und erbringt verschiedene Dienstleistungen für die Region.